ERP系統(tǒng)實(shí)施設(shè)計(jì)完成后,將進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行階段,然而在系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開(kāi)發(fā)、安全等風(fēng)險(xiǎn)。因此我們必須對(duì)運(yùn)行過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)加識(shí)別并給以控制,來(lái)保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。 一、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性 據(jù)有的專(zhuān)家說(shuō):ERP實(shí)施是“三分設(shè)計(jì)、七分管理、十二分設(shè)計(jì)”由此可見(jiàn),數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的最要性。所以企業(yè)運(yùn)行ERP時(shí),要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。 1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工 由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類(lèi)非常大,如果讓一個(gè)人或幾個(gè)人來(lái)完成可能會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入的混亂,為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工,保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫(kù)存、訂單、供應(yīng)商、銷(xiāo)售、客戶(hù)等來(lái)合理的分組與組內(nèi)分工。 2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入準(zhǔn)確性 數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先,收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來(lái)源是正確的),否則會(huì)造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無(wú)效果現(xiàn)象;數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴(lài)于企業(yè)各部門(mén)數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒(méi)有遺漏、重復(fù),也沒(méi)有過(guò)時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過(guò)程中,不能引入任何附加的錯(cuò)誤。 3.尋找數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的原因,提高準(zhǔn)確性 數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因有很多種,主要有:(1)激勵(lì)機(jī)制。在以工時(shí)定額為基準(zhǔn)的獎(jiǎng)勵(lì)制度下,當(dāng)操作人員估計(jì)當(dāng)月的獎(jiǎng)金數(shù)己經(jīng)差不多了,或打算下月自己要請(qǐng)幾天假時(shí),他/她會(huì)留下一些工時(shí)放到下個(gè)月去用,而不如實(shí)填報(bào);此外,分配任務(wù)的班組長(zhǎng)還有可能把工時(shí)定額油水大的活安排給與自己關(guān)系好的人去做,甚至?xí)騺y了整體計(jì)劃?傊,以完成工時(shí)定額作為發(fā)獎(jiǎng)金的標(biāo)準(zhǔn),其指導(dǎo)思想不是以客戶(hù)滿(mǎn)意為中心,因此,必須改革這種不利于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的激勵(lì)機(jī)制。 (2)各個(gè)業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不及時(shí)。以庫(kù)存業(yè)務(wù)為例,如果沒(méi)有做到“日清月結(jié)”,編制計(jì)劃往往根據(jù)的是一個(gè)滯后的信息,得出的結(jié)論就將是錯(cuò)誤的。因此我們一定要制定規(guī)范化的“工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程”,來(lái)保證數(shù)據(jù)的正確與實(shí)時(shí)傳遞,準(zhǔn)確和實(shí)時(shí)的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)分析和決策提供可靠的保障。 4.在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的合理性 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確不等于這個(gè)數(shù)據(jù)就是合理的。拿“定貨批量”這個(gè)參數(shù)舉例,對(duì)采購(gòu)來(lái)講,由于產(chǎn)品設(shè)計(jì)上的問(wèn)題,標(biāo)準(zhǔn)化和通用化工作比較差,同一種類(lèi)型物料的規(guī)格過(guò)于雜亂,以至于按照每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨,由于批量小,會(huì)增加采購(gòu)成本。如果按照供應(yīng)商要求的最小批量定貨,又會(huì)造成庫(kù)存超量。使有些企業(yè)上了ERP系統(tǒng),庫(kù)存不但未減,反而增加的怪現(xiàn)象。 二、建立完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部控制制度 保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部控制度。 1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制 建立ERP崗位制度,要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍,切實(shí)做到事事有人管,人人有專(zhuān)責(zé),辦事有要求,工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷(xiāo)售、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。 ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要,在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位,各崗位保持相對(duì)逢君之惡。 2.建立ERP操作管理制度 通過(guò)ERP操作管理制度的建立,明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件;預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng);操作人員離開(kāi)機(jī)房前,要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令;根據(jù)本單位的情況,由專(zhuān)人保管必要的上機(jī)操作日記,記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。 