青島雙桃化工集團實施ERP應(yīng)用案例
在阿拉伯民間故事集《一千零一夜》里有一個關(guān)于阿拉丁神燈的傳奇故事。在這個故事里阿拉丁借助神燈的力量最終戰(zhàn)勝了邪惡，過上了幸福生活。而今，為了迅速適應(yīng)加入WTO以后的新的市場形勢，為使企業(yè)管理模式與國際管理模式接軌，縮短新產(chǎn)品的研發(fā)周期，降低產(chǎn)品成本，提高工作效率，提高企業(yè)的整體效益和核心競爭力，雙桃集團開始了尋找阿拉丁神燈之路。
期盼神燈
為了搞好企業(yè)信息化建設(shè)，雙桃集團董事長、總經(jīng)理帶領(lǐng)有關(guān)部門中層干部，到濟南、淄博、煙臺、大連等地的ERP典型用戶進行考察，多次聘請ERP專家、教授到企業(yè)進行培訓(xùn)。
通過這些措施一方面提高了全體干部對企業(yè)信息化建設(shè)的認(rèn)識，另一方面，我們在這些認(rèn)識的基礎(chǔ)上，認(rèn)真地研究了ERP理論和企業(yè)的管理現(xiàn)狀，起草了《青島雙桃精細(xì)化工（集團）有限公司ERP項目總體設(shè)計要求》。
我們的總體目標(biāo)是借助于國內(nèi)優(yōu)秀的管理軟件，建立以財務(wù)管理為中心，以產(chǎn)品技術(shù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中對成本及費用的預(yù)測、控制和反饋，并實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程物流、信息流及資金流的監(jiān)控，使財務(wù)管理、銷售管理、庫存管理、采購管理、車間管理、計劃管理、成本管理集成統(tǒng)一，構(gòu)建一個具有先進性、集成性、適應(yīng)性、安全性和可擴展性的多維管理系統(tǒng)。具體來說，我們要求按照整個系統(tǒng)滿足功能要求，遠(yuǎn)、近期投資兼顧，盡量降低投資成本；采用Sybase、SQL Server等大型數(shù)據(jù)庫；網(wǎng)絡(luò)采用星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，總廠與分廠之間采用國產(chǎn)光纜傳輸，總廠與分內(nèi)部采用雙絞線傳輸.
阿拉丁神燈
選擇適合企業(yè)的管理軟件、尋求一個有實力的軟件公司作為自己的合作伙伴是前期最重要的工作。我們在認(rèn)真研究了各軟件公司的綜合勢力的基礎(chǔ)上，結(jié)合各軟件公司提交的項目解決方案和提供的演示軟件，通過講標(biāo)、竟標(biāo)、議標(biāo)的方式，最終經(jīng)過商務(wù)談判，選擇了金蝶軟件（中國）有限公司開發(fā)的K/3 ERP。
作為K/3 ERP系統(tǒng)的重要信息中樞，制造系統(tǒng)是該產(chǎn)品的主干和核心內(nèi)容，它包括工業(yè)銷售、計劃、采購、生產(chǎn)、倉存、核算、成本、集團分銷管理等共八個系統(tǒng)。它充分體現(xiàn)了制造業(yè)的行業(yè)特色，從企業(yè)生產(chǎn)流程特點入手，分別根據(jù)離散型和流程型制造企業(yè)各自的管理本質(zhì)和流程脈絡(luò)，分行業(yè)提供給用戶完善的企業(yè)管理一體化解決方案，實現(xiàn)了系統(tǒng)功能的全方位提升和本質(zhì)性擴展。由于是本土設(shè)計開發(fā)，為中國制造企業(yè)應(yīng)用，并經(jīng)過大量客戶應(yīng)用驗證，與國內(nèi)部分軟件拼湊起來的制造解決方案相比，更適合中國企業(yè)，它具有以下顯著特色：
行業(yè)覆蓋面廣。超越了傳統(tǒng)ERP軟件只能處理離散制造企業(yè)業(yè)務(wù)的羈絆，適用于車間任務(wù)型、重復(fù)生產(chǎn)型和連續(xù)生產(chǎn)型等三種生產(chǎn)類型企業(yè)，使得制造系統(tǒng)應(yīng)用范圍遍及離散型和流程型兩大制造行業(yè)。
系統(tǒng)一體化強。制造系統(tǒng)既自成體系，又與K/3其他系統(tǒng)密切聯(lián)系，形成真正完整、全面、內(nèi)部平滑連接的ERP管理系統(tǒng)。而反觀業(yè)內(nèi)部分產(chǎn)品，財務(wù)是自己開發(fā)，其他部分是別的公司開發(fā)，由于理念、文化、習(xí)慣用語、開發(fā)思路等不同，導(dǎo)致術(shù)語表達(dá)不一，基礎(chǔ)資料一般需要分別設(shè)置、分別管理，根據(jù)代碼手動維護，將會給數(shù)據(jù)的正確性和后續(xù)維護帶來巨大的工作量。
