對于CIO們來說,企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)需要企業(yè)投入大量的資金、人力和時間去建設(shè),其中每一部分都需要上千乃至上萬美元的投入,而部署時間常常需要耗費數(shù)百個工時。盡管成功的ERP能夠幫助企業(yè)梳理工作流程、削減成本,但是一個規(guī)劃與部署不合理的ERP則會導致公司成本上升、生產(chǎn)效率降低。那么CIO們,你們部署的ERP是否是成功的呢? 為了幫助CIO們確認ERP部署是否成功,或最大限度地減少部署中潛在的問題,美國著名的CIO.com網(wǎng)站對多名ERP專家(IT執(zhí)行官、顧問和ERP廠商)進行了調(diào)查。調(diào)查要求這些受訪者列出公司最常犯的ERP部署錯誤,以及如何避免或解決這些錯誤。以下就是調(diào)查中13個最常見的ERP錯誤以及解決方案。 錯誤一,規(guī)劃不合理。Sage公司中間市場ERP 產(chǎn)品生產(chǎn)管理副總裁Erik Kaas 稱:“如果你希望你的ERP項目能夠取得成功,那么合理的規(guī)劃就非常有必要。你不能放任你的ERP隨意建設(shè)! ERP 軟件與市場解決方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley對此表示認同。他稱:“許多公司在對ERP軟件評估之前,并沒有提前進行規(guī)劃。這常常會導致后面的混亂。因為,沒有進行前期規(guī)劃的企業(yè)無法充分了解企業(yè)內(nèi)部的需求,更不能將ERP的功效發(fā)揮最大。” 為了解決這一問題,CIO們應(yīng)當在選擇ERP系統(tǒng)之前,對公司的各項流程和策略進行一次內(nèi)部梳理。此外,Beasley還建議可以將企業(yè)不同部門的用戶集合起來組成一個ERP評估團隊。CIO們?nèi)绻阏J為企業(yè)自身沒有能力對ERP進行恰當?shù)脑u估,那么可以考慮聘請經(jīng)驗豐富的第三方或中立廠商做顧問。他們對于你所從事的行業(yè)ERP部署有著相當豐富的經(jīng)驗。 錯誤二,對ERP廠商沒有進行正確的審核。幫助客戶提升使用性能的Casemore & Co 公司總裁Shawn Casemore稱:“我的許多客戶,僅僅聽了ERP廠商銷售團隊的宣傳就決定購買其產(chǎn)品了。然而,一旦完成了部署,他們很驚詫地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能受到限制、效率低下,并且會對現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)部最佳流程產(chǎn)生負面影響。”他給出的建議是:要一直尋找參照物。他稱:“要求廠商提供至少與他們合作過的三家公司的名稱,問廠商他們的業(yè)務(wù)范圍包含哪些行業(yè),他們能夠與哪些公司聯(lián)系并討論軟件的部署問題。然后再與他們討論軟件功能、性能和面臨的挑戰(zhàn)。如果廠商沒有(或沒能)提供三家公司的名稱,那么就不要選擇他們,除非你想成為他們的一只小白鼠! 錯誤三,不理解或不使用ERP系統(tǒng)的核心功能。業(yè)務(wù)咨詢與技術(shù)解決方案公司MorganFranklin 總經(jīng)理John Hoebler稱:“我們每年針對ERP調(diào)查中,僅有46%的受訪者稱他們對自己使用的ERP系統(tǒng)的功能有著深刻的理解?紤]到有數(shù)百萬家公司正在對他們的ERP系統(tǒng)進行投資,這一結(jié)果讓我們感到非常震驚。不清楚系統(tǒng)的功能,公司就無法讓業(yè)務(wù)程序自動化,也無法更快完善系統(tǒng)功能,更談不上利用ERP來實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標。而系統(tǒng)升級、功能增加、維護等成本也將更盲目、更高,ERP部署在這種條件下是不可能取得成功的! 為了解決這一問題,Hoebler建議CIO們可以創(chuàng)建一個列有ERP所有功能的總清單,并追蹤其使用情況,定期的對列表進行評估以確定哪些功能正在被使用,哪些功能最為核心。他稱:“這些功能目錄能夠用于培訓新員工,編寫測試腳本,對審核、報告等需求也能提供幫助! 錯誤四,低估了所需要的時間與資源。e2b teknologies公司營銷總監(jiān)James Mallory認為:“所有的公司基本上都低估了部署新ERP系統(tǒng)所需要的時間與資源。那么如何計算一名有經(jīng)驗的部署者所必須的系統(tǒng)建設(shè)時間?例如,軟件的成本為20000美元,那么在一名合格顧問的幫助下,其將耗費200個工時或五周時間進行部署。如果你打算在沒有專業(yè)人員的幫助下自己進行部署,那么所需要的時間將會翻倍。”此外,Mallory還強調(diào)了企業(yè)指派一名專業(yè)的項目經(jīng)理進行系統(tǒng)建設(shè)的重要性。 錯誤五,沒有挑選最合適的人員進行ERP部署。Beasley稱:“很多時候,在ERP部署的開始階段,公司就沒有挑選到合適的人員參與部署。