一.現(xiàn)行ERP系統(tǒng)存在的問(wèn)題 用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),用信息化帶動(dòng)工業(yè)化,實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展,己成為我們的國(guó)策。制造業(yè)信息化,特別是管理信息化,受到國(guó)家和企業(yè)的高度重視。應(yīng)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)制造業(yè)企業(yè)的管理信息化這也成為人們的共識(shí)。 傳統(tǒng)ERP為制造業(yè)企業(yè)產(chǎn)供銷(xiāo)人財(cái)物的管理提供了一整套優(yōu)化企業(yè)資源利用,集物流、信息流、資金流為一體的現(xiàn)代化管理工具。但是它在過(guò)程集成和企業(yè)間集成方面存在不足。具體表現(xiàn)在: 1.傳統(tǒng)ERP是一個(gè)面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng)。 它為業(yè)務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)處理功能,但是每個(gè)業(yè)務(wù)處理都不是孤立的,它一定與其它部門(mén)、其它人、其它事務(wù)有關(guān),這就構(gòu)成了一個(gè)業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)ERP對(duì)這個(gè)業(yè)務(wù)流程缺乏有效的控制和管理。一些業(yè)務(wù)流程被寫(xiě)死在程序里,非此及彼,必須按其執(zhí)行,否則就要修改程序。許多流程是由人工離線完成的。ERP產(chǎn)生了許多報(bào)表、文件被打印裝訂成冊(cè),按流程規(guī)定交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。這樣的工作方式把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)放在了系統(tǒng)之外。他們進(jìn)不進(jìn)入系統(tǒng)都無(wú)所謂,即使進(jìn)入系統(tǒng)也只是查詢(xún)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息,而不是用系統(tǒng)來(lái)行使領(lǐng)導(dǎo)職能。其后果之一是,領(lǐng)導(dǎo)置于系統(tǒng)之外,他們不關(guān)心系統(tǒng)的運(yùn)行,使系統(tǒng)的實(shí)施效果大打折扣。其二,信息化本該向無(wú)紙化方向發(fā)展,一切信息都己存放在系統(tǒng)之中,完全可以通過(guò)在線電腦進(jìn)行查詢(xún)和處理辦公業(yè)務(wù)。但是由于沒(méi)有業(yè)務(wù)流程的控制,業(yè)務(wù)人員必須把需要領(lǐng)導(dǎo)審批的報(bào)表、報(bào)告、文件經(jīng)過(guò)打印裝禎成冊(cè),呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。從而使得現(xiàn)行ERP系統(tǒng)不是省紙化、無(wú)紙化,而是多紙化、好紙化。這不僅增加了系統(tǒng)的運(yùn)行成本,而且大大降低了辦公效率,降低了業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理和控制。 2.固化的業(yè)務(wù)流程,非常不利于業(yè)務(wù)流程的改變。 大家都知道,我國(guó)企業(yè)正在從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變,從區(qū)域經(jīng)濟(jì)向世界經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變,由傳統(tǒng)制造向敏捷制造、虛擬制造發(fā)展。為了應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,企業(yè)要不斷地改進(jìn)自己的管理,實(shí)施流程再造。這一切都意味著企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是不斷改變的。所以傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)必須是功能可重構(gòu)、流程可改變、高度柔性的系統(tǒng)。為此將工作流管理技術(shù)引入ERP系統(tǒng)就成為必然的結(jié)果。 二.工作流管理的相關(guān)基本概念 工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域。他是針對(duì)日常工作中具有固定程序的活動(dòng)而提出的一個(gè)概念。目的是通過(guò)將一個(gè)具體的工作分解成多個(gè)任務(wù)、角色,通過(guò)一定的規(guī)則和過(guò)程,約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控,達(dá)到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平。在20世紀(jì)80年代中期發(fā)展起來(lái)的工作流技術(shù)為企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供了先進(jìn)的手段。90年代隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,該技術(shù)得到了快速地發(fā)展,特別是在生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域,結(jié)合先進(jìn)的ERP應(yīng)用系統(tǒng)得到較好地應(yīng)用。 1.工作流的基本概念和定義 1993年工作流管理聯(lián)盟成立,制定了相關(guān)的系列標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)給出了工作流的定義是:"工作流是一類(lèi)能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程,它根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行"。