ERP軟件科學(xué)選型過程中十大金科玉律

　　ERP進(jìn)入中國(guó)走過了一個(gè)從盲目追捧到逐漸理智看待的過程，人們對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)也在逐漸加深，ERP項(xiàng)目的實(shí)施也不再僅被視為一種企業(yè)信息化的工具而實(shí)施，它融入了更多BPR、SCM、CRM、知識(shí)管理、企業(yè)文件塑造等非ERP因素，而成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、提升企業(yè)整體管理水平的綜合性解決方案。

　　實(shí)施ERP是一種龐大的綜合性系統(tǒng)工程，它包括前期論證、科學(xué)選型、系統(tǒng)實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收與評(píng)價(jià)等階段。就選型而言，其工作的重要性自不用多說，但需要特別指出的就是除了為找到適合自己企業(yè)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)外，通過組織選型工作，還有助于了解ERP系統(tǒng)目前的發(fā)展情況和優(yōu)缺點(diǎn)，避免后續(xù)過高期望值帶來的失望;在選型過程中的多輪參觀，可以使企業(yè)中高層經(jīng)理發(fā)現(xiàn)自身管理體系在同級(jí)營(yíng)業(yè)規(guī)模企業(yè)的位置(落后與先進(jìn)程度)，這對(duì)今后企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向怎樣結(jié)合整體IT規(guī)劃的前瞻性具有非常重要的指導(dǎo)意義。

　　大家應(yīng)該聽過ERP選型的兩條金科玉律，一是："知已知彼"，二是："如果高級(jí)管理層不了解ERP，就不要上ERP"，真所謂一針見血、言簡(jiǎn)意賅!但如何正確的制定一套科學(xué)的選型流程，真正落實(shí)兩條金科玉律呢?

　　1.了解企業(yè)自身現(xiàn)狀和需求原因

　　和前幾年使用的財(cái)務(wù)軟件、簡(jiǎn)單的物流管理軟件相比，ERP系統(tǒng)由于其在整體的數(shù)據(jù)集成、時(shí)時(shí)共享等性能上的出色表現(xiàn)，成為了眾人追捧的寵兒。除了普遍意義上的需求理由，不同企業(yè)又有著不同的需求原因。了解自身現(xiàn)狀和挖掘需求原因是確定項(xiàng)目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據(jù)。其方式主要可以采取公司各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行ERP項(xiàng)目需求緊急度的討論會(huì)，綜合日常工作中的投訴點(diǎn)進(jìn)行分析，最終確定項(xiàng)目是否上馬并忠實(shí)記錄會(huì)議過程與結(jié)論。

　　2.確定項(xiàng)目預(yù)算

　　兵馬未動(dòng)，糧草先行。溝通和確定預(yù)算范圍是決定選型廣度的基礎(chǔ)。 根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況及ERP系統(tǒng)使用年限預(yù)期確定ERP項(xiàng)目預(yù)算框架; 企業(yè)中高層范圍內(nèi)的討論、確認(rèn)。溝通是非常重要的，尤其對(duì)于股份制的企業(yè)，每個(gè)股東對(duì)于大項(xiàng)投資的金額、時(shí)間、回報(bào)率都是非常關(guān)注的，沒有大家的共識(shí)與參與，很容易導(dǎo)致選型成了單一的選價(jià)格，那就失去選型、甚至投資ERP項(xiàng)目的意義; ERP項(xiàng)目除了實(shí)際購(gòu)買軟件和支付實(shí)施顧問企業(yè)的費(fèi)用外，還需要考慮到很多的人力資源相關(guān)成本，如關(guān)鍵用戶保證項(xiàng)目參與時(shí)間引起的加人情況、項(xiàng)目加班、出差等一系列費(fèi)用的產(chǎn)生，都會(huì)對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)情況下的整體預(yù)算成本造成很大的壓力，這一部分機(jī)動(dòng)費(fèi)用也是項(xiàng)目預(yù)算前期確定的重要原因之一。

