據(jù)不完全統(tǒng)計,我國目前近千家企業(yè)在ERP系統(tǒng)應用中,存在三種情況:按期按預算成功實施實現(xiàn)系統(tǒng)集成的只占10%- 20%;沒有實現(xiàn)系統(tǒng)集成或實現(xiàn)部分集成的占30%-40%;而失敗的卻占50%。并且在實施成功的10%-20%中大多為外資企業(yè)。低下的成功率無疑向我們表明:在引入ERP系統(tǒng)的過程中,實施是一個極其關鍵且不容忽視的環(huán)節(jié)。實施的成敗最終決定著ERP效益的充分發(fā)揮,尤其是在計劃經(jīng)濟和市場經(jīng)濟相混合的國有企業(yè)中,ERP的實施過程中更是舉步維艱。
一個成功的ERP實施過程主要包括以下三個階段:項目前期工作、實施準備階段和系統(tǒng)實施過程,而國企們要做的更應是步步為營。在整個實施進程中,每個階段環(huán)環(huán)相扣,不可操之過急,否則,只能是事倍功半。 項目前期工作 領導層培訓 軟件選型 實施準備階段 項目組織 業(yè)務流程重組 首先從ERP軟件的設計來說,ERP最早是從西方發(fā)達國家傳入我國的,體現(xiàn)的是典型的市場經(jīng)濟運行模式。而我國目前還處于從傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟的過渡階段,市場經(jīng)濟的發(fā)展還很不完善,許多企業(yè)的管理方法和管理手段都很落后,還沒有完全地轉變過來,與西方發(fā)達國家的差異也很大,尤其是國有企業(yè)大多是傳統(tǒng)的經(jīng)營和管理方式。因此企業(yè)在應用ERP之前,要進行業(yè)務流程的重組也是在所難免。 其次從ERP軟件的功能上來說,ERP軟件的應用改變了我們傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式,它將企業(yè)的經(jīng)營管理按照其功能分為了生產(chǎn)、銷售、財務、人力資源管理等幾大模塊。它的功能實現(xiàn)無疑要求企業(yè)對原有的組織機構、人員設置、工作流程進行一些相應地調整。目前不少國有企業(yè)在組織機構和人員配置方面存在著諸多不合理因素,譬如機構龐大職能劃分不明確、有些崗位應取締或設置不當?shù)。另外,在某些工作程序中也存在相應問題,比如說,如果不對安全庫存量、采購提前期、采購批量和市場行情等進行準確的分析和設定,ERP又怎能有效地降低庫存量和資金占用呢? 再從ERP軟件的應用目的上來講,企業(yè)應用ERP的目的在于改善企業(yè)經(jīng)營管理,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。這就必然要求企業(yè)的整個經(jīng)營活動更加符合科學管理的要求。例如,過去企業(yè)中常常有這種現(xiàn)象,各班次生產(chǎn)完畢后要把相關的數(shù)據(jù)填表,由專人第二天或第三天匯總、分攤計算后錄入計算機,做出相應報表。工作冗余、滯后,時間大多都消耗在傳送、等待等類似事件上。在實行改組后,每班次的生產(chǎn)完成后,數(shù)據(jù)就產(chǎn)生了,并由對應崗位直接錄入,即便捷又使效益大幅提高,也節(jié)省了人力資源。所以對任何企業(yè)來說,如果不能夠首先對這些不合理的流程進行徹底改造,而僅僅是將原有的業(yè)務流程通過ERP軟件的實施進行自動化轉變,ERP實施的效果可想而知。 數(shù)據(jù)準備 系統(tǒng)安裝 系統(tǒng)實施過程 上線試運行 新系統(tǒng)運行 在以上三個過程中,相關培訓工作貫穿始終,從領導層對ERP原理的培訓到軟硬件產(chǎn)品培訓及系統(tǒng)員、程序員培訓直至操作者的培訓,每個環(huán)節(jié)缺一不可。所以綜上所述要想在國企中成功實施ERP,就必須尊重科學,講究實效,切忌生搬硬套,否則只能落下一個投入巨大而收效甚微的結果。
這是一個關系到項目成敗而又往往被人們所忽視的階段,主要包括:領導層培訓及需求分析確立目標、軟件選型。
企業(yè)高層領導是ERP系統(tǒng)方案的決策者,而企業(yè)的基層管理者及員工是真正的使用者。所以培訓的主要對象應是企業(yè)高層領導和基層主要領導及今后ERP項目組的人員,使他們掌握ERP的基本原理和管理思想,細致深入地了解ERP系統(tǒng)的運作方式、運行模式和最終結果,考察相關成功應用ERP系統(tǒng)的企業(yè)。需求分析及確立目標什么是企業(yè)當前最迫切需要解決問題?這些問題ERP系統(tǒng)是否能夠解決?企業(yè)是否到了該應用ERP系統(tǒng)的階段?ERP系統(tǒng)的投資回報率或投資效益的如何?ERP系統(tǒng)到底能夠解決哪些問題和達到哪些目標?基礎管理工作有沒有理順?人員的素質夠不夠高?這些問題是企業(yè)需要給自己提出的,也需要去尋求答案。同時通過對企業(yè)現(xiàn)行管理和業(yè)務流程存在問題的評估,明確預期目標,并制定一份需求分析和投資效益報告,作為企業(yè)上ERP的理論依據(jù)。
