管理信息化之前為什么需要做BPR 信息的交流是流程之間的重要聯(lián)系,是不同流程協(xié)同工作的保證。這一步就是弄清每個(gè)流程的運(yùn)行需要什么信息、產(chǎn)生什么信息,輸入的信息從何而來,輸出的信息到哪里去。通過這番分析,可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息孤島,為杜絕信息的重復(fù)錄入、如何使用信息技術(shù)優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程提供依據(jù)。
關(guān)于ERP與BPR之間關(guān)系已是一個(gè)老話題,關(guān)于這個(gè)話題已經(jīng)有了許多的辯論。但大多是從組織扁平化的角度來論述的,這里我們要從系統(tǒng)的角度來考察二者之間的關(guān)系。
企業(yè)是一個(gè)在一定環(huán)境中把輸入轉(zhuǎn)變成輸出的系統(tǒng)。這個(gè)有三個(gè)組成部分,它們是運(yùn)作系統(tǒng)、控制系統(tǒng)和信息系統(tǒng)等三個(gè)子系統(tǒng)。
運(yùn)作系統(tǒng)是創(chuàng)造客戶價(jià)值的子系統(tǒng)系統(tǒng), 它由進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程組成, 如生產(chǎn)流程、銷售流程、供應(yīng)流程等。
控制系統(tǒng)是對(duì)運(yùn)作子系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控和調(diào)節(jié)的子系統(tǒng), 它是企業(yè)的決策系統(tǒng)。
信息系統(tǒng)記錄和提供企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的狀態(tài)信息,如庫存、定單跟蹤、發(fā)貨、物料采購、工資發(fā)放、總帳、應(yīng)收、應(yīng)付等等信息。這些信息一方面可以用來協(xié)調(diào)運(yùn)作系統(tǒng)的活動(dòng),另一方面為控制系統(tǒng)提供決策依據(jù)。例如,在按定單生產(chǎn)的企業(yè)中,客戶定單是生產(chǎn)和采購活動(dòng)的依據(jù);而在按庫存生產(chǎn)的企業(yè)中,成品的庫存是生產(chǎn)和采購活動(dòng)的依據(jù);本年度的生產(chǎn)、銷售、成本等方面的數(shù)據(jù)是企業(yè)制定下一年預(yù)算的依據(jù)。
信息系統(tǒng)一般具備信息的收集、信息的存放、信息的分析和處理以及信息的檢索等四項(xiàng)基本功能。
從這個(gè)意義上講,信息系統(tǒng)并不一定都要使用計(jì)算機(jī)。事實(shí)上,計(jì)算機(jī)出現(xiàn)之前,企業(yè)早就開始記錄、使用各種業(yè)務(wù)信息。因此,信息系統(tǒng)有廣義信息系統(tǒng)和基于計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)之分。通常,信息系統(tǒng)一般都是指基于計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)。
信息系統(tǒng)與運(yùn)作系統(tǒng)是相互影響的。不同的運(yùn)作系統(tǒng),對(duì)于信息收集、信息存放、信息分析和處理以及信息檢索等功能的具體要求就不同,信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)必須考慮到運(yùn)作系統(tǒng)的特點(diǎn)。另一方面,信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能又可能反過來影響運(yùn)作方式。例如,當(dāng)企業(yè)不考慮庫存成本、以高庫存量來保證滿足客戶需要時(shí),信息系統(tǒng)可以每個(gè)月甚至更長(zhǎng)的時(shí)間提供一次進(jìn)銷存的數(shù)據(jù)。反過來,如果信息系統(tǒng)只能在每月的月底提供當(dāng)月的進(jìn)銷存數(shù)據(jù),企業(yè)就不可每周對(duì)調(diào)整其生產(chǎn)和供應(yīng)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。
信息系統(tǒng)是建立在一定技術(shù)手段之上的,使用的技術(shù)手段不同,信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和性能就會(huì)有很大差異。例如,一家在全國(guó)各地有許多銷售分支機(jī)構(gòu)的企業(yè),如果要對(duì)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的庫存進(jìn)行集中管理,就必須有一個(gè)能夠能將各分支機(jī)構(gòu)的進(jìn)銷存信息及時(shí)錄入和整合的信息系統(tǒng)。而如果不采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),信息系統(tǒng)就不會(huì)具備有這樣的功能。