當(dāng)然,還有其他的一些定義,但基本上都說(shuō)明"工作流是經(jīng)營(yíng)過(guò)程的一個(gè)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn),而工作流管理系統(tǒng)則是這一實(shí)現(xiàn)的軟件環(huán)境"。 使用工作流來(lái)作為經(jīng)營(yíng)過(guò)程的實(shí)現(xiàn)技術(shù),首先要求工作流系統(tǒng)能夠反映經(jīng)營(yíng)過(guò)程的如下幾個(gè)方面的問(wèn)題:經(jīng)營(yíng)過(guò)程是什么(活動(dòng)、任務(wù))、怎么做(條件、規(guī)則)、由誰(shuí)來(lái)做(組織、角色)、做的怎樣(監(jiān)控)。 工作流管理系統(tǒng)的定義是:"工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)軟件系統(tǒng),它完成工作流的定義和管理,并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行"。工作流系統(tǒng)不同于ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng),更大程度上要滿(mǎn)足企業(yè)的業(yè)務(wù)操作功能(帶有部分固定流程模式,靈活性欠缺),具體解決某個(gè)或某些領(lǐng)域的問(wèn)題,提高事務(wù)處理的效率和水平;工作流管理系統(tǒng)的著眼點(diǎn)是面向市場(chǎng)、客戶(hù),是在企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)層提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理水平,強(qiáng)化企業(yè)的市場(chǎng)意識(shí)。在工作流管理系統(tǒng)的支撐下,通過(guò)集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng)(ERP、CRM、SCM等),才能良好地完成對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程運(yùn)行的支持,在更廣的范圍內(nèi),不同的時(shí)間跨度上做好企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理,提高企業(yè)的整體水平和競(jìng)爭(zhēng)力。 2.工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu) 為了實(shí)現(xiàn)工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開(kāi)放性,異構(gòu)的工作流管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成,工作流管理聯(lián)盟提出了工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的參考模型,該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。參考圖如圖1。 軟件構(gòu)件:完成相應(yīng)功能的實(shí)現(xiàn),包括流程過(guò)程定義,流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結(jié)束等。 系統(tǒng)控制數(shù)據(jù):存儲(chǔ)本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進(jìn)行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結(jié)果等數(shù)據(jù)。 其他應(yīng)用與應(yīng)用數(shù)據(jù):供工作流系統(tǒng)調(diào)用的外部應(yīng)用和數(shù)據(jù)。 3.系統(tǒng)的軟件構(gòu)件 通過(guò)分析,我們可以看到,工作流管理系統(tǒng)的軟件構(gòu)件是實(shí)現(xiàn)工作流管理的基本構(gòu)件,負(fù)責(zé)整個(gè)工作流管理的基本功能實(shí)現(xiàn)。它包括:工作流模型建立,工作流執(zhí)行服務(wù),客戶(hù)應(yīng)用管理。 工作流模型建立:工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務(wù)、執(zhí)行的過(guò)程所需要的所有信息,它是工作流管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。它可以利用第三方的建模工具,形象化建立流程模型,并通過(guò)接口關(guān)系,建立系統(tǒng)所需要的控制數(shù)據(jù);也可以通過(guò)系統(tǒng)本身的流程定義,直接生成控制數(shù)據(jù)。在流程定義中,要包括:流程、活動(dòng)、轉(zhuǎn)換條件、相關(guān)數(shù)據(jù)、角色、需要的應(yīng)用等實(shí)體。 工作流執(zhí)行服務(wù):工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心。它是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的任務(wù)調(diào)度器。在過(guò)程建立完畢后,將由工作流執(zhí)行服務(wù)進(jìn)行全面管理、監(jiān)控和調(diào)度具體的實(shí)例執(zhí)行。包括:過(guò)程的實(shí)例化和執(zhí)行、為過(guò)程和活動(dòng)進(jìn)行調(diào)度、與外部資源交互、處理相關(guān)數(shù)據(jù)。 客戶(hù)應(yīng)用管理:是客戶(hù)操作具體任務(wù)和活動(dòng)的管理模塊,負(fù)責(zé)工作流任務(wù)表中任務(wù)的分發(fā)管理?梢詫⒁粋(gè)工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶(hù);同時(shí),也可以針對(duì)多個(gè)工作流產(chǎn)品或者是多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品,編寫(xiě)通用的任務(wù)管理器,進(jìn)行系統(tǒng)的集成; 4.