摘 要:“信息孤島”是目前企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的嚴(yán)重的問(wèn)題,是信息化提升效率的重要瓶頸。信息資源規(guī)劃(Information Resource Planning,簡(jiǎn)稱IRP)是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的信息,從采集、處理、傳輸?shù)绞褂玫娜嬉?guī)劃。信息集成是將基于信息技術(shù)的資源及應(yīng)用聚集成一個(gè)協(xié)同工作的整體,集成包括功能交互、信息共享及數(shù)據(jù)通訊三個(gè)方面的管理與控制。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,無(wú)時(shí)無(wú)刻都有信息的產(chǎn)生、流動(dòng)及使用。信息資源規(guī)劃是為了消除“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)信息更好的集成。規(guī)劃在先,集成在后;規(guī)劃是要求,集成是手段,目的是統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)、統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)。 關(guān)鍵詞:信息化;規(guī)劃;集成 由于企業(yè)存在“信息孤島”,企業(yè)數(shù)據(jù)的一致性無(wú)法保證,信息及時(shí)共享、反饋難,信息需要重復(fù)多次的輸入,信息孤島使得大量的信息資源不能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用,效率低下,已經(jīng)成為阻礙企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的最大障礙。信息資源(Information Resources)與人、財(cái)、物資源一樣,都是企業(yè)的重要資源。目前,許多企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到信息資源規(guī)劃的重要性,認(rèn)識(shí)到它是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程。只有做好信息資源規(guī)劃工作,才能理清并規(guī)范企業(yè)的真正需求,貫徹信息化建設(shè)的"應(yīng)用主導(dǎo)"方針;才能消除因缺乏信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)而產(chǎn)生的“信息孤島”。 整合信息資源,實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)集成;才能指導(dǎo)OA、MES、SCM、ERP、CRM、BI等應(yīng)用軟件的選型和二次開發(fā)、系統(tǒng)的集成并保證信息化項(xiàng)目的總體成功實(shí)施。 一、“信息孤島”對(duì)企業(yè)的制約和影響 “信息孤島”有“單項(xiàng)孤島”和“系統(tǒng)孤島”之分,由于企業(yè)“信息孤島”的存在,會(huì)造成“信息瓶頸”,給企業(yè)“信息共享”帶來(lái)不便。 1、由于信息不能共享,使得大量原始憑證(信息)多次在不同“孤島”上重復(fù)錄入,重復(fù)的次數(shù)越多則越容易出錯(cuò),不僅增加了核對(duì)工作量,而且降低了管理(和設(shè)計(jì))效率。由于信息多頭使用和維護(hù),造成信息更新的同步性差,破壞了信息的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性,使管理失去了統(tǒng)一的依據(jù)。 2、由于“信息孤島”間缺乏業(yè)務(wù)功能交互與信息共享,致使企業(yè)的物流、資金流和信息流地脫節(jié),結(jié)果造成賬賬不符、賬物不符,不僅難以進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)(如成本等)核算,而且難以對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施有效監(jiān)控,導(dǎo)致不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的問(wèn)題,造成計(jì)劃失控、庫(kù)存過(guò)量、采購(gòu)與銷售環(huán)節(jié)的暗箱操作等給企業(yè)帶來(lái)無(wú)效勞動(dòng)、資源浪費(fèi)和效益流失的后果。 3、“信息孤島”之間業(yè)務(wù)功能沒(méi)有交互,信息缺乏共享,所以,封閉在部門內(nèi)部的信息就帶有很大程度的私有性。通常,越是掌握重要信息的部門就越是擁有優(yōu)越于其他部門的權(quán)力,往往為了維護(hù)本部門的權(quán)威和利益,也就不愿意同其他部門共享自己掌握的信息,甚至出于部門或個(gè)人的利益需要隨意改賬、弄虛作假、虛報(bào)瞞報(bào),這種嚴(yán)重。 4、在“信息孤島”存在的情況下,信息管理缺乏相應(yīng)的管理手段和管理規(guī)范,給系統(tǒng)信息的安全、保密以及一致性等工作帶來(lái)巨大困難。 5、信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)不統(tǒng)一,沒(méi)有統(tǒng)一的代碼系統(tǒng)。 總之,由于“信息孤島”的存在,會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)致命障礙,影響企業(yè)信息化進(jìn)程。要消除“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)信息集成,必須進(jìn)行信息資源規(guī)劃。 