公司動(dòng)態(tài)
青島雙桃化工金蝶ERP全面應(yīng)用的實(shí)施體會(huì)
在阿拉伯民間故事集《一千零一夜》里有一個(gè)關(guān)于阿拉丁神燈的傳奇故事。在這個(gè)故事里阿拉丁借助神燈的力量最終戰(zhàn)勝了邪惡，過上了幸福生活。而今，為了迅速適應(yīng)加入WTO以后新的市場(chǎng)部分態(tài)勢(shì)，為使企業(yè)管理模式與國際管理模式接軌，縮短新產(chǎn)品的研發(fā)周期，降低產(chǎn)品成本，提高工作效率，提高企業(yè)的整體效益和核心競爭力，雙桃集團(tuán)也開始了尋找阿拉丁神燈之路。
期盼神燈為了搞好企業(yè)信息化建設(shè)，雙桃集團(tuán)董事長、總經(jīng)理帶領(lǐng)有關(guān)部門中層干部，到濟(jì)南、淄博、煙臺(tái)、大連等地的ERP典型用戶進(jìn)行考察，多次聘請(qǐng)ERP專家、教授到企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)。
通過這些措施一方面提高了全體干部對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，另一方面，我們?cè)谶@些認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，認(rèn)真地研究了ERP理論和企業(yè)的管理現(xiàn)狀，起草了《青島雙桃精細(xì)化工（集團(tuán)）有限公司ERP項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)要求》。
我們的總體目標(biāo)是借助國內(nèi)優(yōu)秀的管理軟件，建立以財(cái)務(wù)管理為中心，以產(chǎn)品技術(shù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中對(duì)成本及費(fèi)用的預(yù)測(cè)、控制和反饋，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程物流、信息流及資金流的監(jiān)控，使財(cái)務(wù)管理、銷售管理、庫存管理、采購管理、車間管理、計(jì)劃管理、成本管理集成統(tǒng)一，構(gòu)建一個(gè)具有先進(jìn)性、集成性、適應(yīng)性、安全性和可擴(kuò)展性的多維管理系統(tǒng)。具體來說，我們要求整個(gè)系統(tǒng)滿足功能要求，近、遠(yuǎn)期投資兼顧，盡量降低投資成本；采用Sybase、SQL Server等大型數(shù)據(jù)庫；網(wǎng)絡(luò)采用星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，總廠與分廠之間采用國產(chǎn)光纜傳輸，總廠與分廠內(nèi)部采用雙絞線傳輸。
阿拉丁神燈選擇適合企業(yè)的管理軟件、尋求一個(gè)有實(shí)力的軟件公司作為自己的合作伙伴是前期最重要的工作。我們?cè)谡J(rèn)真研究了各軟件公司綜合實(shí)力的基礎(chǔ)上，結(jié)合各軟件公司提交的項(xiàng)目解決方案和提供的演示軟件，通過講標(biāo)、競標(biāo)、議標(biāo)的方式，最終經(jīng)過商務(wù)談判，選擇了金蝶軟件（中國）有限公司開發(fā)的K/3 ERP。
作為K/3 ERP系統(tǒng)的重要信息中樞，制造系統(tǒng)是該產(chǎn)品的主干和核心內(nèi)容，它包括工業(yè)銷售、計(jì)劃、采購、生產(chǎn)、倉存、核算、成本、集團(tuán)分銷管理等八個(gè)系統(tǒng)。它充分體現(xiàn)了制造業(yè)的行業(yè)特色，從企業(yè)生產(chǎn)流程的特點(diǎn)入手，分別根據(jù)離散型和流程型制造企業(yè)各自的管理本質(zhì)和流程脈絡(luò)，分行業(yè)提供給用戶完善的企業(yè)管理一體化解決方案，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)功能的全方位提升和本質(zhì)性擴(kuò)展。由于是本土設(shè)計(jì)開發(fā)，為中國制造企業(yè)應(yīng)用，并經(jīng)過大量客戶應(yīng)用驗(yàn)證，與國外部分軟件拼湊起來的制造解決方案相比，更適合中國企業(yè)。它具有以下顯著特色：
行業(yè)覆蓋面廣超越了傳統(tǒng)ERP軟件只能處理離散制造企業(yè)業(yè)務(wù)的羈絆，適用于車間任務(wù)型、重復(fù)生產(chǎn)型和連續(xù)生產(chǎn)型三種生產(chǎn)類型企業(yè)，使得制造系統(tǒng)應(yīng)用范圍遍及離散型和流程型兩大制造行業(yè)。
系統(tǒng)一體化強(qiáng)制造系統(tǒng)既自成體系，又與K/3其他系統(tǒng)密切聯(lián)系，形成真正完整、全面、內(nèi)部平滑連接的ERP管理系統(tǒng)。而反觀業(yè)內(nèi)部分產(chǎn)品，財(cái)務(wù)是自己開發(fā)，其他部分是別的公司開發(fā)，由于理念、文化、習(xí)慣用語、開發(fā)思路等不同，導(dǎo)致術(shù)語表達(dá)不一，基礎(chǔ)資料一般需要分別設(shè)置、分別管理，根據(jù)代碼手動(dòng)維護(hù)，這會(huì)給數(shù)據(jù)的正確性和后續(xù)維護(hù)帶來很大困難。
應(yīng)用靈活性高制造系統(tǒng)的“業(yè)務(wù)資料→數(shù)據(jù)傳輸→業(yè)務(wù)單據(jù)→系統(tǒng)報(bào)表→信息查詢→業(yè)務(wù)流程→工作流程”的全面自定義管理，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理到K/3 ERP系統(tǒng)的集團(tuán)一體化應(yīng)用等各種不同層次的應(yīng)用，從而隨著主體管理需求的不斷增強(qiáng)，真正促成用戶信息化建設(shè)水平的提高和企業(yè)自身的成長。
