ERP軟件的實施是一項艱巨的工作,而且客我兩方都有盡快上線使用、發(fā)揮作用的期待,那么有什么辦法可以實現(xiàn)這點呢? 從本質(zhì)上說ERP實施就是兩件事,一是軟件設置調(diào)整,二是數(shù)據(jù)準備,要盡快上線使用,也只能從這兩點出發(fā),來尋求解決辦法。 先說軟件,一個ERP軟件要發(fā)揮作用,首先軟件的設置要基本符合客戶的管理需要,這樣就需要調(diào)整,因為系統(tǒng)默認的流程和設置可能與客戶的需求不一樣,這個工作可以在現(xiàn)場調(diào)研時進行,在實施人員與客戶深入交流時,可以即時將這些內(nèi)容設置到軟件中,為什么需要這樣做?因為這是初始的設置,由于有客我雙方的人在場,而且是有針對性地討論問題,在討論結(jié)果出來后,就應該即時在軟件中加以實現(xiàn),而不是回去寫標準文檔,再交雙方討論確認這樣的過程,因為下次討論時由于場景不同有可能會導致歧見,從而造成人為的阻滯。 這樣對軟件的要求就比較高,但既然稱之為ERP軟件,相信多數(shù)ERP軟件產(chǎn)品是可以在現(xiàn)場做很多設置和調(diào)整的,即使不能實現(xiàn)全部的,也是應該可以滿足大部分需求的,做這項工作的人,就是大家熟知的實施顧問了。 主要的設置是哪些呢? 1、業(yè)務流程的設置。比如銷售,是按報價->訂單->通知發(fā)貨->出倉->開票->收款這樣的流程呢,還是按報價->訂單->備貨->通知發(fā)貨->出倉->收款->開票這樣的流程?任何一個生產(chǎn)型企業(yè),主要的業(yè)務流程都會包括銷售、采購、庫存、設計、生產(chǎn)、外協(xié)、資產(chǎn)、財務和人事等多種業(yè)務流程,這些流程反映了企業(yè)的管理特點,需要實施顧問跟客戶一起設置才行,所以做這些設置的時候,需要客戶方面有精通不同業(yè)務流程的人員來配合。 需要注意的是不要把管理咨詢和實施混為一談,作為實施顧問或咨詢顧問,可能對業(yè)務流程有更好的看法和建議,但仍然需要對客戶當前的業(yè)務流程有足夠的尊重,客戶當前的業(yè)務流程之所以存在,就是因為它基本滿足管理的需要,盡管它可能有這樣那樣的不足,但任何的改變都是需要成本的,軟件中的默認流程也許是好的,先進的,但未必符合客戶的需要。作為顧問肯定要主動給客戶提出自己的看法和建議,但實施時還是要尊重客戶的選擇,對于有爭議的問題,可以暫時擱置。 另外要注意的是實施需要與客戶的管理制度相結(jié)合,因為軟件的實施在某種程度上是制度的技術保證,比如制度上說任何單據(jù)要有部門主管的簽字,那么軟件就需要把這樣的規(guī)定實例化,信息化,有的企業(yè)經(jīng)過了ISO9X的認證,而且實際管理也是按此標準執(zhí)行,那么ERP實施的內(nèi)容就不能偏離這些要求。不過軟件畢竟不是制度,也不可能取代制度的作用,軟件能做的只是盡可能把制度數(shù)據(jù)化。 2、權限的設置,F(xiàn)代企業(yè)管理一般都基本奉行“對事不對人”的原則,因此權限的設置主要針對工作崗位進行,所以崗位設置是權限設置的基礎,一般企業(yè)都有明確的崗位分類和崗位職責,授權可以依此進行,通過崗位設置,明晰崗位工作范圍和業(yè)務處理權限,也正是規(guī)范管理的基礎。 3、數(shù)據(jù)格式調(diào)整,ERP軟件中數(shù)據(jù)格式格式一般是按通用需求設計的,但針對客戶而言,這些格式不一定完全代表客戶的需要,有可能增減,這些數(shù)據(jù)的格式反映了客戶的行業(yè)特征,因此需要根據(jù)實際情況調(diào)整。比如皮具、布匹業(yè)強調(diào)顏色的區(qū)分,而機械加工業(yè)強調(diào)零件的規(guī)格、材料等。 4、報表的調(diào)整,ERP軟件中有各種報表,但并非囊括了客戶的所有需要,也有可能需要對報表的內(nèi)容進行調(diào)整,因此報表的調(diào)整也是一個相當重要的方面。 以上有關軟件設置的問題,可能涉及到ERP軟件的適應能力,有的軟件架構靈活,擴展性強,可以在現(xiàn)場解決掉;有的軟件靈活性和擴展性比較勉強,需要N多的二次開發(fā)才行,這也是ERP軟件實施屢屢延期的原因,而實施商通常會以“軟件具有某種先進管理理念”之詞來掩蓋軟件能力不足的問題。 再說數(shù)據(jù),其實ERP實施最大的問題在數(shù)據(jù)上,因為ERP實施是一個全局性問題,需要標準化的數(shù)據(jù),而標準化的數(shù)據(jù)很多客戶企業(yè)一時難以拿出,最多可能拿出的標準數(shù)據(jù)也就是財務類的數(shù)據(jù),如科目等。 解決這個問題的做法是分而治之,比如物料數(shù)據(jù),各個業(yè)務環(huán)節(jié)關注的重點不一樣,倉庫關注的是品名規(guī)格數(shù)量這些屬性,設計部門關注的是材料、尺寸、精度這些屬性,工藝部門關注的是加工路線、加工方法這些屬性,怎么辦呢?就是先建立共有屬性,比如編號、類別、名稱、規(guī)格這些物料主屬性,主屬性建立之后,至少在物流業(yè)務層面上就可以應用了。 在建立標準數(shù)據(jù)的過程中,可以采取 建立->使用->修訂->使用 這樣的方式,不要指望一次就能建立完整的正確的數(shù)據(jù),建立標準數(shù)據(jù)的過程是一個長期的過程。 最后在ERP上線問題上,有人存在不切實際的想法,指望某月某日大面積一齊上線使用,之所以說這樣做不切實際,是因為實際上線時由于操作人員的熟練程度不一,操作習慣不一,可能出現(xiàn)問題而導致業(yè)務無法進行,因此,好的做法時按流程局部實施,實施一塊,上線一塊,這種漸進的做法不會因為實施問題而干擾客戶業(yè)務的正常進行,反而更容易被客戶接受,等到所有流程實施完畢,ERP系統(tǒng)已經(jīng)正常上線使用了,并不存在明顯的上線日期。