3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度 建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立,要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持機(jī)房與設(shè)備的整潔等措施保證機(jī)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行;確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對(duì)有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,并且存放在不同的位置;對(duì)ERP軟件更換、修改、升級(jí)和硬件設(shè)備進(jìn)行更換時(shí),要有一定的審批手續(xù),并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督,以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;健全硬件和軟件的定時(shí)維護(hù)措施和有關(guān)防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。 4.建立ERP檔案管理制度 通過(guò)檔案管理制度的建立,實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP數(shù)據(jù)檔案的管理,并由專(zhuān)人負(fù)責(zé);做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作;對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份,并存放在不同的地點(diǎn);實(shí)現(xiàn)對(duì)磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制,防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失;同時(shí)對(duì)有關(guān)ERP開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案資料也要進(jìn)行保管。 三、認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行 實(shí)施ERP這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng),涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門(mén),關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié),想不"排練"就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用,具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段,都要事先擬出模擬提綱,記錄模擬過(guò)程和結(jié)果,尋求正確的運(yùn)行方法?傊⒛M運(yùn)行的檔案,作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。 1.軟件功能模擬運(yùn)行(原型測(cè)試) 軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能,以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異,分析差異,確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢,由軟件公司或咨詢(xún)公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后,在專(zhuān)家指導(dǎo)下進(jìn)行的。 在軟件應(yīng)用程序培訓(xùn)的過(guò)程中,培訓(xùn)教材通常都有一個(gè)案例,事先設(shè)好一套現(xiàn)成的數(shù)據(jù)企業(yè)的人員按照教材規(guī)定的步驟,學(xué)習(xí)如何操作。學(xué)習(xí)的目的是要用軟件提供的功能來(lái)解決企業(yè)的實(shí)際管理問(wèn)題。 此外,企業(yè)還必須結(jié)合自己的情況,把自己設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中,再一次運(yùn)行。可以只用極少量零部件(比如說(shuō)15-30種)的產(chǎn)品來(lái)測(cè)試,但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問(wèn)題。 在傳統(tǒng)手工管理中有許多參數(shù)是從來(lái)沒(méi)有用過(guò)的,如排隊(duì)時(shí)間、等待時(shí)間等類(lèi)的問(wèn)題,在建立工藝路線(xiàn)文件時(shí),需要在原型測(cè)試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行?試一試如果留著空白會(huì)是什么結(jié)果,錄入了又將是什么結(jié)果;數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果,影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬(wàn)不要遺留下很多"潛伏"的問(wèn)題到以后再去研究處理,否則,不僅延誤實(shí)施進(jìn)度,而且還會(huì)挫傷員工士氣。 2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行(二次開(kāi)發(fā)測(cè)試) 在原型測(cè)試之后,如果軟件原型有些功能不能滿(mǎn)足管理的需求,那么就要進(jìn)行必要的客戶(hù)化或二次開(kāi)發(fā)的工作。一般說(shuō)客戶(hù)化或用戶(hù)化是不需要修改源程序的,例如報(bào)表格式的修改等;而二次開(kāi)發(fā)可能涉及源程序,但是應(yīng)盡可能把軟件的數(shù)據(jù)下載到一個(gè)工作站或微機(jī)上開(kāi)發(fā)程序進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)整,然后再上載回去。 所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行,主要的目的是為了測(cè)試修訂后的系統(tǒng),把經(jīng)營(yíng)管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去,進(jìn)一步驗(yàn)證,直到確認(rèn)符合管理需求,可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。 同樣,模擬之前要有模擬提綱,模擬過(guò)程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果,必須得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)主管的認(rèn)可;如果有沒(méi)有研究透徹的地方,需要及時(shí)補(bǔ)課,尋求可行的解決方案。 最后,由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)會(huì)議,通過(guò)演示,征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見(jiàn),取得基本一致同意以后,草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”,作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。 3.并行運(yùn)行 如果實(shí)戰(zhàn)性模擬已經(jīng)得到高層管理人員的批準(zhǔn),并得到各個(gè)部門(mén)管理人員的一致認(rèn)可,而且實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行工作扎實(shí),就沒(méi)有必要經(jīng)歷并行運(yùn)行階段。并行運(yùn)行可以理解為一種切換前的預(yù)演,是一種特殊的模擬測(cè)試。員工對(duì)新系統(tǒng)不熟悉、不放心,不敢把原有的手工管理全部扔掉,所以有一段新老系統(tǒng)并行運(yùn)行階段。 