點(diǎn)亮神燈ERP項(xiàng)目往往被喻為“飛蛾工程”，而失敗的主要原因在于實(shí)施方法。針對(duì)中國企業(yè)現(xiàn)狀，金蝶公司創(chuàng)立了一套稱之為“金手指”的六步ERP實(shí)施法，并建立了一套科學(xué)的“藍(lán)色鏈環(huán)”服務(wù)管理體系，為客戶提供包括前期診斷、咨詢、培訓(xùn)、實(shí)施等一系列簡單、高效的標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)過程，每一次服務(wù)都對(duì)應(yīng)一套流程和方法，并提供很多工具來幫助企業(yè)成功。
結(jié)合我們的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，我們深切體會(huì)到在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程中必須把握好如下關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
企業(yè)上下高度重視2002年3月16日企業(yè)召開了全面實(shí)施ERP啟動(dòng)大會(huì)，公司董事長、總經(jīng)理、金蝶公司副總裁，以及業(yè)務(wù)骨干300多人參加了大會(huì)。會(huì)上林風(fēng)章總經(jīng)理向全廠各部門的負(fù)責(zé)人做了通過實(shí)施K/3 ERP向管理信息化進(jìn)軍的總動(dòng)員。會(huì)后成立了項(xiàng)目組，項(xiàng)目組由總經(jīng)理助理、信息中心主任、軟件公司實(shí)施顧問及各部門業(yè)務(wù)骨干組成。其主要職責(zé)是在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)ERP項(xiàng)目的規(guī)劃、培訓(xùn)、組織、協(xié)調(diào)工作，確保項(xiàng)目按計(jì)劃、分步驟順利實(shí)施。
總體規(guī)劃、分步實(shí)施按照總體規(guī)劃，分步實(shí)施的要求，我們將整個(gè)ERP工程分為兩個(gè)階段，第一個(gè)階段運(yùn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的總賬系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)，供需鏈管理系統(tǒng)中的采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、倉存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)。第二階段運(yùn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、管理會(huì)計(jì)（預(yù)算管理）系統(tǒng)、生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、車間管理系統(tǒng)和成本核算系統(tǒng)。
做好培訓(xùn)工作扎扎實(shí)實(shí)做好培訓(xùn)工作是順利實(shí)施ERP項(xiàng)目的關(guān)鍵。我們的培訓(xùn)工作包括：計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)培訓(xùn)、金蝶軟件應(yīng)用培訓(xùn)、編碼培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備培訓(xùn)等。使各部位業(yè)務(wù)人員學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)，學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。上述培訓(xùn)納入企業(yè)人力資源部門的培訓(xùn)計(jì)劃，認(rèn)真考勤與考核，《培訓(xùn)成績單》作為人力資源管理檔案保存。
業(yè)務(wù)流程再造業(yè)務(wù)流程再造是在深入調(diào)研、廣泛討論的基礎(chǔ)上，按照“科學(xué)、合理、高效”的原則，繼承企業(yè)傳統(tǒng)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不合理的工作流程，充分利用計(jì)算機(jī)程序化的特點(diǎn)，對(duì)科學(xué)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化和強(qiáng)化。對(duì)業(yè)務(wù)流程再造時(shí)我們深入調(diào)查研究，結(jié)合軟件的功能，反復(fù)討論。既不脫離企業(yè)的實(shí)際，又沒有離開軟件的功能去搞業(yè)務(wù)流程重組。