　　3.預(yù)熱調(diào)研

　　大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)于ERP系統(tǒng)的構(gòu)造及使用效果都不是非常的了解，僅有的一些了解也大多來自于書本和相關(guān)文章，這個(gè)時(shí)候預(yù)熱調(diào)研就顯的尤為重要了。預(yù)熱調(diào)研分為兩個(gè)方面： 各類ERP軟件廠商的資料的學(xué)習(xí)及相關(guān)訪問 通過提取相關(guān)資料和參加各類廠商舉辦的研討會(huì)等，最大程度的獲取軟件本身的結(jié)構(gòu)組織、適用行業(yè)類別等一系列信息同行業(yè)類型客戶的調(diào)研與訪問。 從各種渠道發(fā)掘本企業(yè)類型相似的軟件使用客戶的實(shí)施和使用情況，由于沒有任何利益關(guān)系，所以這樣的調(diào)研訪問往往是友好的和有建設(shè)性意義的，從實(shí)際使用方那里，除了清晰你對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)，更加有意義的是通過訪談可以了解實(shí)施公司的水平，實(shí)施顧問公司的水平在很大程度上決定了軟件性能與企業(yè)需求的契合度，而契合度又是發(fā)揮軟件性能服務(wù)企業(yè)的關(guān)鍵，其重要性就無須贅述了。

　　4.各部門訪談部門現(xiàn)狀及需求，并結(jié)合未來發(fā)展分析需求的擴(kuò)展性

　　各部門實(shí)際操作中的現(xiàn)狀及需求了解，對(duì)于企業(yè)決策和ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是至關(guān)重要的。各部門在長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)中，雖然也會(huì)有很多的抱怨與投訴，但卻缺乏整體的描述，實(shí)際崗位執(zhí)行人的感受對(duì)于選型和日后的上線工作來說都是重要的工作基礎(chǔ)。

　　主要的方式有如下三種： 由企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)流程部組織各部門分時(shí)段召開部門現(xiàn)狀討論會(huì)，由于大家同在一個(gè)環(huán)境內(nèi)工作，所以彼此熟悉日常情況，很快可以達(dá)成思維與語言上的共識(shí)。但工作結(jié)束后提交的內(nèi)部需求調(diào)研報(bào)告，就不可避免的使用著自己常用的"俚語"，不利于軟件廠商閱讀和理解，給日后的演示工作帶來很多的麻煩; 雇傭第三方顧問公司進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部調(diào)研，出具規(guī)范的需求報(bào)告。由于第三方顧問公司不參與企業(yè)內(nèi)部利益沖突，所以被訪談?wù)呖梢詴乘�欲言，把自己日常工作中的困擾和盤托出，對(duì)于了解企業(yè)實(shí)際情況比較有益。但由于調(diào)研工作時(shí)間短，部門涉及廣泛，第三方顧問很難在短時(shí)間內(nèi)迅速的解讀企業(yè)內(nèi)部實(shí)際需求，有歧義產(chǎn)生的可能; 由企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)流程部聯(lián)合第三方顧問公司組織各部門現(xiàn)狀討論會(huì)，分經(jīng)理層、實(shí)際操作層展開。第三方顧問和企業(yè)內(nèi)部人員聯(lián)合工作，拆分工作項(xiàng)目，既規(guī)避了因?yàn)槔�益原因產(chǎn)生的抹殺問題的現(xiàn)象，又可以完成一份專業(yè)的、易于企業(yè)外部人員理解的需求分析書。

　　5.成立企業(yè)內(nèi)部ERP選型核心領(lǐng)導(dǎo)小組及選型組

　　確定了項(xiàng)目預(yù)算和內(nèi)部需求情況，成立一個(gè)臨時(shí)的ERP項(xiàng)目選型組織機(jī)構(gòu)就顯的尤為重要了。ERP項(xiàng)目成功的重要要求之一就是全員參與，而我認(rèn)為在選型之初的全員參與也是非常重要的。由各公司高級(jí)管理人員組成的核心領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)選型工作的時(shí)間、方法論的把握，確保選型工作不走偏，不拖延。而職能部門的負(fù)責(zé)人組成的項(xiàng)目選型組就保證了不同的軟件的打分結(jié)果是由專業(yè)人員進(jìn)行的，不會(huì)有偏頗性。通過例會(huì)制度，不斷的調(diào)整工作方向，統(tǒng)一工作思路。

