一、項目啟動會的意義

　　良好的開始是成功的一半，項目啟動會議標(biāo)志著ERP項目從選型及商務(wù)階段進(jìn)入實施階段，廠、商合作從此拉開序幕。項目啟動會是整個項目過程中重要的里程碑，開好項目啟動會意義重大，直接關(guān)系到日后項目的順利開展。

　　首先，項目啟動會是通報會，就是把前一階段的項目情況向公司管理人員、項目組成員及相關(guān)人員進(jìn)行通報，使他們了解項目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃，為日后更好地配合實施作準(zhǔn)備。

　　其次，項目啟動會是誓師會，通過宣講實施ERP項目的動因及意義，增強員工的緊迫感和使命感，提高公司上下信息化的意識。通過高層領(lǐng)導(dǎo)的演講，向公司內(nèi)部及實施顧問表達(dá)一種決心和信心，從而統(tǒng)一思想，掃清顧慮和障礙。

　　再次，項目啟動會是培訓(xùn)會，ERP廠商實施顧問的演講，可以使公司干群大體上了解ERP的相關(guān)知識，如果再設(shè)置問答環(huán)節(jié)，可以有針對性地解疑釋惑。顧問專業(yè)的形象和成功的案例無疑能增強大家的信心。

　　二、啟動會前的準(zhǔn)備

　　功夫在詩外。開一個會不難，難的是會前大量和細(xì)致的準(zhǔn)備工作。前期工作主要是項目資源的配備和溝通，包括組建項目組、制定任務(wù)計劃及相關(guān)制度，另外就是開展培訓(xùn)和溝通，即讓公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等與項目有關(guān)的人員對ERP有一定了解，因為只有了解了、懂了才談得上參與、支持和配合。啟動會前的準(zhǔn)備工作除了確定會議時間、場地、橫幅、參會人員，調(diào)好投影、擴音設(shè)備等等之外，重點是會議資料的準(zhǔn)備。這些資料一般有項目任務(wù)書、實施計劃表、項目公約、演講PPT、講話稿等等。項目啟動會前，必要時可以先行召開一個準(zhǔn)備會議，集思廣益、拾遺補缺，并重點對各個環(huán)節(jié)、各項任務(wù)進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)，落實到人頭，確保會議務(wù)實、高效。可以提前邀請企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場予以采訪、拍照及報道，以擴大項目聲勢及影響。所有準(zhǔn)備就緒，項目經(jīng)理應(yīng)將啟動會的安排情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，征求意見，及時完善，同時應(yīng)將準(zhǔn)備好的資料讓公司領(lǐng)導(dǎo)過目。

　　三、啟動會的議程內(nèi)容

　　等前期準(zhǔn)備工作都已確定之后，需要下發(fā)項目啟動會通知，通知的主要內(nèi)容是會議議程，議程要清晰表述5W，即會議時間、地點、參會人員、會議主題，以及簡要說明會議的目的和要求。公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)上可以強調(diào)此會的重要性，除出差人員外一律參加，不得請假等。啟動會主持人一般由企業(yè)項目經(jīng)理主持，他是雙方溝通的橋梁，也是項目實施的核心。會議時間不宜安排在周末或下午，也不宜在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季，盡量選擇良辰吉日，預(yù)示項目順利。會議地點以公司內(nèi)部室內(nèi)會場、禮堂為宜，能夠放置投影及懸掛橫幅。參會人員除了公司領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、項目組成員，還有實施方代表，如ERP廠家高層、實施顧問、客戶經(jīng)理等等。

　　會議議程一般是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及廠家高層講話。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話一是宣布項目指導(dǎo)委員會及項目組成員，向項目經(jīng)理和項目小組成員進(jìn)行授權(quán)，二是宣布相關(guān)獎懲制度，給各部門壓力及要求，更重要的是顯示領(lǐng)導(dǎo)對項目的重視和決心。ERP廠家領(lǐng)導(dǎo)的講話無非是表明廠家對該項目的重視，會提供一流的資源和服務(wù)，與企業(yè)共同努力確保項目成功。然后由企業(yè)項目經(jīng)理發(fā)言，著重講述項目選型過程、介紹項目組成員及分工、宣布實施計劃表�？梢园才烹p方項目組成員在企業(yè)第一次全體亮相，互贈禮物，進(jìn)行宣誓等環(huán)節(jié)。ERP廠家項目經(jīng)理則向企業(yè)介紹實施方項目組成員及職責(zé)，并做ERP項目實施方法的主題演講。如果需要，還可以進(jìn)行ERP理念和項目管理的簡單培訓(xùn)，用案例重點說明ERP項目實施成功的條件和導(dǎo)致項目失敗的原因，讓企業(yè)吸取教訓(xùn)、引以為戒。最后是簽署項目公約，以此獲得領(lǐng)導(dǎo)及各部門一把手對項目資源的承諾和保障。

　　四、其他注意事項

　　1、會議需要做好會議記錄，并打印出來讓雙方代表簽字，項目辦公室予以存檔。目的還是一個，就是讓雙方覺得這是個嚴(yán)肅認(rèn)真的事，要給予充分重視，同時讓雙方感覺項目真正開始實施了，大家的利益是共同的，目標(biāo)是一致的。

　　2、由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間控制在半天以內(nèi)，因此一些需要與會各方確認(rèn)或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴(yán)重影響啟動會議的效果。

　　3、項目經(jīng)理在講解實施計劃時，最好強調(diào)這只是個初稿，項目實施過程中，人員、時間、任務(wù)會根據(jù)具體需要進(jìn)行調(diào)整。另外，需要強調(diào)項目成敗關(guān)系到公司每個員工的切身利益，每個員工特別是項目組成員，要明確自己的職責(zé)和任務(wù)，并有責(zé)任有義務(wù)對發(fā)現(xiàn)影響項目的問題及時溝通，齊心協(xié)力，共創(chuàng)佳績。