應(yīng)用靈活性高。制造系統(tǒng)的"業(yè)務(wù)資料→數(shù)據(jù)傳輸→業(yè)務(wù)單據(jù)→系統(tǒng)報表→信息查詢→業(yè)務(wù)流程→工作流程"的全面自定義管理，使企業(yè)實現(xiàn)從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理到K/3ERP系統(tǒng)的集團一體化應(yīng)用等各種不同層次的應(yīng)用，從而隨著主體管理需求的不斷增強，真正促成用戶信息化建設(shè)水平的提高和企業(yè)自身的成長。
點亮神燈
ERP項目往往被喻為是"飛蛾工程"，而失敗的主要原因在于實施方法。針對中國企業(yè)現(xiàn)狀，金蝶公司發(fā)明了一套稱之為"金手指"的六步ERP實施法，并建立了一套科學(xué)的"藍(lán)色鏈環(huán)"服務(wù)管理體系，為客戶提供包括前期診斷、咨詢到培訓(xùn)、實施等一系列簡單、高效的標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)過程，每一次服務(wù)都對應(yīng)一套流程和方法，并提供很多工具來幫助企業(yè)成功。
結(jié)合我們的實施經(jīng)驗，我們深切體會到在ERP項目的實施過程中必須把握好如下關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
企業(yè)上下高度重視。2002年3月16日企業(yè)召開了全面實施ERP啟動大會，公司董事長、總經(jīng)理、金蝶公司副總裁，以及業(yè)務(wù)骨干300多人參加了大會。會上林風(fēng)章總經(jīng)理向全廠各部門的負(fù)責(zé)人做了通過實施K/3 ERP向管理信息化進軍的總動員。會后成立了項目組。項目組由總經(jīng)理助理、信息中心主任、軟件公司實施顧問及各部門業(yè)務(wù)骨干組成。其主要職責(zé)是在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，對ERP項目負(fù)責(zé)規(guī)劃、培訓(xùn)、組織、協(xié)調(diào)工作，確保項目按計劃、分步驟的順利實施。
總體規(guī)劃、分步實施。按照總體規(guī)劃，分步實施的要求，我們將整個ERP工程分為兩個階段，第一個階段運行財務(wù)管理系統(tǒng)中的總賬系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)，供需鏈管理系統(tǒng)中的采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、倉存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)。第二階段運行辦公自動化系統(tǒng)、管理會計（預(yù)算管理）系統(tǒng)、生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)計劃系統(tǒng)、車間管理系統(tǒng)和成本核算系統(tǒng)。
做好培訓(xùn)工作。培訓(xùn)工作包括：計算機基礎(chǔ)培訓(xùn)、金蝶軟件應(yīng)用培訓(xùn)、編碼培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備培訓(xùn)等。使各部位業(yè)務(wù)人員學(xué)會使用計算機，學(xué)會用計算機進行業(yè)務(wù)處理。上述培訓(xùn)納入企業(yè)人力資源部門的培訓(xùn)計劃，認(rèn)真考勤與考核，《培訓(xùn)成績單》已作為人力資源管理檔案保存。扎扎實實做好培訓(xùn)工作是順利實施ERP項目的關(guān)鍵。
業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造是在深入調(diào)研、廣泛討論的基礎(chǔ)上，按照"科學(xué)、合理、高效"的原則，繼承企業(yè)傳統(tǒng)管理的先進經(jīng)驗，改進不合理的工作流程，充分利用計算機程序化的特點，對科學(xué)的業(yè)務(wù)流程進行固化和強化。對業(yè)務(wù)流程再造時要深入調(diào)查研究，要結(jié)合軟件的功能，反復(fù)討論。既不能脫離企業(yè)的實際，又不能離開軟件的功能去搞業(yè)務(wù)流程重組。