軟件選型時,最重要的是要從本行業(yè)或企業(yè)的特殊性來考察所選軟件是否滿足要求。比如建材行業(yè),大多是過程化企業(yè),其管理有這樣的特點:連續(xù)性、多產(chǎn)品、面向倉庫式生產(chǎn)或混合生產(chǎn)類型,工藝復雜;單一產(chǎn)品的生產(chǎn)永不停止,機器設備一直運轉,無特殊原因不停產(chǎn);企業(yè)的年生產(chǎn)能力相對較穩(wěn)定,不會太超能力生產(chǎn);大部分企業(yè)中存在高溫、高壓等生產(chǎn)環(huán)境,對設備管理和人員培訓考核有特殊要求;過程化企業(yè)中大多存在工業(yè)控制系統(tǒng)(如:DCS(集散控制系統(tǒng)),PLC(程序控制系統(tǒng))),通過工控機來監(jiān)控生產(chǎn)情況;過程化企業(yè)為保證職工操作的正確和熟練,對職工要進行技能培訓、技能鑒定,而通常需要仿真優(yōu)化系。因此,在對行業(yè)特性、企業(yè)特性了然于心之后,選擇的管理軟件應包括符合該行業(yè)特色的模塊,如配方管理、設備維護管理、產(chǎn)品批次管理、跟蹤成本核算、與工控系統(tǒng)(DCS、PLC)集成的網(wǎng)關接口可實時監(jiān)控生產(chǎn)狀況、工藝裝置仿真模塊等。
這個至關重要的階段與前階段可交叉進行,建立項目組織和籌備業(yè)務流程重組的工作可在前期開展進行。
項目組織應該由三層組成:由企業(yè)的總經(jīng)理掛帥,并與系統(tǒng)相關的副總一起組成領導小組。它主要起著人力資源的合理調配的作用,譬如項目經(jīng)理的任命、優(yōu)秀人員的發(fā)現(xiàn)和啟用等;項目實施小組,完成主要的ERP項目實施工作,一般是由項目經(jīng)理(基層第一把手)來領導組織工作,其他的成員應當由企業(yè)主要業(yè)務部門的領導或業(yè)務骨干組成;業(yè)務組,就是將ERP實施貫徹到基層,通過對ERP系統(tǒng)的掌握,尋求一種新的解決方案和運作方法,并用新的業(yè)務流程來驗證,最后協(xié)同實施小組一起制定新的工作規(guī)程和準則。業(yè)務組的工作還包括基層單位的培訓。
ERP的應用不僅僅是引入一套現(xiàn)代化的管理軟件,使企業(yè)的日常經(jīng)營管理活動自動化。更重要的是要對企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營方式進行根本性的變革,使其更加合理化、科學化,從而提高企業(yè)的經(jīng)營效益。
ERP系統(tǒng)運行需要準備和錄入大量、有效的基礎數(shù)據(jù),包括一些產(chǎn)品、工藝、庫存等信息,還包括了一些參數(shù)的設置,如系統(tǒng)安裝調試所需信息、財務信息,需求信息等等。而系統(tǒng)自身無法判斷這些數(shù)據(jù)準確與否。這就需要企業(yè)必須對基礎數(shù)據(jù)進行優(yōu)化分析,也就是說企業(yè)在ERP應用前一定要開展管理咨詢和業(yè)務流程重組,通過強化企業(yè)管理來確;A數(shù)據(jù)的準確性,不可用原有的“模糊控制”的經(jīng)驗數(shù)據(jù)加以運用。
調試并測試在基礎數(shù)據(jù)及各方面工作準備好的基礎上,就可以安裝系統(tǒng)了,并進行一系列的調試活動。測試時由于ERP系統(tǒng)的信息集成性,應當是全系統(tǒng)的測試,各個部門的人員都應該同時參與,這樣才能理解各個數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關系,以找出不足的方面,提出解決企業(yè)管理問題的方案,以便接下來進行用戶化或二次開發(fā)。
這是一個由理論轉化為實際的階段,所有的問題都會在此過程中暴露,此階段主要由模擬運行、上線試運行及新系統(tǒng)正式運行三方面構成的。
首先要根據(jù)企業(yè)及實施小組和業(yè)務組自身的條件來決定應采取的步驟,既可以各模塊平行一次性實施,也可以先實施一兩個模塊。我們的體會是平行實施做不好會無頭緒,而后者相對內容少,可從容地有條理地進行,培訓工作也好開展;缺點是可能運行周期長。模擬運行畢竟是理論的,只有試運行才能及時準確地發(fā)現(xiàn)問題。比如人員素質問題。另外操作規(guī)程及工作流程等問題,也只有在實際中才能發(fā)現(xiàn)。但切記試運行不宜過長,需要二次開發(fā)的部分應及早進行,以確保ERP的實施質量。另外ERP報表功能很不完善也不實用,所以采用其它方式根據(jù)用戶所需編制的報表一定要在系統(tǒng)正式運行前完成,并效驗其結果的正確性。
新系統(tǒng)被應用到企業(yè)后,實施工作并沒有完全結束,而需要對系統(tǒng)實施的結果作一個小結和自我評價,以判斷是否達到了最初的目標,從而在此基礎上制定下一步的工作方向。另外由于市場競爭形勢的發(fā)展,將不斷有新的需求提出,再加之系統(tǒng)的升級換代,總會對系統(tǒng)構成新的挑戰(zhàn),所以必須在鞏固的基礎上,通過自身評價和理解,制定下一目標,進一步的改進、完善,不斷地鞏固和提高。