　　其次，選型過程中由中層經(jīng)理的參與，是對(duì)ERP軟件最好的學(xué)前教育方式。不斷的把心理預(yù)期調(diào)整的與現(xiàn)實(shí)接近，在后續(xù)的實(shí)施中就不會(huì)有從云端墜地的感覺。平和的心里是圓滿完成項(xiàng)目實(shí)施的保證。另外，部門負(fù)責(zé)人對(duì)于ERP的認(rèn)識(shí)也為今后在各部門基層人員的宣灌奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　6.根據(jù)企業(yè)需求分析及擴(kuò)展性確定不同層次上的不同初級(jí)入選軟件廠家及顧問企業(yè)

　　目前ERP軟件有國(guó)內(nèi)、國(guó)外的，不同行業(yè)類型等很多種類，其設(shè)計(jì)理念目前還是具有一定的差異性的。所以需要篩選出適合本企業(yè)的不同層次上的不同入選軟件廠家及顧問公司，并進(jìn)入實(shí)質(zhì)性的了解，避免把精力投入過大的范圍，事倍功半。

　　7.進(jìn)行第一輪選型工作

　　第一輪選型的準(zhǔn)備工作有： 向入選廠商和實(shí)施顧問公司發(fā)出項(xiàng)目參加邀請(qǐng)函 向入選廠商和實(shí)施顧問公司發(fā)出企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)研書 確定演示時(shí)間 要求入選廠商和實(shí)施顧問公司按照企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)研書內(nèi)容組織演示，講解軟件實(shí)現(xiàn)方法，并輔以實(shí)際系統(tǒng)功能界面的展示，耳聽為虛，眼見為實(shí)。實(shí)際的系統(tǒng)展示是使雙方都正確的理解需求含義及實(shí)現(xiàn)手段的最好方式。 制定選型打分表 選型打分表的制定是選型工作的又一個(gè)重要工作之一，沒有這樣的一個(gè)客觀的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，選型工作很可能會(huì)陷入無休止的爭(zhēng)論和協(xié)調(diào)中去。也給企業(yè)最終的決策帶來很多的困難。選型打分表主要按照企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)研書的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況標(biāo)識(shí)出不同的權(quán)重，用以最后的分?jǐn)?shù)評(píng)定。 廠商及實(shí)施顧問公司的演示 演示是分模塊進(jìn)行的，為不影響日常的工作，不是必須選型工作組全體參加。可以按照功能模塊由不同部門的負(fù)責(zé)人、第三方顧問(項(xiàng)目需求調(diào)研書的撰寫人)和項(xiàng)目經(jīng)理、流程部經(jīng)理參加打分，四份打分表產(chǎn)生的分?jǐn)?shù)以20%、20%、30%、30%加權(quán)計(jì)算，取得相對(duì)科學(xué)的分?jǐn)?shù)結(jié)果。演示過程可以進(jìn)行相關(guān)感興趣內(nèi)容的提問，可以利用這個(gè)機(jī)會(huì)對(duì)同一軟件廠商的不同實(shí)施顧問公司水平給予初步的印象分?jǐn)?shù)。 整理分?jǐn)?shù)，確定第二輪入選廠商及實(shí)施顧問公司名單.由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按加權(quán)比例，整理最后得分。召開例會(huì)，向核心領(lǐng)導(dǎo)小組和選型組成員通報(bào)整體得分情況，并就幾個(gè)系統(tǒng)功能爭(zhēng)議點(diǎn)進(jìn)行重申和確定，收集意見，確定第二輪入選名單。

　　8.進(jìn)行第二輪選型工作

　　第二輪選型工作有： 向第一輪入選廠商和實(shí)施顧問公司中的落選廠商發(fā)出通知函 本著尊重和欣賞對(duì)方大量準(zhǔn)備工作的態(tài)度，擬寫通知函內(nèi)容，對(duì)于落選廠商來說，并不是軟件功能不好，多數(shù)原因是不適合企業(yè)的需求特點(diǎn)，所以給出未入選原因?qū)τ趶S商來講也是一個(gè)很好的了解產(chǎn)品市場(chǎng)反饋的機(jī)會(huì)。這項(xiàng)工作也保證了未來可能產(chǎn)生的新的合作的基礎(chǔ)。 向入選廠商和實(shí)施顧問公司發(fā)出第二輪選型邀請(qǐng)函和報(bào)價(jià)通知 要求第二輪入選廠商及實(shí)施顧問公司提供參觀條件 廠商及實(shí)施顧問公司提供的參觀機(jī)會(huì)，基本是他們完成的最好的項(xiàng)目之一，從中可以看到他們的水平并了解實(shí)施過程的一些用戶心得，為今后企業(yè)實(shí)施提供寶貴的經(jīng)驗(yàn); 制定第二輪打分表 第二輪打分表基本以實(shí)施方法論，實(shí)施水平以及實(shí)施公司的行業(yè)可復(fù)制性為主要評(píng)分基礎(chǔ)，依舊加權(quán)平均，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理提交例會(huì)審議討論，確定最后一輪選型名單。