二、如何進(jìn)行信息資源規(guī)劃 由于信息資源的存在,“信息孤島”的既成事實(shí),信息資源的規(guī)劃就顯得非常必要。 信息資源規(guī)劃的實(shí)施主要是建立數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),并落實(shí)企業(yè)應(yīng)用需求建立功能模型、數(shù)據(jù)模型和系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)模型。在規(guī)劃的同時(shí)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理、整合、優(yōu)化,并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘,為應(yīng)用系統(tǒng)集成提供全面的解決方案。 企業(yè)信息化是一項(xiàng)相當(dāng)艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程,信息資源規(guī)劃是這項(xiàng)工程的基礎(chǔ)工作。信息資源規(guī)劃基礎(chǔ)工作做不好,企業(yè)信息化大廈的地基就不牢,導(dǎo)致整個(gè)信息化建設(shè)不能正確持續(xù)的發(fā)展。本人認(rèn)為企業(yè)要想成功實(shí)施信息資源規(guī)劃,應(yīng)遵以下原則。 信息資源(Information Resources)與人力、物力、財(cái)力和自然資源一樣,都是企業(yè)的重要資源,因此,應(yīng)該像管理其他資源那樣管理信息資源。IRM(Information Resources Management)簡(jiǎn)稱IRM是企業(yè)管理的必要環(huán)節(jié),應(yīng)該納入企業(yè)管理的預(yù)算。IRM追求高效、實(shí)效、經(jīng)濟(jì)。信息資源規(guī)劃考慮以下六個(gè)方面問(wèn)題。 1、重新進(jìn)行企業(yè)信息集成統(tǒng)一規(guī)劃和構(gòu)思。形成企業(yè)信息集成模型和規(guī)范,在保證各個(gè)數(shù)據(jù)流暢通的前提下,達(dá)到消除“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)各個(gè)子系統(tǒng)的高速、高效互聯(lián),達(dá)到信息共享和網(wǎng)上數(shù)據(jù)交換,提高信息傳遞效率。 。病⒗眄樒髽I(yè)的數(shù)據(jù)流。企業(yè)信息化作為一個(gè)嚴(yán)密的信息系統(tǒng),數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和可靠性是以各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確為基礎(chǔ)的。企業(yè)信息化建設(shè)中有一句老話:“三分技術(shù),七分管理,十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,信息系統(tǒng)的實(shí)施是建立在完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上的,而信息系統(tǒng)的成功運(yùn)行則是基于對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理。因此,理順企業(yè)的數(shù)據(jù)流是企業(yè)信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵之一。 。、企業(yè)信息化就是利用技術(shù)的手段將先進(jìn)的企業(yè)管理思想融入企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中,在這個(gè)過(guò)程中將最終實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)、物流、業(yè)務(wù)流程、成本核算、客戶關(guān)系管理及供應(yīng)鏈管理等各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)管理。因此要明確部門間哪些數(shù)據(jù)需要共享,哪些數(shù)據(jù)要上報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),哪些部門需要獲取外部的知識(shí)或信息,企業(yè)的哪些數(shù)據(jù)需要對(duì)外發(fā)布和宣傳,哪些數(shù)據(jù)需要保密,子公司要與總公司交換哪些數(shù)據(jù)等等。當(dāng)數(shù)據(jù)流理順后,相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理流程也就一目了然,管理流程也就理順了。 4、“以數(shù)據(jù)為中心”的系統(tǒng)集成,建立主題數(shù)據(jù)庫(kù)。如果我們把分析信息系統(tǒng)集成問(wèn)題的著眼點(diǎn)放在信息流上,通過(guò)信息流將企業(yè)各部門的主要功能“穿起來(lái)”,而不是根據(jù)現(xiàn)有部門的功能來(lái)考慮信息系統(tǒng)的集成問(wèn)題,就可以建立起既具有穩(wěn)定性,有具有靈活性的全企業(yè)集成化的信息系統(tǒng)模型。這就是“以數(shù)據(jù)為中心”的系統(tǒng)集成的大思路。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是穩(wěn)定的,處理是多變的。