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        公司動態(tài)

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        企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)該如何構(gòu)思

        瀏覽次數(shù):3707發(fā)布時間:2007-10-15

         

          凡是涉及多單位的作業(yè)架構(gòu)都是不簡單的,因為每個單位有不同的需求及不同的作業(yè)方式,在當(dāng)中每個作業(yè)人員又有各自不同的思考邏輯,這些需求、作業(yè)方式及思考邏輯是否完全無缺陷,如果將之納入整合是否可以自然水到渠成?我想這絕對是不可能的,何況ERP是全公司資源的整合,更是不容易完成。所以面對構(gòu)思ERP作業(yè)時應(yīng)要對不同的公司做不同的考量。(相同產(chǎn)品的產(chǎn)業(yè)會有不同的作業(yè)方式,ERP絕不可能是一成不變的。)

          未經(jīng)整合的個別作業(yè)名之為單項作業(yè),這些單項作業(yè)如薪工作業(yè),資材倉管作業(yè),采購作業(yè),甚至到生管作業(yè)等,這些單項作業(yè)可能是當(dāng)事人為了簡化自己的作業(yè)或為了公司在某方面的特殊需求,經(jīng)過自己最適當(dāng)?shù)臉?gòu)思去架設(shè)出來的。(說不定去努力尋找而購買的package),這些架設(shè)的單項作業(yè)面臨到整合時往往是整合者最大的痛。也許每個單項作業(yè)本身并沒錯,他們的各種需求經(jīng)過多少變相的做法終也自成一格。(臺灣很多企業(yè)的作業(yè)人員都是以此做法在運作此半套的系統(tǒng)),這些單項作業(yè)面臨到整合時,問題全部出現(xiàn),有的不連貫,有的自相矛盾,偏偏ERP又是要求大小系統(tǒng)連帶表格全部完整結(jié)合,最后還要用它來做分析,報價決策的依據(jù),說起來絕不是簡單容易的。

          管理與資訊的關(guān)系

          管理是完成ERP的重心,資訊是用以表達的工具

          ERP讓人誤解的是大部分的企業(yè)都把眼光看在資訊作業(yè)所能“表達”的一面,而忽略了管理的重要性。“管理”是公司經(jīng)營的核心;“管理”的成敗是與公司的存亡息息相關(guān)的。所以ERP的完成,其重心應(yīng)是管理,資訊也只是管理作業(yè)用在表達上是“厲害”的工具而已。只因資訊能表達其“厲害”的技巧,致使管理的重要性反而不見了,這是現(xiàn)下一般企業(yè)應(yīng)注意的。其相互間的關(guān)系為“管理架構(gòu)+資訊架構(gòu)=ERP作業(yè)”。

          在此ERP作業(yè)中如無管理架構(gòu)的設(shè)計整合,則資訊作業(yè)是不成型的,加上管理架構(gòu)的設(shè)計涉及層面又很廣,其間的問題很多,尤其很多經(jīng)營者的眼光與其經(jīng)營假設(shè)事事都涉及到上列的簡圖,這些細節(jié)絕對是由管理架構(gòu)上去定位出來的,資訊架構(gòu)只能被動的去接受并完成它,其他尚有很多特例無法詳細述及。

          管理架構(gòu)包含制度面及執(zhí)行面,制度要設(shè)計完整,且也要付諸執(zhí)行,這才是管理架構(gòu),在這個管理架構(gòu)里面涉及很多細微的問題,如果這些細微的問題與數(shù)量、金額的反應(yīng)都有所連結(jié)的話,問題的復(fù)雜度就很大了,這些復(fù)雜的東西都要經(jīng)管理去整合,也許整合只是一種作業(yè)的模擬,如果必要將此作業(yè)模擬實際進入測試,這些測試就變成落實執(zhí)行了,有些落實執(zhí)行可以用開會檢討去說明,只要各單位配合即可,有些則會出現(xiàn)未進入執(zhí)行即不知結(jié)果的情形,更有甚者會出現(xiàn)當(dāng)事人作業(yè)的不良反應(yīng),所以管理架構(gòu)是一件相當(dāng)大的工程,在ERP作業(yè)中管理占的比重幾乎達70%,說真的這70%的比重能夠完成,公司的問題就可以解決大半了,因此這一部分是絕對重要的。