做好數(shù)據(jù)初始準(zhǔn)備數(shù)據(jù)初始準(zhǔn)備包括兩方面的工作，一是根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的需要，對(duì)銷售業(yè)務(wù)、客戶信息、采購業(yè)務(wù)、供應(yīng)商信息，倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)，物料（原材料、輔助材料、產(chǎn)成品）進(jìn)行編碼和對(duì)管理屬性進(jìn)行確定;另一方面是將運(yùn)行前的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)�？茖W(xué)編碼體系是ERP系統(tǒng)順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。作為一個(gè)企業(yè)就離不開物資、設(shè)備、部門、人員，要進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理也就需要一系列的原材料編碼、輔助材料編碼、設(shè)備編碼等等，編碼時(shí)，既要考慮程序的要求，又要考慮保管人員的方便，還要滿足財(cái)務(wù)憑證處理的需要。過細(xì)會(huì)使今后的工作非常繁雜；過粗又不能滿足管理上的某些需求。為了使編碼科學(xué)合理，我們對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行了《編碼原則與方法培訓(xùn)》，在此基礎(chǔ)上將編碼工作分解給各個(gè)項(xiàng)目組成員，分頭完成各自所在部門分管的編碼任務(wù)，并組織有關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論確定。
現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)ERP項(xiàng)目的正式運(yùn)行，標(biāo)志著新的業(yè)務(wù)流程和用計(jì)算機(jī)代替手工處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開始。為了保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)運(yùn)用新的手段、遵循新的流程完成任務(wù)，項(xiàng)目組一方面每日利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正;另一方面組織項(xiàng)目組人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、跟蹤服務(wù)，哪里是關(guān)鍵，哪里就有項(xiàng)目實(shí)施人員。項(xiàng)目切換之初，銷售是關(guān)鍵，我們?nèi)σ愿皡f(xié)助銷售操作人員做好發(fā)票、出庫通知單等的開制與查詢。接下來是倉庫的入庫單、領(lǐng)料單及銷售出庫單的開制與審核，而月底項(xiàng)目組人員就盯在財(cái)務(wù)上，協(xié)助財(cái)務(wù)人員審核原始單據(jù)，定義憑證模板、制作會(huì)計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)各部門的業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，正規(guī)化。
做好第一個(gè)月的結(jié)賬工作第一個(gè)月能否按時(shí)、準(zhǔn)確結(jié)賬，標(biāo)志著系統(tǒng)運(yùn)行的成功與失敗。因此，要保證財(cái)務(wù)能夠順利結(jié)賬，就必須統(tǒng)攬全局，適時(shí)監(jiān)控整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)哪個(gè)環(huán)節(jié)有問題，就果斷采取措施，及時(shí)解決問題。不能等問題成了堆，到月底才發(fā)現(xiàn)、月底再解決，那樣工作就會(huì)被動(dòng)。由于我們把工作做在前頭，盡管月底出現(xiàn)了一些意外，但經(jīng)過協(xié)調(diào)和及時(shí)處理，系統(tǒng)6月10日順利完成了第一次月結(jié)賬，并準(zhǔn)確地提供了會(huì)計(jì)報(bào)表。
目前，第一個(gè)階段的任務(wù)已經(jīng)基本完成。雖然系統(tǒng)在環(huán)環(huán)相扣地穩(wěn)步運(yùn)行，但是，在運(yùn)行的過程中還是暴露出許多問題，多少年來形成的工作習(xí)慣對(duì)新的業(yè)務(wù)流程的影響是巨大的，為了從根本上解決這個(gè)問題，我們起草了《雙桃業(yè)務(wù)操作規(guī)程》和《關(guān)于ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中“原始憑證”使用規(guī)范》，對(duì)規(guī)范操作過程起到重要作用。
希望之光從3月16日的啟動(dòng)大會(huì)開始，我們逐步完成了調(diào)研、培訓(xùn)、產(chǎn)品編碼、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)資料整理等一系列艱苦細(xì)致的工作。5月8日ERP系統(tǒng)開始運(yùn)行，到6月10日第一張資產(chǎn)負(fù)債表等會(huì)計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確輸出，標(biāo)志著一期工程基本完成，實(shí)現(xiàn)了采購、庫存、銷售業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理，采購、庫存、銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)集成，以及物流、資金流、信息流的有機(jī)集成，達(dá)到了信息共享的預(yù)期目標(biāo)。
