一、ERP軟件比較注重軟件的內(nèi)部控制功能,體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想。 二、ERP軟件適應(yīng)現(xiàn)代審計(jì)的要求,具有充分的保留和提供審計(jì)線(xiàn)索的功能。 ERP軟件圍繞著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的供、產(chǎn)、銷(xiāo)這個(gè)主線(xiàn),對(duì)有關(guān)的業(yè)務(wù)通過(guò)軟件規(guī)范其管理和控制,集成管理的設(shè)計(jì)思想較強(qiáng)。以"供"這個(gè)環(huán)節(jié)為例,在采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng),有關(guān)部門(mén)可輸入定購(gòu)單。定購(gòu)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)審批并選擇供應(yīng)商后,系統(tǒng)可打印出購(gòu)貨訂單向供應(yīng)商訂貨。收貨必須以訂單為依據(jù),并進(jìn)行勾銷(xiāo),收貨量與訂單數(shù)量差異超過(guò)10%,會(huì)發(fā)出警告。
ERP軟件比較注重內(nèi)部控制功能。企業(yè)管理軟件設(shè)計(jì)得好,就有利于互相牽制、互相監(jiān)督,就有利于加強(qiáng)管理,堵塞漏洞。許多地方,看似無(wú)關(guān)緊要,可一旦你對(duì)它有了了解,就會(huì)覺(jué)得它先進(jìn)的管理思想。高品質(zhì)的內(nèi)在質(zhì)量,并不體現(xiàn)在企業(yè)的廣告宣傳上,也不體現(xiàn)在漂亮的界面上,而是體現(xiàn)在實(shí)實(shí)在在的功能上,體現(xiàn)在許多細(xì)節(jié)中,體現(xiàn)在系統(tǒng)清晰的控制思想上。
反觀(guān)電算化軟件購(gòu)銷(xiāo)存系統(tǒng)的發(fā)展,大多是以財(cái)務(wù)軟件為中心的外圍擴(kuò)展。財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)最初基本上是從模擬手工開(kāi)始的,很難談得上有先進(jìn)的思想,有的甚至是手工的翻版,以后版本的改進(jìn)與提高,也很難完全消除這種模擬手工處理的痕跡,只是達(dá)到了滿(mǎn)足日常核算的要求而已,很難體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想。
與電算化軟件相比,ERP軟件更注重經(jīng)營(yíng)的管理與控制。例如,在銷(xiāo)售與應(yīng)收賬款子系統(tǒng),用戶(hù)可以給各客戶(hù)設(shè)定貸項(xiàng)限額、賒銷(xiāo)期、可享受的銷(xiāo)售折扣與現(xiàn)金折扣等(一般由權(quán)限較高的主管設(shè)定)。輸入客戶(hù)訂單后,系統(tǒng)將自動(dòng)檢查該客戶(hù)的欠款有無(wú)超過(guò)賒銷(xiāo)期、原有欠款加上本次訂貨金額有無(wú)超過(guò)其貸項(xiàng)限額,超過(guò)的訂單將被掛起,直到客戶(hù)歸還欠款或經(jīng)有關(guān)主管特別批準(zhǔn)才能發(fā)貨?蛻(hù)的訂單通過(guò)了上述審核后,系統(tǒng)才允許開(kāi)出銷(xiāo)售單通知倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨。倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨必須以銷(xiāo)售單為依據(jù)。發(fā)貨資料從存貨管理子系統(tǒng)輸入,一經(jīng)確認(rèn),系統(tǒng)自動(dòng)按標(biāo)準(zhǔn)成本扣減存貨,并編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證借:產(chǎn)品銷(xiāo)售成本貸:產(chǎn)成品科目代碼及摘要均可由用戶(hù)事先定義,送總賬處理子系統(tǒng)入賬。
同時(shí),由銷(xiāo)售與應(yīng)收賬款子系統(tǒng)開(kāi)出銷(xiāo)售發(fā)票(根據(jù)經(jīng)確認(rèn)發(fā)貨的銷(xiāo)售單和已定義的各產(chǎn)品銷(xiāo)售價(jià)格自動(dòng)開(kāi)出,銷(xiāo)售人員可給予客戶(hù)折扣,但折扣不得超過(guò)該客戶(hù)預(yù)定的折扣率),登記客戶(hù)的應(yīng)收賬款,并編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證借:應(yīng)收賬款,貸:產(chǎn)品銷(xiāo)售收入,應(yīng)交增值稅---銷(xiāo)項(xiàng)稅;(其中"應(yīng)交增值稅---銷(xiāo)項(xiàng)稅"由系統(tǒng)根據(jù)初始化時(shí)定義的稅率計(jì)算),送總賬處理子系統(tǒng)入賬。又如,在生產(chǎn)與成本管理子系統(tǒng),系統(tǒng)提供多步驟生產(chǎn)管理功能。用戶(hù)可以按產(chǎn)品構(gòu)成和費(fèi)用預(yù)算定義各步半成品和產(chǎn)成品的成本結(jié)構(gòu),系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算各產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本。