　　9.進(jìn)行第三輪選型工作(討論時(shí)要民主，執(zhí)行時(shí)要果斷)

　　給出最終報(bào)價(jià)時(shí)間，要求入選廠商及實(shí)施顧問公司給出最后報(bào)價(jià); 綜合第二輪打分表及價(jià)格因素權(quán)重(價(jià)格雖然不是決定性的，但也是非常重要的一個(gè)選型指標(biāo)。再好的軟件，如果超過了最初的預(yù)算范圍，也只能忍痛割愛，因?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)營(yíng)費(fèi)用和家中購(gòu)買日用品有著本質(zhì)的區(qū)別，前者如果沒有把握好預(yù)算，很可能造成年度虧損，給整個(gè)年度業(yè)績(jī)?cè)斐珊艽蟮钠茐暮陀绊?制定一個(gè)最后的選型打分表，從價(jià)格(分為硬件成本、二次開發(fā)、綜合年限使用成本、廣域?qū)拵б��?、實(shí)施方面(幾個(gè)方面)進(jìn)行例會(huì)現(xiàn)場(chǎng)打分，各部門負(fù)責(zé)人充分發(fā)表意見，達(dá)成分?jǐn)?shù)共識(shí)，當(dāng)場(chǎng)計(jì)算打分結(jié)果; 確定最后選型結(jié)果 不排除有分?jǐn)?shù)相當(dāng)，實(shí)力相當(dāng)?shù)慕Y(jié)果，并且在最后一輪比價(jià)的過程中還可能出現(xiàn)揮淚大甩賣的場(chǎng)景。但注意!不突破預(yù)算上限是一個(gè)需要注意的地方，而過低的價(jià)格，也會(huì)直接影響日后實(shí)施顧問的水平和實(shí)施過程的質(zhì)量。此外，一個(gè)重要的幫助企業(yè)在舉棋不定的困惑中最終確定合作伙伴的標(biāo)桿--那就是選型第一步的工作結(jié)果："企業(yè)自身現(xiàn)狀和需求原因"!它是一個(gè)公平的判定者，最終幫助你從迷霧中走出來，義無返顧的做出自己正確的選擇!

　　10.簽訂合同

　　合同是未來處理糾紛的法律標(biāo)準(zhǔn)，所以合同是需要非常仔細(xì)的去閱讀和相互協(xié)商更改的。收到軟件廠家和實(shí)施顧問公司的合同后，進(jìn)行兩步走。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和選型核心領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行仔細(xì)的斟酌，另外及時(shí)的把合同發(fā)給律師進(jìn)行法律語言上的推敲。這樣的兩步齊抓共管可以最大程度的保護(hù)甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)。 除以上列出選型工作外，還應(yīng)輔以前期整個(gè)企業(yè)的ERP、BPR工作宣傳，為系統(tǒng)實(shí)施打好全員心理上和知識(shí)上的基礎(chǔ)，具體應(yīng)包括：定期通報(bào)選型工作進(jìn)程;定期發(fā)送ERP相關(guān)知識(shí)和討論文章;制作ERP項(xiàng)目板報(bào)，在公司內(nèi)制造ERP氣氛;確立臨時(shí)實(shí)施小組的團(tuán)隊(duì)建設(shè)方式與方法等等…… 整個(gè)ERP的實(shí)施過程是一個(gè)緊張而充滿挑戰(zhàn)性的工作，以后作者也將以同樣的形式，解釋與詮釋ERP實(shí)施階段的工作要點(diǎn)及注意事項(xiàng)，希望能給各位讀者一點(diǎn)幫助。