系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類(lèi) 工作流管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以分成:工作流控制數(shù)據(jù),它是工作流執(zhí)行服務(wù)對(duì)其進(jìn)行控制,用于處理過(guò)程或活動(dòng)實(shí)例;相關(guān)數(shù)據(jù),控制過(guò)程實(shí)例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的條件,并決定相關(guān)的邏輯走向,可以被應(yīng)用所修改;應(yīng)用數(shù)據(jù),是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù),反映的是具體業(yè)務(wù)的實(shí)際內(nèi)容信息,它是在整個(gè)流程中進(jìn)行流動(dòng)。實(shí)際上,前兩個(gè)數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數(shù)據(jù),第三類(lèi)數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中,能夠?qū)RP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)在進(jìn)行流程控制的過(guò)程中,通過(guò)一次性的數(shù)據(jù)輸入、流程的控制,到最后自動(dòng)產(chǎn)生到具體的應(yīng)用系統(tǒng),將會(huì)提高整個(gè)系統(tǒng)的最大效能;同時(shí),ERP系統(tǒng)中的相關(guān)信息的訪問(wèn),將有助于一個(gè)過(guò)程實(shí)例的最終決策。因此,ERP應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠在工作流系統(tǒng)中被有效的訪問(wèn)和更新,將是至關(guān)重要的。 5.其它應(yīng)用的調(diào)用 工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和實(shí)施中,都必須提供足夠的柔性,來(lái)滿(mǎn)足不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交互時(shí),要提供足夠的靈活性?梢越(yīng)用接口規(guī)范和提供標(biāo)準(zhǔn)的API函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進(jìn)行交互;可以建立靈活的調(diào)用通道,直接調(diào)用ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行事務(wù)處理,這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進(jìn)行。 三、工作流技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀 工作流技術(shù)的發(fā)展,經(jīng)過(guò)十幾年的努力,取得一定的結(jié)果。但在實(shí)際應(yīng)用中,應(yīng)用的企業(yè)還是較少,應(yīng)用的范圍窄,效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成性有關(guān),也有企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān),具體有以下幾點(diǎn): 1.工作流底層環(huán)境的建立 工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎(chǔ)上,才能實(shí)現(xiàn)分布計(jì)算,這要額外付出經(jīng)費(fèi)和精力進(jìn)行構(gòu)筑,這是企業(yè)所不希望的,從而限制了在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。 2.標(biāo)準(zhǔn)化程度差 不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有自己獨(dú)立的一套工作流模型、工作流定義語(yǔ)言、API函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進(jìn)行交互,集成的效果不理想,不能方便地在不同系統(tǒng)間進(jìn)行應(yīng)用對(duì)像的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方便交流。 3.系統(tǒng)的集成性不理想 工作流管理系統(tǒng)沒(méi)有達(dá)到真正地集成,還是在自己獨(dú)立地運(yùn)行,處理一些行政上的簡(jiǎn)單的流程業(yè)務(wù),不能很好將OA、ERP、CRM、SCM等具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起,達(dá)到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目的。 4.實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜性 實(shí)施一個(gè)完整的工作流管理系統(tǒng),是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程,要了解其它應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)、進(jìn)行流程處理分析、業(yè)務(wù)流程的改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等。并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合,原因是企業(yè)不可能在短的時(shí)間內(nèi)了解所有系統(tǒng)的來(lái)龍去脈,并得以實(shí)現(xiàn)。 5.系統(tǒng)的安全性 系統(tǒng)中對(duì)于并發(fā)訪問(wèn)和異常錯(cuò)誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)非正常退出,如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性還需要解決。 6.企業(yè)管理者的觀念改變 一個(gè)系統(tǒng)實(shí)施的好與壞,與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。