系統(tǒng)只有接到生產(chǎn)定單才允許發(fā)料。輸入經(jīng)批準(zhǔn)的生產(chǎn)定單后,系統(tǒng)自動(dòng)按已定義的產(chǎn)品配方計(jì)算并向倉(cāng)庫(kù)發(fā)出領(lǐng)料通知。非經(jīng)有關(guān)主管特殊批準(zhǔn),實(shí)際領(lǐng)料不得超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)用量的10%。原材料或半成品一旦領(lǐng)出,系統(tǒng)自動(dòng)按標(biāo)準(zhǔn)成本扣減存貨并計(jì)入該生產(chǎn)單的生產(chǎn)成本。半成品或產(chǎn)成品完工入庫(kù)(對(duì)多步驟生產(chǎn)中的半成品,從一個(gè)生產(chǎn)步驟轉(zhuǎn)入另一步驟,盡管沒(méi)有真正入庫(kù),為計(jì)算成本作邏輯入庫(kù)后再領(lǐng)取半成品處理),系統(tǒng)自動(dòng)按標(biāo)準(zhǔn)成本扣減生產(chǎn)成本,增加相應(yīng)存貨,并計(jì)算出產(chǎn)品成本差異,以便管理人員進(jìn)行分析與控制。
可見(jiàn),ERP軟件不僅有完善的財(cái)務(wù)核算與業(yè)務(wù)處理功能,而且很注重業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的管理與控制。軟件不僅為管理人員提供管理信息,而且本身也執(zhí)行不少管理控制。體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想,還有一層含義,那就是軟件要結(jié)構(gòu)清晰,不能太復(fù)雜。要便于使用,不能比手工處理還麻煩。軟件不可能把企業(yè)方方面面的處理完全都包括在內(nèi)。
計(jì)算機(jī)還代替不了人。因此,在軟件設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)要考慮某一種處理是否適合由計(jì)算機(jī)來(lái)完成,如果由軟件來(lái)完成比較困難,增加了軟件的復(fù)雜性,有損于軟件整體思想,就應(yīng)該換個(gè)角度,看能否從其他方面予以處理和控制。企業(yè)管理軟件不是無(wú)所不能的,它不能實(shí)現(xiàn)管理的全自動(dòng)化,不能解決企業(yè)的所有問(wèn)題。對(duì)此,用戶(hù)應(yīng)該有所認(rèn)識(shí),適合機(jī)器來(lái)做的可用軟件完成,不適合的就要人工干預(yù)。不要讓軟件無(wú)所不包,無(wú)所不有。即使是適合計(jì)算機(jī)來(lái)完成的工作,一個(gè)軟件商也不可能方方面面都做得好。
軟件開(kāi)發(fā)要有主次,技術(shù)上、功能上有自己的特色,有自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。想做好的事太多,反而樣樣都做好。有的軟件號(hào)稱(chēng)有幾百個(gè)上千項(xiàng)功能,這有必要嗎?很可能主次不分,沒(méi)有特色,這樣的軟件不一定是好軟件。
在會(huì)計(jì)電算化程度較高的國(guó)家,例如美國(guó),軟件是否具有充分的保留和提供審計(jì)線(xiàn)索的功能,已成為對(duì)管理軟件進(jìn)行評(píng)價(jià)的最重要標(biāo)志之一。
顯而易見(jiàn),一個(gè)理想的管理軟件必須具有充分的保留和提供審計(jì)線(xiàn)索的功能。在初始錄入憑證時(shí)有一條記錄記載,在改動(dòng)、刪除時(shí),并不是在原記錄上變動(dòng),而是另有記錄反映。這樣,你在查詢(xún)時(shí),同一筆業(yè)務(wù)有哪些改動(dòng),在什么時(shí)間改動(dòng)的,誰(shuí)操作的,在哪項(xiàng)功能中變動(dòng)的,均可查出。每一筆處理都留有痕跡,這就為審計(jì)工作提供了線(xiàn)索和方便。
如果財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)時(shí)未考慮審計(jì)要求,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變動(dòng)也無(wú)任何痕跡,這就使得審計(jì)難以進(jìn)行。目前我國(guó)許多軟件缺乏這方面的思考,財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)未充分考慮審計(jì)人員的特殊要求,會(huì)計(jì)電算化與審計(jì)處于一種"脫節(jié)"狀態(tài),這將嚴(yán)重影響我國(guó)管理軟件特別是財(cái)務(wù)與審計(jì)工作的發(fā)展,不能適應(yīng)現(xiàn)代審計(jì)的要求。
三、ERP軟件集成化程度高。