做好數(shù)據(jù)初始準(zhǔn)備。數(shù)據(jù)初始準(zhǔn)備包括兩方面的工作，一是按照計算機管理的需要，將銷售業(yè)務(wù)、客戶信息，采購業(yè)務(wù)、供應(yīng)商信息，倉儲業(yè)務(wù)，物料（原材料、輔助材料、產(chǎn)成品）編碼和管理屬性進行確定；另一方面是將運行前的財務(wù)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)錄入計算機。科學(xué)編碼體系是ERP系統(tǒng)順利運行的基礎(chǔ)。作為一個企業(yè)就離不開物資、設(shè)備、部門、人員，要進行計算機管理也就需要一系列的原材料編碼、輔助材料編碼、設(shè)備編碼等等，編碼時，既要考慮程序的要求，又要考慮保管人員的方便，還要滿足財務(wù)憑證處理的需要，過細(xì)會給今后的工作帶來不必要的繁雜；過粗，又不能滿足管理上的某些需求。為了使編碼科學(xué)合理，我們對有關(guān)人員進行了《編碼原則與方法培訓(xùn)》，在此基礎(chǔ)上將編碼工作分解給各個項目組成員，分頭完成各自所在部門分管的編碼任務(wù)，并組織有關(guān)部門負(fù)責(zé)人進行討論確定。
現(xiàn)場指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)。ERP項目正式運行，標(biāo)志著新的業(yè)務(wù)流程和用計算機代替手工處理各項業(yè)務(wù)的開始。為了保證每一個環(huán)節(jié)都能在規(guī)定的時間運用新的手段、遵循新的流程完成任務(wù)，項目組一方面每日利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。另一方面組織項目組人員現(xiàn)場指導(dǎo)、跟蹤服務(wù)，哪里是關(guān)鍵，那里就有項目實施人員。項目切換之初，銷售是關(guān)鍵，我們就全力以赴協(xié)助銷售操作人員做好發(fā)票、出庫通知單等的開制與查詢；接著是倉庫的入庫單、領(lǐng)料單及銷售出庫單的開制與審核，而月底項目組人員盯在財務(wù)上，協(xié)助財務(wù)人員審核原始單據(jù)，定義憑證模板、制作會計憑證，實現(xiàn)各部門的業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，正規(guī)化。
做好第一個月的結(jié)賬工作。第一個月能否按時、準(zhǔn)確結(jié)賬，標(biāo)志著系統(tǒng)運行的成功與失敗。因此，要保證財務(wù)能夠順利結(jié)賬，就必須統(tǒng)攬全局，適時監(jiān)控整個系統(tǒng)的運行情況，發(fā)現(xiàn)哪個環(huán)節(jié)有問題，就果斷采取措施，及時解決問題。不能等問題成了堆，到月底才發(fā)現(xiàn)、月底再解決，那樣工作就會被動。由于我們把工作做在前頭，盡管月底出現(xiàn)了一些意外，但經(jīng)過協(xié)調(diào)和及時處理，系統(tǒng)6月10日完成了第一次月結(jié)賬，并準(zhǔn)確地提供了會計報表。
目前，第一個階段的任務(wù)已經(jīng)基本完成。雖然系統(tǒng)在環(huán)環(huán)相扣地穩(wěn)步運行，但是，在運行的過程中還是暴露出許多問題，多少年來形成的工作習(xí)慣對新的業(yè)務(wù)流程的影響是巨大的，為了從根本上解決這個問題，我們起草了《雙桃業(yè)務(wù)操作規(guī)程》和《關(guān)于ERP系統(tǒng)運行過程中"原始憑證"使用規(guī)范》，對規(guī)范操作過程起到重要作用。
希望之光
從3月16日的啟動大會開始，我們完成了調(diào)研、培訓(xùn)、產(chǎn)品編碼、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)資料整理等一系列艱苦細(xì)致的工作。5月8號系統(tǒng)初始結(jié)束，ERP系統(tǒng)開始運行，到6月10日第一張資產(chǎn)負(fù)債表等會計報表的準(zhǔn)確輸出，標(biāo)志著一期工程基本完成，實現(xiàn)了采購、庫存、銷售業(yè)務(wù)的計算機管理，采購、庫存、銷售業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)的有機集成，以及物流、資金流、信息流的有機集成，達(dá)到了信息共享的預(yù)期目標(biāo)。