建立面向業(yè)務(wù)主題建庫(kù)(不是面向單證報(bào)表建庫(kù)),主題數(shù)據(jù)庫(kù)有以下特征:(1)、支持信息共享;(2)、要求所有源數(shù)據(jù)一次一處輸入系統(tǒng)(不是多次多處輸入);(3)、每個(gè)主題數(shù)據(jù)庫(kù)都由基本表(BaseTable)構(gòu)成,基本表具有原子性(表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)是數(shù)據(jù)元素)、演繹性(可由表中的數(shù)據(jù)生成全部輸出數(shù)據(jù))和規(guī)范性(表中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)滿足三范式要求)。 。、建立信息資源管理基礎(chǔ)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一基礎(chǔ)代碼。整合信息資源,消除“信息孤島”!靶畔⒐聧u”產(chǎn)生的技術(shù)原因,是由于缺乏信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn);信息資源規(guī)劃過(guò)程就是開始建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程,從而為整合信息資源,實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)集成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),打造了高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境。 。丁⒁云髽I(yè)為主體,并建立咨詢管理機(jī)制,企業(yè)借助外腦,搞清信息資源規(guī)劃的需求。企業(yè)在應(yīng)用軟件選型要有主動(dòng)權(quán),保證OA、MES、SCM、CRM、ERP、BI在同一平臺(tái)、環(huán)境下實(shí)施。否則,雖經(jīng)過(guò)管理咨詢、多方考察和論證,由于自己心中無(wú)“數(shù)”,容易犯“削足適履”的錯(cuò)誤。 在信息資源規(guī)劃過(guò)程中必須明確目標(biāo),制訂適合的規(guī)劃方案,并防止形成新的“信息孤島”。要考慮集成的開放性,考慮為企業(yè)信息化的發(fā)展留出發(fā)展余地。 三、如何進(jìn)行信息集成 信息集成是兩個(gè)或兩個(gè)以上的相對(duì)獨(dú)立的實(shí)體(可獨(dú)立運(yùn)行)在功能、信息、資源、組織等方面銜接起來(lái),成為統(tǒng)一的整體。 集成分類:集成分物理集成、信息集成、功能集成。物理集成是指設(shè)備(包括計(jì)算機(jī))的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通。信息集成是指通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)互相存取信息。功能集成是指系統(tǒng)之間各功能的協(xié)調(diào)運(yùn)行。 集成包含了信息層面和應(yīng)用層面。對(duì)功能交互的管理與控制就是有計(jì)劃地、按業(yè)務(wù)流程和相應(yīng)規(guī)則建立分布于不同計(jì)算機(jī)的應(yīng)用系統(tǒng)之間的相互關(guān)聯(lián)的邏輯關(guān)系,而這種邏輯關(guān)系又是通過(guò)相互間信息的共享和信息的交換體現(xiàn)的。同時(shí),通過(guò)對(duì)信息共享及數(shù)據(jù)通訊的管理與控制以確保信息的統(tǒng)一性、完整性、準(zhǔn)確性、安全性、及時(shí)性、使用的方便性等,為不同系統(tǒng)間的功能交互過(guò)程中的業(yè)務(wù)處理營(yíng)造同一的信息基礎(chǔ)環(huán)境,進(jìn)而保證業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性、主動(dòng)性和動(dòng)態(tài)性?傊,就是通過(guò)對(duì)功能交互、信息共享及數(shù)據(jù)通訊三個(gè)方面的管理與控制使信息與業(yè)務(wù)流程、信息與應(yīng)用之間形成一個(gè)協(xié)同的整體。 綜上,凡是相互之間在功能上互不關(guān)聯(lián)的,信息不共享、不交換的以及存在信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相脫節(jié)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)就是“信息孤島”。信息集成和信息孤島是意義上對(duì)立的兩個(gè)概念,由信息孤島走向信息集成是企業(yè)信息化的重要目標(biāo)。 四、企業(yè)實(shí)現(xiàn)“集成”的操作建議 1、制定企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃 為消除“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)信息集成,必須要站在企業(yè)整體高度,以全面和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。規(guī)劃要遠(yuǎn)近結(jié)合,既要滿足企業(yè)當(dāng)前需要又要有較好的可擴(kuò)展性和兼容性。