ERP軟件,是以生產(chǎn)為中心,它是從物料需求計(jì)劃(MRP)為基礎(chǔ),發(fā)展到制造資源規(guī)則(MRP-II)和企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)的這樣一個(gè)發(fā)展階段。因而是以生產(chǎn)制造為中心,財(cái)務(wù)及成本是這個(gè)大系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)。財(cái)務(wù)子系統(tǒng)雖然不像電算化軟件那樣,占有整個(gè)系統(tǒng)很大的比例,但它與其他子系統(tǒng)確是高度集成的,真實(shí)實(shí)現(xiàn)了物流、資金流和信息流的統(tǒng)一。
ERP軟件作為企業(yè)管理系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分,軟件都是對(duì)整個(gè)企業(yè)而設(shè)計(jì)的。所用數(shù)據(jù)都是從生產(chǎn)等業(yè)務(wù)開(kāi)始,財(cái)務(wù)部分與生產(chǎn)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存等等環(huán)節(jié)緊密相連,一環(huán)扣一環(huán),真正作到了無(wú)縫連接。比如ERP軟件中的財(cái)務(wù)部分,銷(xiāo)售是從訂立銷(xiāo)售合同開(kāi)始,在實(shí)際開(kāi)銷(xiāo)售發(fā)票和提貨出庫(kù)時(shí),系統(tǒng)都自動(dòng)進(jìn)行帳務(wù)處理,自動(dòng)生成記帳憑證傳到財(cái)務(wù)部分,財(cái)務(wù)人員可以自動(dòng)審核、記帳,也可以人工干預(yù),但數(shù)量等數(shù)據(jù)必須與銷(xiāo)售部門(mén)一致。這樣就保障了銷(xiāo)售與帳務(wù)處理的一致性。二者同一數(shù)據(jù)源,不會(huì)發(fā)生二者不一致的情況。
電算化軟件購(gòu)銷(xiāo)存系統(tǒng),大部分是以財(cái)務(wù)軟件為核心,在帳務(wù)處理的基礎(chǔ)上擴(kuò)充,加上采購(gòu)、固定資產(chǎn)等等部分,算是一個(gè)財(cái)務(wù)軟件,再擴(kuò)充到銷(xiāo)售、采購(gòu)等等,整個(gè)系統(tǒng)并不平衡,而且由于是一步步擴(kuò)充的結(jié)果,很容易拘泥于原來(lái)的設(shè)計(jì)框架,一切圍繞財(cái)務(wù)轉(zhuǎn),缺乏通盤(pán)考慮。各子系統(tǒng)之間并不能完全作到無(wú)縫連接、信息集成。
因而,應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到軟件開(kāi)發(fā)關(guān)鍵還在于軟件的設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)時(shí)要有整體、全局、系統(tǒng)和集成的觀(guān)念,各個(gè)子系統(tǒng)應(yīng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái),組成一個(gè)集成優(yōu)化的管理軟件。軟件設(shè)計(jì)好了,以后開(kāi)發(fā)才有前景。
電算化軟件的各子系統(tǒng)也注意了信息的共享,但較多還是屬于一種各單項(xiàng)管理集合的離散型管理軟件。各子系統(tǒng)一般僅圍繞著自身的業(yè)務(wù)處理進(jìn)行設(shè)計(jì),缺乏全局的系統(tǒng)化設(shè)計(jì)思想,子系統(tǒng)間僅通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息共享。
材料驗(yàn)收入庫(kù)時(shí),在存貨管理子系統(tǒng)輸入收貨資料,系統(tǒng)自動(dòng)按標(biāo)準(zhǔn)成本增加該料庫(kù)存,并編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證(借:原材料,貸:應(yīng)付賬款---中間賬戶(hù)),送總賬處理子系統(tǒng)入賬。收到供應(yīng)商發(fā)票后,在采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)輸入發(fā)票資料,并可通過(guò)系統(tǒng)核對(duì)購(gòu)貨訂單、收貨單和供應(yīng)商發(fā)票,三者一致,則可確認(rèn)此項(xiàng)應(yīng)付賬款,同時(shí)編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證(借:應(yīng)付賬款---中間賬戶(hù),借:材料成本差異,借:應(yīng)交稅金---進(jìn)項(xiàng)稅。貸:應(yīng)付賬款---正式戶(hù)),送總賬處理子入賬。應(yīng)付賬款中的中間戶(hù)反映的是已收料但未收到發(fā)票或訂單、收貨單、發(fā)票三者不一致的材料標(biāo)準(zhǔn)成本,而正式戶(hù)反映的是已收到發(fā)票且經(jīng)核對(duì)的真實(shí)債務(wù),付款業(yè)務(wù)通過(guò)貨幣資金管理子系統(tǒng)執(zhí)行。付款以應(yīng)付賬款子系統(tǒng)中各供應(yīng)商的應(yīng)付賬記錄為依據(jù),按發(fā)票逐筆勾銷(xiāo)(全付時(shí))或扣減(付部分時(shí))。