ERP是公司建設(shè)的最大IT項目之一。因此,如果在決策中沒有各個部門相關(guān)的使用者參與,那么難免將來的使用中會出現(xiàn)錯誤,規(guī)劃也會不周全。”例如,許多公司關(guān)注如何得到各部門主管們的重視,而不是在公司的各個部門中挑選出關(guān)鍵的參與者。除了IT部門外,還應(yīng)當有來自財務(wù)、運營、制造、采購和倉庫等部門直接參與人員加入其中。這樣做的好處是:從一開始,雇員就能夠積極從事ERP部署,將資金用到企業(yè)各個部門最需要的地方。 錯誤六,沒有設(shè)置員工任務(wù)處理的優(yōu)先權(quán)。Realization 公司副總裁、項目管理專家Yoav Ziv稱:“在部署ERP系統(tǒng)時,員工在降低延遲、提高完成時間方面能夠做的最重要的一件事是減少多任務(wù)處理。”他認為:“當處理多個任務(wù)和頻繁切換設(shè)備時,員工的工作速度非常慢。”因此,創(chuàng)建一個優(yōu)先權(quán)系統(tǒng)應(yīng)當是CIO們的當務(wù)之急。他稱:“優(yōu)先權(quán)系統(tǒng)應(yīng)當不僅僅顯示何時做什么任務(wù),而且還應(yīng)當向管理員提供急需他們解決的問題。ERP部署經(jīng)理需要部署一個嚴格的問題鑒別程序以能夠立即顯示并解決問題! 錯誤七,在培訓和變革管理方面沒有進行投資。Kaas解釋稱:“缺乏適當?shù)呐嘤柺荅RP系統(tǒng)建設(shè)后最常見的問題。由于員工不理解新系統(tǒng),因此還會導致員工憎恨新系統(tǒng)。確保在新系統(tǒng)投入使用之前,員工能夠適應(yīng)新系統(tǒng)的工作流程,可幫助你的ERP項目取得成功!敝攸c關(guān)注甲骨文JD Edwards產(chǎn)品的ERP專家、GSI首席執(zhí)行官Kevin Herrig稱:“CIO們?nèi)绻贿M行培訓,不經(jīng)常與使用者進行溝通,那么最終你得到的只是一款價格昂貴的Excel軟件。” 錯誤八,低估了精確數(shù)據(jù)的重要性。CIO們,你的ERP系統(tǒng)是否僅僅在有數(shù)據(jù)時才會發(fā)揮作用?文件管理與工作流解決方案提供商iDatix 公司專業(yè)服務(wù)總監(jiān)Martin Levesque稱:“如果你希望你的ERP部署能夠取得成功。從建設(shè)開始,必須要在適當?shù)奈恢,放置適當?shù)某绦蛟O(shè)計和程序參數(shù),以最大限度的降低出現(xiàn)錯誤的可能性! 錯誤九,設(shè)定ERP部署目標的主次。網(wǎng)站開發(fā)公司NetFoliage的軟件架構(gòu)師Akan Iza稱:“無論ERP系統(tǒng)多么強大、靈活性多高,它們都無法理解企業(yè)所有的商業(yè)邏輯。在ERP部署中最常犯的一個錯誤是ERP被設(shè)定為僅運行一項業(yè)務(wù)。”他指出:“為了避免這一代價昂貴的錯誤,公司應(yīng)當重視ERP部署,以優(yōu)化價值鏈、追蹤成本為主要目標。其它情況都應(yīng)當是次要的目標! 錯誤十,停用陳舊、廢棄的應(yīng)用。埃森哲公司應(yīng)用現(xiàn)代化與優(yōu)化負責人Picciotto 稱:“如果公司在ERP系統(tǒng)部署期間,沒有積極的停運陳舊的系統(tǒng),那么最終新系統(tǒng)將會被陳舊的系統(tǒng)拖后腿。陳舊的系統(tǒng)需要企業(yè)花錢運維、花錢對硬件和系統(tǒng)進行升級、花錢與核心的ERP系統(tǒng)安裝接口。”而部署ERP系統(tǒng)的初衷是為了合理化工作流程,降低成本和減少浪費。 錯誤十一,沒有主動的負載測試環(huán)境。Herrig稱:“通過少數(shù)幾個測試用戶,根本無法看到ERP部署所產(chǎn)生的真正效果。為了能夠看到部署后的真實效果,以及避免出現(xiàn)損失慘重的意外宕機事故,CIO們必須要模擬用戶負載! 錯誤十二,忽視了第三方維護服務(wù)的備份方案。IT投入管理與咨詢公司NPI首席執(zhí)行官Jon Winsett稱:“盡管許多公司能夠從第三方提供商那里獲得相同水平的服務(wù)維護服務(wù),但是許多公司還是堅持選擇收費高昂的原廠維護。公司在維護方面可以嘗試所有的選擇,包括可與之直接協(xié)作并提供服務(wù)的混合支持提供商,以及獨立于廠商合作項目之外的提供商。第三方支持備份方案可以很輕松地將維護成本降低30%至50%! 錯誤十三,沒有制定維護策略。SAP 美國公司北美與拉美地區(qū)副總裁Marco Valencia稱:“不進行系統(tǒng)預(yù)防性維護的企業(yè),無法充分發(fā)揮其ERP成本的優(yōu)勢。如果不進行維護,他們的系統(tǒng)(在技術(shù)層面上)將隨著他們的業(yè)務(wù)程序一起很快被淘汰!贝送,他指出:“重要的是保持ERP核心應(yīng)用一直處于最新狀態(tài),通過正確的方法解決系統(tǒng)潛在的風險,以及在安裝技術(shù)方面需要不斷改良。這樣在運行升級包時,用戶的體驗才能受到最低程度的影響!