規(guī)劃需要通過(guò)企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和管理需求分析來(lái)確定企業(yè)信息集成化建設(shè)的總體目標(biāo),根據(jù)企業(yè)能力并結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要制定總目標(biāo)下的分步實(shí)施計(jì)劃,也就是按規(guī)劃中所規(guī)范的信息集成內(nèi)容和實(shí)現(xiàn)集成的技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制約部門或個(gè)人在實(shí)施過(guò)程中由于各行其是、隨意引進(jìn)而制造新的“信息孤島”的行為,進(jìn)而按總體規(guī)劃要求分階段地引進(jìn)、實(shí)施所規(guī)定的集成信息技術(shù)(如ERP、PDM等)以消除現(xiàn)存的“孤島”逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息集成的總體目標(biāo)。 總體規(guī)劃地制定需要一定的信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn),需要一定的專業(yè)知識(shí)和人才,對(duì)于目前大多數(shù)尚不具備這些資源能力的企業(yè),有必要通過(guò)專業(yè)的信息化咨詢公司的服務(wù)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)總體方案的制定。 2、加強(qiáng)過(guò)程管理,規(guī)范業(yè)務(wù)流程綜觀不少信息化水平低,實(shí)施信息集成軟件(如ERP等)效果不理想甚至失敗的企業(yè),基本都是處于管理層次多、機(jī)構(gòu)臃腫、流程混亂、業(yè)務(wù)重疊、人浮于事、責(zé)任不清和效率低下的狀態(tài)。因此,為保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),必須通過(guò)業(yè)務(wù)流程再造(BPR),流程優(yōu)化,并加強(qiáng)過(guò)程管理,以形成合理、效能的業(yè)務(wù)流程,進(jìn)而保證: 。1)、企業(yè)部門內(nèi)部、部門之間的信息暢通并有同一和共享的信息環(huán)境。 。2)、事務(wù)處理的“過(guò)程”管理和業(yè)務(wù)過(guò)程所處理的數(shù)據(jù)記錄的管理,確保信息的統(tǒng)一性和完整性。 (3)、精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、理順流程、明晰責(zé)權(quán)、提高部門間協(xié)同工作效率;企業(yè)所有部門和個(gè)人必須按規(guī)定的時(shí)間、按規(guī)定的合理業(yè)務(wù)順序、按規(guī)定的業(yè)務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)完成流程或崗位描述所規(guī)定承擔(dān)的業(yè)務(wù),確保信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的有效監(jiān)控并增強(qiáng)了決策過(guò)程的透明性和科學(xué)性。 總之,規(guī)范的業(yè)務(wù)流程是保證部門或業(yè)務(wù)之間的信息暢通、實(shí)現(xiàn)信息集成和提高管理效率的基礎(chǔ)。 3、建立實(shí)現(xiàn)信息集成所需要的其他一些條件: 。1)、信息規(guī)范化 首先需要對(duì)信息系統(tǒng)所涉及的全部物料、部門、人員、科目等進(jìn)行規(guī)范性(即具有唯一性、統(tǒng)一完整性、寓意性、可擴(kuò)展性、易用性和標(biāo)準(zhǔn)格式化等特點(diǎn))編碼;明確信息之間的關(guān)系定義及其處理原則。 。2)、信息處理程序規(guī)范化 通過(guò)對(duì)所有需要訪問(wèn)(如查詢、處理和維護(hù)等)系統(tǒng)的部門或個(gè)人要嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)和建立系統(tǒng)安全措施以確保系統(tǒng)安全。同時(shí),系統(tǒng)信息的采集、處理和報(bào)告等要有專人分工、責(zé)任明確,確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。 (3)、系統(tǒng)信息的范圍 為確保管理決策的全面科學(xué)性,系統(tǒng)不僅應(yīng)當(dāng)集成供應(yīng)鏈所有環(huán)節(jié)的各類信息,而且還應(yīng)集成歷史的、當(dāng)前的和未來(lái)預(yù)測(cè)的信息。 4、貫徹《ERP規(guī)范》 中國(guó)第一部企業(yè)信息化技術(shù)規(guī)范——企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)(ERP)規(guī)范于2003年10月1日起正式開始實(shí)施。企業(yè)可以參照ERP規(guī)范來(lái)了解所有ERP產(chǎn)品,考察ERP企業(yè)的服務(wù)能力、實(shí)施能力以及研發(fā)能力等,以便保證有針對(duì)性地進(jìn)行ERP產(chǎn)品的正確選型。ERP規(guī)范將使企業(yè)變得越來(lái)越成熟,而企業(yè)的成熟將促使廠商向企業(yè)提供高品質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)以幫助企業(yè)盡快消除“孤島”實(shí)現(xiàn)信息集成,加快企業(yè)信息化的進(jìn)程。 隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)越來(lái)越激烈,企業(yè)要生存發(fā)展,必須盡快消除“信息孤島”,通過(guò)信息資源規(guī)劃,應(yīng)用信息集成技術(shù),盡快提升企業(yè)管理水平,進(jìn)而增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。所以,掘棄“信息孤島”,堅(jiān)持信息集成,是大勢(shì)所趨。