系統(tǒng)可打印支票。確認(rèn)付款后,系統(tǒng)自動(dòng)扣減付款賬戶(hù)的余額,并編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證(借:應(yīng)付賬款---正式戶(hù),貸:銀行存款),送總賬處理子系統(tǒng)入賬。"供"環(huán)節(jié)涉及采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理、存貨管理、貨幣資金管理和總賬處理等多個(gè)子系統(tǒng),子系統(tǒng)間按集成管理要求設(shè)計(jì),不是簡(jiǎn)單地疊加。"產(chǎn)"與"銷(xiāo)"環(huán)節(jié)也類(lèi)似。
可見(jiàn),ERP軟件把業(yè)務(wù)管理與財(cái)務(wù)核算延伸到了供、產(chǎn)、銷(xiāo)各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié),各子系統(tǒng)間有機(jī)集成,不僅使管理控制嚴(yán)密,而且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)隨經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)時(shí)進(jìn)入系統(tǒng),動(dòng)態(tài)地反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況,可全方位地反映、控制和優(yōu)化企業(yè)的資源。
四、ERP軟件更靈活、更富有彈性
電算化軟件雖然各子系統(tǒng)也象ERP軟件一樣,是積木結(jié)構(gòu),各子系統(tǒng)可分可合,用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇。但各子系統(tǒng)設(shè)計(jì)好了以后,其處理流程和程序控制都是固定好的。用戶(hù)雖然可以通過(guò)初始化科目級(jí)數(shù)、每級(jí)長(zhǎng)度、非法對(duì)應(yīng)關(guān)系及自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證等,但難以對(duì)軟件的處理流程和程序控制作更多的選擇或改變。
ERP軟件較電算化軟件更富有靈活性和彈性。用戶(hù)不僅可以在系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)定要進(jìn)行分析或責(zé)任會(huì)計(jì)核算的各項(xiàng)(如部門(mén)、項(xiàng)目、人員等等),可設(shè)定各業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)與總賬處理子系統(tǒng)間自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的科目、摘要、金額取數(shù)等,而且可以對(duì)軟件進(jìn)行裁剪,確定其處理流程及程序控制。
雖然按一般的情況設(shè)定了各子系統(tǒng)的處理流程,但用戶(hù)也可以根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況,自行選擇、設(shè)定每個(gè)子系統(tǒng)中哪些子模塊是必須執(zhí)行的、哪些可以不執(zhí)行,并確定各子模塊的執(zhí)行次序(即確定系統(tǒng)處理流程)。例如,上面介紹的銷(xiāo)售與應(yīng)收賬款子管理系統(tǒng),系統(tǒng)提供打印銷(xiāo)售發(fā)票功能。在我國(guó)增值稅發(fā)票不能用此系統(tǒng)打印,用戶(hù)可指定此子模塊不執(zhí)行;。又如,上面介紹的生產(chǎn)與成本管理子系統(tǒng),雖然系統(tǒng)提供多步驟生產(chǎn)控制,但對(duì)一些只有簡(jiǎn)單一步生產(chǎn)的用戶(hù)(例如,潤(rùn)滑油的生產(chǎn),只需要把基礎(chǔ)油與添加劑按配方混合),用戶(hù)可設(shè)定沒(méi)有半成品,只進(jìn)行一步生產(chǎn)控制。同樣對(duì)一些系統(tǒng)提供的程序控制(各種檢查、核對(duì)、打印單據(jù)等),用戶(hù)都可以自行確定其是否一定要執(zhí)行才能進(jìn)入下一步處理。
由于軟件的靈活與彈性,使其更能適合各用戶(hù)的需求,通用性與適用性都更強(qiáng),不會(huì)出現(xiàn)對(duì)某些用戶(hù)應(yīng)有的控制與處理功能未能提供,而對(duì)另一些用戶(hù)控制太多,影響了系統(tǒng)的運(yùn)行效率等情況!
綜上所述,ERP軟件對(duì)我們有許多啟示,ERP軟件,在操作界面、操作靈活性方面也許不如電算化軟件,它們看上去非常平淡,但其內(nèi)在功能、質(zhì)量等方面是高水平的。ERP軟件把主要精力放在了系統(tǒng)功能提高上,其實(shí)質(zhì)重于形式。