管理信息化,上ERP,事實(shí)上就是運(yùn)用信息技術(shù)改造企業(yè)的信息系統(tǒng)。企業(yè)的運(yùn)作方式在很大程度上依賴于企業(yè)收集、處理和傳遞信息的能力。更新信息系統(tǒng),企業(yè)收集、處理和傳遞信息的能力就會(huì)加強(qiáng)。這時(shí),如果繼續(xù)使用原有的運(yùn)作系統(tǒng),新的信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)就難以充分地發(fā)揮出來。所以,在上ERP之前對(duì)運(yùn)作系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的改造,對(duì)于充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用、提高管理信息化投資的回報(bào)率,有著重要意義。
管理信息化之前的BPR需要做什么
管理信息化之前做BPR,其根本目的是運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化運(yùn)作系統(tǒng)。這里,“優(yōu)化”不是單純的技術(shù)上的最優(yōu),而是技術(shù)和文化兩方面綜合起來的最優(yōu)。換句話說,優(yōu)化不僅要考慮技術(shù)的要素,使得流程從技術(shù)角度上來看是最優(yōu)的、效率最高的,而且還要考慮企業(yè)的人文因素,使得改進(jìn)后的流程能被企業(yè)的員工所接受。因?yàn),不被員工接受的流程最終是無法實(shí)施的。
業(yè)務(wù)流程重組的創(chuàng)建者之一Thomas H. Davenport曾于1995年撰寫了一篇題為《忽視人的時(shí)尚》(The Fad That Forgot People)的文章,講述了業(yè)務(wù)流程重組怎樣由一個(gè)質(zhì)樸的想法轉(zhuǎn)變成為一種具有破壞性的時(shí)尚,總結(jié)了幾條教訓(xùn)。其中之一是這樣說的:
對(duì)于技術(shù)專家而言,業(yè)務(wù)流程重組的教訓(xùn)重申了一個(gè)真理:信息技術(shù)只有在幫助人們改變和改進(jìn)他們的工作時(shí)才是有用的。許多公司仍然在往技術(shù)上扔錢,而不是通過做人的工作來引進(jìn)技術(shù)。
因此,在管理信息化之前做流程重組,不僅要改進(jìn)現(xiàn)有流程,同時(shí)還要做人的工作,改變企業(yè)的文化,改變現(xiàn)有的思維方式和行為方式,將流程的改進(jìn)同企業(yè)文化的改造同步進(jìn)行。
具體而言,管理信息化之前的流程重組包括如下工作內(nèi)容:
綜合考慮信息技術(shù)和企業(yè)文化兩個(gè)方面因素優(yōu)化業(yè)務(wù)流程;
確定需要錄入新系統(tǒng)的數(shù)據(jù);
確定新系統(tǒng)應(yīng)提供的報(bào)表;
制定與新流程相應(yīng)的績(jī)效考核體系和激勵(lì)機(jī)制;
怎樣進(jìn)行管理信息化之前的BPR;
管理信息化之前的流程重組可以按照如下步驟進(jìn)行:
第一步、識(shí)別現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程
通過了解現(xiàn)有的運(yùn)作系統(tǒng),包括它工作流、信息流和物資流,發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中的改進(jìn)點(diǎn),例如,不增值的環(huán)節(jié)、不必要的串行處理、流程之間過多的相互牽連等等。
第二步、分析流程之間信息/數(shù)據(jù)的交流
第三步、結(jié)合信息技術(shù)制定流程優(yōu)化的方案
利用第一、第二步的分析結(jié)果,結(jié)合信息技術(shù)提供的技術(shù)可能性優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。流程優(yōu)化的從以下幾個(gè)方面著手:
剔除或減少不增值的環(huán)節(jié);
將可以并行活動(dòng)進(jìn)行并行處理;
讓每個(gè)流程具有相對(duì)的獨(dú)立性;
通過信息共享杜絕信息的重復(fù)錄入;
通過知識(shí)共享消除瓶頸;
流程優(yōu)化方案包括錄入到新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和新系統(tǒng)應(yīng)該提供的報(bào)表。
第四步、評(píng)估和選擇流程優(yōu)化方案
對(duì)流程優(yōu)化方案評(píng)估和選擇同時(shí)考慮技術(shù)(效率)和企業(yè)文化(員工的習(xí)慣、技能等)兩方面因素,具體做法是:
將每個(gè)流程優(yōu)化方案從技術(shù)角度進(jìn)行評(píng)估;
找出每個(gè)方案同現(xiàn)有企業(yè)文化之間的差距,評(píng)估消除差距所須的代價(jià)(時(shí)間、資金、人際關(guān)系等方面的代價(jià));
根據(jù)兩項(xiàng)評(píng)估結(jié)果確定最優(yōu)方案;
第五步、制定文化變革計(jì)劃
任何新流程的實(shí)施都會(huì)或多或少地觸動(dòng)企業(yè)文化,任何流程優(yōu)化方案都會(huì)有與企業(yè)文化不相符合的地方。因此,為了保證新流程的有效實(shí)施,需要制定文化變革計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃包括:
培訓(xùn)和訓(xùn)練計(jì)劃—讓員工轉(zhuǎn)變觀念,獲得必要的技能;
溝通計(jì)劃—員工及時(shí)地了解新流程的意義和實(shí)施情況;員工對(duì)新流程的意見可以及時(shí)反饋到領(lǐng)導(dǎo)層;
與新流程相應(yīng)的績(jī)效考核體系和激勵(lì)機(jī)制—讓員工積極地實(shí)施新流程;
管理信息化之前的BPR團(tuán)隊(duì)
管理信息化之前進(jìn)行也業(yè)務(wù)流程重組是一項(xiàng)復(fù)雜的工程,需要有一個(gè)具有一定素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)才可能完成。面向管理信息化的業(yè)務(wù)流程重組團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該具備的素質(zhì)有:
對(duì)企業(yè)的了解
了解企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、基本問題、正式和非正式的關(guān)系等等。
沒有最好的流程,只有最適合企業(yè)的流程。每個(gè)企業(yè)都有自己的特點(diǎn),有自己特有的組織構(gòu)架、特有的員工和特有的文化,流程只有同這些要素整合,才能真正起作用。而了解企業(yè)是根據(jù)企業(yè)實(shí)際優(yōu)化流程的必要前提。
對(duì)信息技術(shù)的了解
這里對(duì)信息技術(shù)的了解,既不是對(duì)對(duì)具體軟件的了解(如某某ERP軟件有哪些模塊,每個(gè)模塊怎樣操作等等),也不是對(duì)硬件的了解,而是了解信息技術(shù)給管理提升開拓的空間,了解信息技術(shù)能為提升企業(yè)管理做什么、不能做什么。
一般而言,信息技術(shù)可以從下幾個(gè)方面促進(jìn)管理的提升:
規(guī)范業(yè)務(wù)操作:使用信息技術(shù)可以把非正規(guī)的操作變成規(guī)范的操作;
突破空間局限:使用信息技術(shù)可以將信息方便、快捷地遠(yuǎn)距離傳送,使得業(yè)務(wù)流程不再受距離的限制 (異地辦公);
普及專家工作:使用信息技術(shù)可以將只有少數(shù)專家才能夠進(jìn)行的工作變成可以被一般員工所能進(jìn)行的工作;
提供決策支持:使用信息技術(shù)可以為決策提供大量詳盡的數(shù)據(jù) (預(yù)算的制定);
協(xié)調(diào)并行作業(yè):使用信息技術(shù)可以改變業(yè)務(wù)流程的作業(yè)順序,使得多個(gè)任務(wù)協(xié)同進(jìn)行;
實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理:使用信息技術(shù)可以將個(gè)人手中的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)匯總,變成被可以為組織內(nèi)全體成員共享的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)(專家系統(tǒng),知識(shí)庫);
業(yè)務(wù)進(jìn)展跟蹤:使用信息技術(shù)可以有效地對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤;
避開中間環(huán)節(jié):使用信息技術(shù),原來需要第三方作為中介的雙方可以直接進(jìn)行接觸;
從這樣的角度了解信息技術(shù),就可以結(jié)合信息技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組(BPR)。
掌握有關(guān)流程管理的技術(shù)
流程管理的技術(shù)是進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組的基本技能之一,它包括識(shí)別流程、描述流程、評(píng)估流程、優(yōu)化流程和維護(hù)流程的技巧。
具有變革管理的能力
業(yè)務(wù)流程重組的創(chuàng)建者之一Thomas H. Davenport總結(jié)的教訓(xùn)告訴我們,任何忽視人、不以人為本的技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新都終究要失敗的。管理信息化也不例外。因此,在實(shí)施ERP之前的業(yè)務(wù)流程重組也應(yīng)該關(guān)注人、做人的工作。只有這樣才能,企業(yè)才能從管理信息化中獲取最大的回報(bào)。
變革管理是對(duì)企業(yè)變革中人的層面進(jìn)行管理的一整套方法、工具和技術(shù),其目的是在企業(yè)所處的社會(huì)環(huán)境中有效地實(shí)施變革,從而實(shí)現(xiàn)既定的企業(yè)目標(biāo);其的基本原理是通過促使人的心態(tài)和行為的改變來有效地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、技術(shù)、產(chǎn)品等方面的改變。
掌握變革管理的技能包括如何獲得高層對(duì)變革的支持、如何讓所有人認(rèn)識(shí)到變革的必要性、如何幫助人們獲得變革所必須的新知識(shí)和新技能、如何給在變革中感到失落的以感情上的支持、如何鞏固變革的成果等內(nèi)容。