隨著ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，在管理上的作用已初步顯現(xiàn)。公司領(lǐng)導(dǎo)可以在計(jì)算機(jī)上直接看到業(yè)務(wù)人員的工作進(jìn)度，及時(shí)督辦本部門的工作；計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)隨地按倉庫、按批次、按時(shí)間段查詢庫存數(shù)量，為生產(chǎn)部門合理安排生產(chǎn)任務(wù)，倉庫管理部門制定合理的庫存限額，合理儲(chǔ)備各類物資的庫存數(shù)量，從而為提高儲(chǔ)備資金的利用效率提供了詳細(xì)而準(zhǔn)確的資料;市場(chǎng)部已著手運(yùn)用銷售系統(tǒng)現(xiàn)有的報(bào)表，對(duì)銷售人員的工作業(yè)績進(jìn)行考核，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析，對(duì)外地庫庫存進(jìn)行調(diào)劑與控制。
該系統(tǒng)解決了長期以來業(yè)務(wù)處理的隨意性，過去車間完成了當(dāng)月生產(chǎn)任務(wù)，其超額部分就不辦理入庫;費(fèi)用節(jié)約較多時(shí)，只開領(lǐng)料單，不領(lǐng)料;虛增費(fèi)用，用以調(diào)劑各類指標(biāo)的完成情況。運(yùn)行倉存系統(tǒng)以后，這類問題就很容易被管理部門發(fā)現(xiàn)，便于制定防范措施，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息的準(zhǔn)確性。
另外，該系統(tǒng)還解決了倉庫賬與財(cái)務(wù)賬、財(cái)務(wù)賬與客戶賬不一致的問題。由于業(yè)務(wù)處理是從原始單據(jù)做起，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)形成會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)登記相關(guān)賬簿，因此只要原始憑證是正確的，由此而生成的賬簿記錄就是正確的。
夜行中的燈塔“高度重視、講究方法”是我們實(shí)施ERP項(xiàng)目最深刻的體會(huì)，我們總結(jié)出以下幾點(diǎn)以飧同行：
ERP項(xiàng)目實(shí)施的高失敗率，制約著ERP企業(yè)管理軟件的推行。雙桃ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施充分體現(xiàn)了“一把手工程”的意義。公司的董事長、總經(jīng)理親自帶隊(duì)考察項(xiàng)目、親自參加并主持ERP項(xiàng)目的啟動(dòng)大會(huì)、流程再造的論證會(huì)議，親自布置和檢查ERP項(xiàng)目工作進(jìn)度。尤其是公司總經(jīng)理從項(xiàng)目實(shí)施開始，就利用ERP系統(tǒng)檢查各部門的工作進(jìn)度、查詢各種管理報(bào)表。各部門的工作都在總經(jīng)理的監(jiān)控之下，這是項(xiàng)目順利實(shí)施的巨大動(dòng)力，是“一把手工程”的有力體現(xiàn)。在總經(jīng)理的要求和帶動(dòng)下，市場(chǎng)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)處等部門領(lǐng)導(dǎo)通過相關(guān)查詢功能，適時(shí)提出一些管理措施，督辦本部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對(duì)本部門的工作也是一個(gè)很大的促進(jìn)。
雙桃ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施與雙桃公司有一批敢于承擔(dān)責(zé)任，勇于奉獻(xiàn)的干部、職工隊(duì)伍是分不開的。為了及時(shí)將原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，倉庫、財(cái)務(wù)十幾名職工放棄了休息，放棄了節(jié)假日，堅(jiān)持工作。最關(guān)鍵時(shí)他們?cè)ㄏ_(dá)旦、徹夜未眠，最終按時(shí)完成了各自的任務(wù)。按照財(cái)政部門的要求，手工賬與機(jī)器賬要并行一段時(shí)間才能甩掉手工賬，也就是說，倉庫保管員、財(cái)務(wù)人員在這一段時(shí)間里幾乎要付出雙倍的勞動(dòng)，但是他們?nèi)匀粵]有叫苦叫累，默默地工作在各自的崗位上。正是這種干群一心、任勞任怨的工作態(tài)度，才保證了系統(tǒng)的順利運(yùn)行。
軟件公司實(shí)施顧問的作用同樣也不可忽視。金蝶青島公司派出以副總經(jīng)理為首的三人全天候戰(zhàn)斗在企業(yè)，隨時(shí)解決軟件實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，為軟件的順利實(shí)施提供了保障。
目前我們的ERP系統(tǒng)基本達(dá)到了第一期實(shí)施目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了采購、庫存、銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)集成和物流、資金流、信息流的有機(jī)集成。但是我們?cè)诠芾砩系淖罱K目標(biāo)還沒有完全實(shí)現(xiàn)，我們第二階段的實(shí)施任務(wù)還剛開始進(jìn)行。我們總體設(shè)計(jì)目標(biāo)中提出的四個(gè)軟件應(yīng)用亮點(diǎn)（流程控制的例外管理、預(yù)算管理的事前控制、標(biāo)準(zhǔn)成本控制、經(jīng)理綜合辦公）還沒有完全實(shí)現(xiàn)。因此，接下來我們還需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)努力完成二期實(shí)施目標(biāo)和總體規(guī)劃。
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