ERP系統(tǒng)實施設計完成后，將進入系統(tǒng)試運行階段，然而在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉換、二次開發(fā)、制度、安全等風險。我們必須對這些風險加以控制，來保證ERP系統(tǒng)的安全順利運行。

　　一、提高數(shù)據(jù)的準確性與合理性

　　據(jù)經(jīng)驗統(tǒng)計ERP系統(tǒng)的實施是“三分設計、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施過程中的重要性。所以企業(yè)在運行ERP時，要做好數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理等工作，保證數(shù)據(jù)的準確性與合理性。

　　1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工

　　由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等進行合理的分組與組內(nèi)分工。

　　2.保證數(shù)據(jù)收集的準確性

　　基礎數(shù)據(jù)輸入的準確與否是決定系統(tǒng)實施成敗的關鍵，數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象；數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應當保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。避免任何輸入的附加錯誤，應采取 (1)定義關鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單等。(2)在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。(3)定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。(4)對經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必須在系統(tǒng)內(nèi)實時反映其變化情況。 (5)建立一個相對合理的數(shù)據(jù)輸入的邏輯順序，避免正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸入不正確造成嚴重的數(shù)據(jù)附加錯誤。

　　3.保證數(shù)據(jù)輸入的格式

　　在數(shù)據(jù)輸入前，我們根據(jù)公司的實際情況已經(jīng)設置了相當合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們在數(shù)據(jù)輸入時應嚴格按照數(shù)據(jù)的格式進行，選擇合適的數(shù)據(jù)格式(比如EXCEL數(shù)據(jù)格式)轉換程序，以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，便于數(shù)據(jù)的核對，減少數(shù)據(jù)的輸入錯誤，提高數(shù)據(jù)輸入的效率與正確性。

　　4.保證數(shù)據(jù)關系安全性

　　ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關系非常復雜，除了由關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)強制實現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫級的關系外，還有許多由系統(tǒng)的應用程序來保證的應用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫;一個人員必須具有一個預先定義的該人員所屬的部門類)。無論采用何種辦法，任何輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統(tǒng)產(chǎn)生不可預料的后果。

　　5.做好數(shù)據(jù)格式設計與數(shù)據(jù)輸入的人員溝通與部門協(xié)調(diào)。

　　高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應該在與一線人員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操作的合理數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。同時ERP系統(tǒng)又跨若干個部門，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來源于各個部門，同時這些數(shù)據(jù)之間具有一個的邏輯關系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸入工作，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運用各種激勵措施提高相關人員的積極性，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完整性。

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　　二、建立完善的系統(tǒng)試運行內(nèi)部控制制度

　　保證ERP系統(tǒng)的正常運行是一個復雜的系統(tǒng)工程，我們應該根據(jù)企業(yè)的實際建立起完善的系統(tǒng)試運行內(nèi)部控制度。

　　1.建立健全的ERP崗位責任制

　　建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設置崗位，各崗位保持相對合理與穩(wěn)定性。

　　2.建立ERP操作管理制度

　　通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經(jīng)授權人員操作ERP軟件；預防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開機房前，要執(zhí)行相應的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

　　3.建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

　　建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)、保持機房與設備的整潔等措施保證機房設備和計算機正常運行；確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對有關磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進行雙備份，并且存放在不同的位置；對ERP軟件更換、修改、升級和硬件設備進行更換時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關人員進行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全；健全硬件和軟件的定時維護措施和有關防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。

　　4.建立ERP檔案管理制度

　　通過檔案管理制度的建立，實現(xiàn)對ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人負責；做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作；對重要的ERP檔案進行雙備份，并存放在不同的地點；實現(xiàn)對磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失；同時對有關ERP開發(fā)設計有關的檔案資料也要進行保管。

　　三、認真進行模擬運行

　　實施ERP這樣一個大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務部門，關系到各個業(yè)務流程細節(jié)，想不"排練"就直接拿到實際中去應用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結果，尋求正確的運行方法。總之，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據(jù)。

　　1.軟件功能模擬運行(原型測試)

　　軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數(shù)之間的關系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應用培訓后，在專家指導下進行的。企業(yè)結合自己的情況，把設計好的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中進行運行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測試，但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。比如在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會是什么結果，錄入了又將是什么結果；數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結果，影響有多大。模擬測試千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。

　　2.實戰(zhàn)性模擬運行(二次開發(fā)測試)