          資訊的重要性是將管理作業(yè)加以深化

          至于資訊的部分,其重要性則是將管理作業(yè)加以深化了,眼前資訊的發(fā)展在軟、硬件上已有很多功能都發(fā)展出來,這些功能是以前所沒有的,他幫經(jīng)營者在很多作業(yè)上都有績效上絕對提高的價值,所以現(xiàn)在的企業(yè)不導(dǎo)入資訊作業(yè)是落伍的,惟資訊作業(yè)的成果是否能有效的展現(xiàn),卻是資訊績效成敗的關(guān)鍵(很多公司都投資了很多資訊軟硬件設(shè)備,但資訊提供的東西卻無法呈現(xiàn)出來,甚至資料經(jīng)常是錯誤的)。所以資訊未經(jīng)有效的管理整合,其作業(yè)都是不完整的,要整合這個作業(yè)是要做全盤考量的,在此,我們要說在ERP作業(yè)中,資訊是一種配合管理需求提供設(shè)計開發(fā)的一種工具(這些工具應(yīng)包含系統(tǒng)架構(gòu)及后端資料庫的考量),其重要性最多也僅達30%(在臺灣很多公司未明此理,一直以為ERP是一種資訊作業(yè)的成果,故方向一錯,整個ERP作業(yè)都變了調(diào),很難得證ERP作業(yè)是能成功的)。

          企業(yè)各項制度的問題

          前節(jié)提到制度是管理的一環(huán),顯見制度是ERP作業(yè)中不可缺的,但一般企業(yè)的制度又是建構(gòu)的如何?這確是值得去深入了解的。我個人覺得一般企業(yè)多少都有一些制度,而這些制度多散見在各處的記錄中,大多不成章法,其問題在于無法連貫,這個連貫的問題,是ERP作業(yè)中無法成功的因素之一,加上很多作業(yè)都夾雜著人為控制的成份,這種人為作業(yè)的成份變成一種主觀性的判斷,像這種情況并非資訊作業(yè)能克服,根本上人為都無法解決的問題,又如何要求導(dǎo)入資訊。當(dāng)然現(xiàn)況下馬上要為公司建立全套制度再來落實執(zhí)行并導(dǎo)入資訊,時間恐怕也會很久,對公司經(jīng)營絕對是不利的,(公司當(dāng)前面臨最大的問題是臺灣經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變,產(chǎn)業(yè)外移、國際分工都已出現(xiàn)了),所以建構(gòu)ERP已是當(dāng)前之急了,在這里可建議下列二種做法:  

          建立內(nèi)控循環(huán)流程,方便導(dǎo)入ERP

          一、如果公司并未有制度規(guī)范者,不妨先外聘專業(yè)顧問師以內(nèi)部控制制度的建立來全面整合作業(yè),將所有作業(yè)依各項循環(huán)圖清楚的畫出,(一般上市、上柜也編有內(nèi)控流程,這些流程如果只為了配合上市、上柜,而以模糊的方式應(yīng)付證券商或證期會來查核使用的,是無法適用于ERP的)。顧問師在畫這些流程圖的時候應(yīng)配合現(xiàn)況加以修正,使此內(nèi)控的循環(huán)能完整無缺。至于制度上仍待補充者,這時可以逐步配合去設(shè)計。有了內(nèi)控循環(huán)的流程,即可方便導(dǎo)入ERP作業(yè),這時再尋找軟件來配合開發(fā)才是時候。

          二、公司的單項作業(yè)已完成了一部分,例如人事薪工作業(yè)、總賬作業(yè)等,這些作業(yè)在進入ERP時該如何?有關(guān)此類單項作業(yè)在一般公司來說是很容易完成的,但這類單項作業(yè)如何與ERP去整合呢?在ERP整合作業(yè)下,其實也不是很難。只要將各單項作業(yè)做有系統(tǒng)的運作歸屬,則可容易的將使用者的介面切開,自然就可界定維護的相關(guān)人員了,如涉到會計或成本時,這些經(jīng)辦即應(yīng)注意傳票開立問題,則這些單項作業(yè)即可在會計、成本作業(yè)下完成連結(jié)作業(yè)(究竟會計、成本是作業(yè)的終結(jié)者)。然而有關(guān)ERP的整合核心,在生管、成本、成品賬一定要由有經(jīng)驗的專業(yè)人員或顧問師整合出來,這個核心部分才可掌控。