隨著ERP系統(tǒng)的運行，在管理上的作用已初步顯現(xiàn)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在計算機上直接看到業(yè)務(wù)人員工作進度，及時督辦本部門的工作；計算機可以隨時隨地按倉庫、按批次、按時間段查詢庫存數(shù)量，對生產(chǎn)部門合理安排生產(chǎn)任務(wù)，倉庫管理部門制定合理的庫存限額，合理儲備各類物資的庫存數(shù)量，從而提高儲備資金的利用效果提供了詳細(xì)而準(zhǔn)確的資料；市場部已著手運用銷售系統(tǒng)現(xiàn)有的報表，對銷售人員的工作業(yè)績進行考核，對應(yīng)收賬款進行分析，對外地庫庫存進行調(diào)劑與控制。
解決了長期以來業(yè)務(wù)處理的隨意性，過去車間完成了當(dāng)月生產(chǎn)任務(wù)，其超額部分就不辦理入庫，隨意減少內(nèi)部銷售收入，費用節(jié)約較多時，只開領(lǐng)料單，不領(lǐng)料，虛增費用，用以調(diào)劑各類指標(biāo)的完成情況。運行倉存系統(tǒng)以后，這類問題就很容易被管理部門發(fā)現(xiàn)，便于制定防范措施，確保企業(yè)經(jīng)濟信息的準(zhǔn)確性。
解決了倉庫賬與財務(wù)賬、財務(wù)賬與客戶賬不一致的問題。由于業(yè)務(wù)處理是從原始單據(jù)做起由計算機自動形成會計憑證，自動登記相關(guān)賬簿，因此只要原始憑證是正確的，由此而生成的賬簿記錄就是正確的。
夜行中的燈塔
"高度重視、講究方法"，是我們實施ERP項目最深刻的體會，并總結(jié)以下幾點以飧同行：
ERP項目實施的高失敗率，制約著ERP企業(yè)管理軟件的推行。雙桃ERP項目的順利實施充分體現(xiàn)了"一把手工程"的意義。公司的董事長、總經(jīng)理親自帶隊考察項目、親自參加并主持ERP項目的啟動大會、流程再造的論證會議，親自布置和檢查ERP項目工作進度。尤其是，公司總經(jīng)理從項目實施開始，就利用ERP系統(tǒng)檢查各部門的工作進度、查詢各種管理報表，各部門的工作都在總經(jīng)理的監(jiān)控之下，這是項目順利實施巨大動力，是"一把手工程"的有利體現(xiàn)。在總經(jīng)理的要求和帶動下，尤其是市場部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、供應(yīng)處等部門領(lǐng)導(dǎo)通過相關(guān)查詢功能，適時提出一些管理措施，督辦本部門的各項業(yè)務(wù)，對本部門的工作是一個很大的促進。
雙桃ERP項目的順利實施與雙桃公司有一批敢于承擔(dān)責(zé)任，樂于奉獻(xiàn)的干部職工隊伍是分不開的。為了及時將原始數(shù)據(jù)輸入計算機，倉庫、財務(wù)十幾名職工放棄了休息，放棄了節(jié)假日，堅持工作。最關(guān)鍵時他們曾通宵達(dá)旦、徹夜未眠，最終按時完成了各自初始任務(wù)。按照財政部門的要求，手工賬與機器賬要并行一段時間才能甩掉手工賬，也就是說，倉庫保管員、財務(wù)人員在這一段時間里幾乎要付出雙倍的勞動，但是仍然沒有叫苦叫累，默默地奉獻(xiàn)在各自的工作崗位上。正是這種干群一心、任勞任怨的工作態(tài)度，才保證了系統(tǒng)的順利運行。
軟件公司實施顧問的作用同樣也不可忽視。金蝶青島公司派出以副總經(jīng)理為首的三人全天戰(zhàn)斗在企業(yè)，隨時解決軟件實施過程中出現(xiàn)的問題，為軟件的順利實施提供了保障。
目前我們的ERP系統(tǒng)基本達(dá)到了第一期實施目標(biāo)，實現(xiàn)了采購、庫存、銷售業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)的有機集成，實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的有機集成。但是我們在管理上的最終目標(biāo)還沒完全實現(xiàn)，我們第二階段的實施任務(wù)還剛開始進行。我們總體設(shè)計目標(biāo)中提出的四個軟件應(yīng)用亮點（流程控制的例外管理、預(yù)算管理的事前控制、標(biāo)準(zhǔn)成本控制、經(jīng)理綜合辦公）還沒有完全實現(xiàn)。因此，我們要總結(jié)經(jīng)驗，繼續(xù)努力，為完成二期實施目標(biāo)和總體規(guī)劃而努力奮斗！
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