　　所謂的實戰(zhàn)性模擬運行，主要的目的是為了測試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營管理中的實際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進一步驗證，直到確認符合管理需求，可以放心地實際應用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實戰(zhàn)性模擬的結果，必須得到各個業(yè)務部門主管的認可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時補課，尋求可行的解決方案。最后，由項目領導小組召開會議，通過演示，征求所有相關的業(yè)務人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務流程制定的“工作規(guī)程和工作準則”，作為切換實施的規(guī)范化依據(jù)。

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　　3.并行運行

　　并行運行可以理解為一種切換前的預演，是一種特殊的模擬測試。員工對新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運行階段。但是，并行運行會帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運行的結果不一致時，以什么為準？以老的為準必然會否定新系統(tǒng)的價值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時運行，每項業(yè)務要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負擔，同時也加大企業(yè)的運行成本，因此，并行運行的時間根據(jù)系統(tǒng)的特點與企業(yè)的實際情況適當?shù)目s短。

　　4.重視系統(tǒng)切換

　　不少企業(yè)由于受管理基礎和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個實施。ERP是一個信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務流程數(shù)據(jù)，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢；而且一個一個模塊走，必然會延長實施進度。如果分模塊實施，還不利于系統(tǒng)模擬運行，不利于說明一些業(yè)務之間信息的相互集成關系，有了問題也不易及時發(fā)現(xiàn)并解決，放到以后再補課，必然會引起不少修改返工。有些企業(yè)實施了兩三年還沒有結束，這個問題是其中原因之一。因此，各個子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實行分步實施，也應該是先上一個車間，或一個倉庫，取得經(jīng)驗后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務流程。割斷了業(yè)務流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。

　　為了順利切換，要抓好培訓，在培訓的基礎上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進行模擬。把最后模擬運行的"管理模式"當眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認可批準后，再到實踐中執(zhí)行。有了群眾基礎，切換工作就會容易得多。寧可在打基礎工作上多花些時間，一定要特別注意項目管理要求的先導與后續(xù)工作的關系，一步一個腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復，欲速則不達。

　　四、系統(tǒng)安全控制

　　ERP系統(tǒng)是一個集成的系統(tǒng)，通過業(yè)務流程實現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳遞，不僅包括部門內(nèi)的、同一企業(yè)內(nèi)部，也包括不同企業(yè)間的。同時可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳遞，于是在系統(tǒng)運行過程中也必須加強系統(tǒng)安全的控制。

　　1.服務器安全控制

　　主要考慮系統(tǒng)的容錯性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率，在成本可以接受的條件下，選用具有最高安全級別的容錯方案，保證系統(tǒng)永遠不會因磁盤故障而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)中斷，如果其中一個(組)硬盤發(fā)生故障，另外一個 (組)硬盤中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常工作。同時還需要注意高的可讀性能。

　　2.登錄安全控制

　　為保證網(wǎng)絡系統(tǒng)可以進行全天候的運行，在設計網(wǎng)絡時，應當重視系統(tǒng)中的登錄服務，通過兩臺服務臺進行登錄權限控制，其中一臺為主控制器，另一臺作為軟備份，從而達到即使系統(tǒng)中一臺控制器發(fā)生故障，用戶也可以登錄系統(tǒng)進行日常工作的效果。對于系統(tǒng)中各類用戶的權限也是進行分級授權，從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡安全潛在的不安全因素最小化。

　　3.數(shù)據(jù)庫安全控制

　　數(shù)據(jù)庫是企業(yè)應用的核心，數(shù)據(jù)庫安全是應當高度重視的主要課題，為保證數(shù)據(jù)庫的安全性，可以采用兩種措施來解除數(shù)據(jù)庫的潛在危險。一是通過數(shù)據(jù)同步復制，將數(shù)據(jù)分別寫入不同服務器系統(tǒng)，時刻保持數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個完全一致的備份，當一臺數(shù)據(jù)庫服務器因故障中斷，系統(tǒng)管理員只要通過遠程管理或電子郵件告訴用戶，使用另一配置文件，就可連接到另一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，正常進行業(yè)務處理.這種同步復制由系統(tǒng)中后臺完成，用戶并沒有因此而產(chǎn)生等待。二是通過可擦寫光盤對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)日志進行日備份，保證在人為或其他原因造成的數(shù)據(jù)不準時，可通過日備份進行即時恢復。

　　綜合所述，系統(tǒng)在試運行過程中會遇到各種各樣的干擾，我們應該在ERP系統(tǒng)運行前做好各項運行風險的識別與控制工作準備，為ERP系統(tǒng)持續(xù)安全運行減少風險隱患。