要改變手工管理中不合理的流程方式,充分借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)指導(dǎo)工作。設(shè)想一個(gè)管理者都不經(jīng)常進(jìn)入企業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng),那末,如何能夠使該系統(tǒng)發(fā)揮作用和提高管理水平。任何一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施成功標(biāo)記就是:成功=使用。 目前工作流技術(shù)的研究日益受到人們的重視,不僅有大學(xué)和研究機(jī)構(gòu)在開(kāi)展多項(xiàng)研究、產(chǎn)品供應(yīng)商也在不斷地推出新的產(chǎn)品,來(lái)補(bǔ)充應(yīng)用中存在的不足。研究的主要問(wèn)題包括三個(gè)方面:工作流的理論基礎(chǔ),包括:體系、模型、語(yǔ)言、接口等;工作流實(shí)現(xiàn)技術(shù),包括:性能、可靠性方面的研究;工作流技術(shù)的應(yīng)用,包括:實(shí)施方法、應(yīng)用集成等。 四.工作流與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用 工作流在ERP系統(tǒng)的發(fā)展中,是一個(gè)相當(dāng)重要的里程碑,對(duì)企業(yè)IT的應(yīng)用帶來(lái)的變化是極其強(qiáng)烈的。以工作流為基礎(chǔ)可配置可重構(gòu)的ERP系統(tǒng),可以將工作流和ERP的事務(wù)處理結(jié)合在一起進(jìn)行考慮,將具有更好的集成性,具有更長(zhǎng)的生命周期。國(guó)家863計(jì)劃提出的新一代ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)中,明確要求以工作流引擎為基礎(chǔ),加強(qiáng)流程控制與事務(wù)處理系統(tǒng)的集成。通過(guò)我們的實(shí)際研發(fā),總結(jié)出工作流與ERP系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的關(guān)系: 1.以工作流實(shí)現(xiàn)ERP和OA集成 企業(yè)過(guò)程管理非常重要,經(jīng)常有些業(yè)務(wù)是貫穿ERP和OA兩個(gè)系統(tǒng)的。例如采購(gòu)流程包括:采購(gòu)申請(qǐng)、申批、定單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等,他涉及到組織、角色、任務(wù)和過(guò)程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起,讓企業(yè)過(guò)程管理隨時(shí)得到監(jiān)控。以圖2采購(gòu)費(fèi)用用款申請(qǐng)流程為例。 在圖2中的采購(gòu)用款申請(qǐng)流程的定義、審批、傳送是OA系統(tǒng)完成,采購(gòu)用款申請(qǐng)、付款、作憑證是ERP系統(tǒng)功能,通過(guò)OA系統(tǒng)直接調(diào)用ERP的中采購(gòu)用款申請(qǐng)錄入、付款錄入、憑證錄入功能完成。用戶(hù)同時(shí)應(yīng)用ERP和OA系統(tǒng)共同完成采購(gòu)用款申請(qǐng)流程。 ERP和OA的集成,使ERP的每個(gè)功能業(yè)務(wù)通過(guò)工作流,按照業(yè)務(wù)流程模式執(zhí)行,改變傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)按功能模塊組織的形式,例如:采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、庫(kù)存管理等等,他把ERP中零散的功能通過(guò)業(yè)務(wù)流程連接在一起,共同完成一個(gè)任務(wù)。在OA系統(tǒng)中可以調(diào)用ERP的功能,在ERP系統(tǒng)也可以調(diào)用OA的信息,他對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)加強(qiáng)監(jiān)督和控制起了很大的作用。 2.工作流和BPR 工作流與BPR的概念,已經(jīng)被幾乎所有的研究者聯(lián)系在一起研究和應(yīng)用。激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境,需要企業(yè)不斷地改變自己以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。企業(yè)兼并、內(nèi)部重組、工作流程改變是經(jīng)常發(fā)生的事情。一個(gè)基于工作流、可配置、可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)對(duì)于BPR十分重要。 企業(yè)組織的運(yùn)營(yíng)都包含了許多的業(yè)務(wù)流程。建設(shè)ERP系統(tǒng)的重要工作之一就是對(duì)用戶(hù)的工作流程的分析、建模和實(shí)施。工作流是支持企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程重組和ERP系統(tǒng)動(dòng)態(tài)重構(gòu)的關(guān)鍵技術(shù),工作流技術(shù)可以支持應(yīng)用程序按用戶(hù)定義的流程或路線進(jìn)行運(yùn)行。傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中,不能適應(yīng)企業(yè)的流程變化;基于工作流的ERP系統(tǒng),可以通過(guò)流程的再定義,靈活地將應(yīng)用系統(tǒng)的功能連接在一起,快速完成企業(yè)BPR和ERP系統(tǒng)的搭建。 綜上所述,工作流管理技術(shù)是解決業(yè)務(wù)過(guò)程集成的重要手段,它與ERP或其他管理信息系統(tǒng)的集成,將實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的管理、控制和過(guò)程的自動(dòng)化,使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正集成,實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。所以工作流管理技術(shù)受到人們的高度重視并得到快速的發(fā)展。
從圖1的體系結(jié)構(gòu)中,我們可以看出,工作流管理系統(tǒng)主要內(nèi)容分三部分。