          作業(yè)的構(gòu)思――善用成本的整合

          很多做過ERP的人都面臨到成本的問題,因為公司最基本上要能看到經(jīng)營成果及財務(wù)狀況,如果不能有效的透過會計、成本將數(shù)字表達出來,那么ERP是落空的,但面臨到成本作業(yè)的問題涉及到資源的整合及成本的專業(yè),常使很多ERP的作業(yè)者不敢去面對它,以現(xiàn)在所在的臺灣現(xiàn)況,所有的ERP幾乎對成本部分都不敢深談,致使成本作業(yè)變成ERP作業(yè)的死角。

          個人是認為每個公司的經(jīng)營,不論其經(jīng)營的事業(yè)或生產(chǎn)的難易都有其經(jīng)營上不為人知的難度,這些難度如果沒有克服,則不名之為企業(yè)經(jīng)營,成本作業(yè)也只是其難度中的一環(huán),只緣于成本作業(yè)在實務(wù)作業(yè)上的變化比理論上變化性大很多,自然會困難一些。

          然成本雖然有其相對的困難度,但它是一種有效的整合工具,它將生產(chǎn)的過程投入產(chǎn)出的關(guān)系,并將數(shù)量和金額做一個有系統(tǒng)的分攤,由于它的所有資料全部不是本身產(chǎn)生的,但卻要由它來執(zhí)行分攤的行為,這其中正好顯示資料整合的作為,如果資料的來源不全或錯誤,甚至該來的沒來,則資料的分攤行為即無法執(zhí)行、作業(yè)即算失敗。基本上從各單位送來的資料是否完整無缺,在使用人工作業(yè)時,各項疏忽行為只要在人工作業(yè)時小心謹慎即可跟催估算出來,但如果這些資料要從資訊上經(jīng)過有效的內(nèi)控,流程管制、確實結(jié)合起來,是否其復(fù)雜度更高,這也是ERP作業(yè)最難克服的,但如果它的難度能克服且成本也能順利結(jié)出來,則其整合算是成功的,這種成功對經(jīng)營者的影響卻是最大的。(這些問題在以后的系列報告中會較深入的去談)資訊是一種工具

          現(xiàn)下企業(yè)導(dǎo)ERP作業(yè)的很多,但普遍的觀念都存有一些資訊方面的困擾,他們認為資訊廠商要大且有相當(dāng)?shù)闹,對公司將來的資訊作業(yè)才有安全感,這一點是相當(dāng)正確的。但問題也就在于過分偏重資訊,卻忘了資訊只是一種工具,這是為一種對資訊的迷思。

          軟件的工具在市場里可發(fā)現(xiàn)很多大家公認的,優(yōu)劣之間難免會有差別,這些差別并非最大的困擾,最大的困擾是在于爾后長久的維護是否可以克服。(硬件有孤兒,軟件也有孤兒)從管理下手改進作業(yè),導(dǎo)入資訊即水到渠成

          一個資訊軟件的開發(fā)相信不是一件很難的工程,只因為需要使用軟件的人提不出自己所要的東西(很多公司嚴重到各自為政,根本無ERP作業(yè)的條件),所以當(dāng)軟件銷售人員展示其開發(fā)的套裝時就容易被誤導(dǎo),信以為真!真正花下很高的代價去作業(yè)時才發(fā)現(xiàn)套裝只是天邊的彩云,偏偏這種套裝的展示足以使價格拉到一個足夠使人迷惑的數(shù)字,根本也不是臺灣一般中小企業(yè)能夠接受的,其實中小企業(yè)要成長更應(yīng)要急速導(dǎo)入ERP,成長才有希望。在此建議企業(yè)既有心于資源規(guī)劃,應(yīng)改變構(gòu)思模式,從管理下手,讓作業(yè)從根本去改進,根本能落實改進了,導(dǎo)入資訊就水到渠成了,這種代價在如何也不會高到“對資訊迷思”的代價。

          結(jié)語

          在21世紀里企業(yè)的經(jīng)營已不再是堅守地盤,穩(wěn)健經(jīng)營的管理模式了,因為科技的發(fā)達,改變了一切,人類思維的模式也多樣化了所有經(jīng)營的概念多有各類整合的行為產(chǎn)生,未來的ERP地更多元化,所有不論企業(yè)大小,只要你是存在的企業(yè),你就要有資源規(guī)劃的概念,否則你將無法進入21世紀的經(jīng)營環(huán)境。