但是,并行運(yùn)行會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題,如新老系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果不一致時(shí),以什么為準(zhǔn)?以老的為準(zhǔn)必然會(huì)否定新系統(tǒng)的價(jià)值,以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行,每項(xiàng)業(yè)務(wù)要做雙份工作,增加了管理的工作量,加重員工的負(fù)擔(dān),同時(shí)也加大企業(yè)的運(yùn)行成本,因此,并行運(yùn)行的時(shí)間根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際情況適當(dāng)?shù)目s短。 4.重視系統(tǒng)切換 不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制,希望能夠分模塊逐個(gè)實(shí)施。ERP是一個(gè)信息高度集成的系統(tǒng),如果先上一個(gè)子系統(tǒng),所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù),都將通過(guò)各類(lèi)傳票用手工錄入,因此,不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢(shì);而且一個(gè)一個(gè)模塊走,必然會(huì)延長(zhǎng)實(shí)施進(jìn)度。 如果分模塊實(shí)施,還不利于系統(tǒng)模擬運(yùn)行,不利于說(shuō)明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系,有了問(wèn)題也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決,放到以后再補(bǔ)課,必然會(huì)引起不少修改返工。 有些企業(yè)實(shí)施了兩三年還沒(méi)有結(jié)束,這個(gè)問(wèn)題是其中原因之一。因此,各個(gè)子系統(tǒng)最好是一起上,才有可能見(jiàn)到信息集成帶來(lái)的效益。 如果實(shí)行分步實(shí)施,也應(yīng)該是先上一個(gè)車(chē)間,或一個(gè)倉(cāng)庫(kù),取得經(jīng)驗(yàn)后再逐步推廣,而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程,等于破壞了信息集成,與建立管理信息化的初衷是相背的。 為了順利切換,要抓好培訓(xùn),在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù),在基本數(shù)據(jù)完整后進(jìn)行模擬。把最后模擬運(yùn)行的"管理模式"當(dāng)眾宣布并演示,得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后,再到實(shí)踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ),切換工作就會(huì)容易得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時(shí)間,一定要特別注意項(xiàng)目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系,一步一個(gè)腳印,穩(wěn)扎穩(wěn)打,不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù),欲速則不達(dá)。 四、系統(tǒng)安全控制 ERP系統(tǒng)是一個(gè)集成的系統(tǒng),通過(guò)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳遞,不僅包括部門(mén)內(nèi)的、同一企業(yè)內(nèi)部,也包括不同企業(yè)間的。同時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳遞,于是在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中也必須加強(qiáng)系統(tǒng)安全的控制。 1.服務(wù)器安全控制 主要考慮系統(tǒng)的容錯(cuò)性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率,在成本可以接受的條件下,選用具有最高安全級(jí)別的容錯(cuò)方案,保證系統(tǒng)永遠(yuǎn)不會(huì)因磁盤(pán)故障而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)中斷,如果其中一個(gè)(組)硬盤(pán)發(fā)生故障,另外一個(gè)(組)硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常工作。同時(shí)還需要注意高的可讀性能。 2.登錄安全控制 為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進(jìn)行全天候的運(yùn)行,在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)時(shí),應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)中的登錄服務(wù),通過(guò)兩臺(tái)服務(wù)臺(tái)進(jìn)行登錄權(quán)限控制,其中一臺(tái)為主控制器,另一臺(tái)作為軟備份,從而達(dá)到即使系統(tǒng)中一臺(tái)控制器發(fā)生故障,用戶(hù)也可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行日常工作的效果。對(duì)于系統(tǒng)中各類(lèi)用戶(hù)的權(quán)限也是進(jìn)行分級(jí)授權(quán),從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全潛在的不安全因素最小化。 3.數(shù)據(jù)庫(kù)安全控制 數(shù)據(jù)庫(kù)是企業(yè)應(yīng)用的核心,數(shù)據(jù)庫(kù)安全是應(yīng)當(dāng)高度重視的主要課題,為保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性,可以采用兩種措施來(lái)解除數(shù)據(jù)庫(kù)的潛在危險(xiǎn)。一是通過(guò)數(shù)據(jù)同步復(fù)制,將數(shù)據(jù)分別寫(xiě)入不同服務(wù)器系統(tǒng),時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個(gè)完全一致的備份,當(dāng)一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器因故障中斷,系統(tǒng)管理員只要通過(guò)遠(yuǎn)程管理或電子郵件告訴用戶(hù),使用另一配置文件,就可連接到另一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),正常進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。 這種同步復(fù)制由系統(tǒng)中后臺(tái)完成,用戶(hù)并沒(méi)有因此而產(chǎn)生等待。二是通過(guò)可擦寫(xiě)光盤(pán)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)日志進(jìn)行日備份,保證在人為或其他原因造成的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)時(shí),可通過(guò)日備份進(jìn)行即時(shí)恢復(fù)。 綜合所述,系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)遇到各種各樣的干擾,我們應(yīng)該在ERP系統(tǒng)運(yùn)行前做好各項(xiàng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制工作準(zhǔn)備,為ERP系統(tǒng)持續(xù)安全運(yùn)行減少風(fēng)險(xiǎn)隱患。