作者:小微 ERP項(xiàng)目為什么一拖再拖,始終無法在預(yù)定的時間內(nèi)上線?這是讓很多企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所頭疼的問題。確實(shí),根據(jù)權(quán)威人士的調(diào)研,ERP項(xiàng)目按原計(jì)劃準(zhǔn)時上線的企業(yè),少之又少。一般拖個兩三個月是正常的事情。有的企業(yè)甚至還拖個一年兩年的。項(xiàng)目時間的延長,導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施成本的增加不說,還拖跨了員工對于ERP項(xiàng)目的信心。 下面我就影響ERP項(xiàng)目周期的幾個因素做一些闡述,希望對大家有所幫助,在項(xiàng)目實(shí)施的時候,能夠盡量避免延長項(xiàng)目周期。 一、 企業(yè)不斷擴(kuò)大ERP項(xiàng)目的范圍。 結(jié)果呢,等到項(xiàng)目實(shí)施一半的時候,他們看這套系統(tǒng)不錯,就決定擴(kuò)大項(xiàng)目的實(shí)施規(guī)模,要上應(yīng)收應(yīng)付、總帳模塊、質(zhì)量管理模塊等模塊。這就打亂了我們的進(jìn)度安排。后來跟客戶協(xié)商,把應(yīng)收應(yīng)付模塊、總帳模塊等財務(wù)相關(guān)的模塊放在第一階段實(shí)施,因?yàn)榍懊娴牧鞒膛艿氖欠駵?zhǔn)確,很大一部分需要靠財務(wù)人員來監(jiān)督,所以,把這些財務(wù)相關(guān)的模塊放在第一階段實(shí)施是有必要的。同時,把質(zhì)量模塊放在第二階段實(shí)施。雖然如此,但是,因?yàn)槎嗔素攧?wù)這些模塊,項(xiàng)目的周期不得不順延了兩個月。若企業(yè)在剛開始就決定上財務(wù)模塊的話,我估計(jì)項(xiàng)目最多比原先的多半個月時間。因?yàn)樵陧?xiàng)目實(shí)施過程中,很多工作可以同時進(jìn)行。如基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)流程重組等等。故,項(xiàng)目范圍的增加,大部分時間不是簡單的相加或者相檢而已。 所以,企業(yè)用戶想要ERP項(xiàng)目如期上線,首先要解決的問題,就是要保證在項(xiàng)目實(shí)施過過程中,項(xiàng)目的范圍不要發(fā)生過大的變動。 首先,在前期需求調(diào)研過程之中,作為實(shí)施顧問,要向企業(yè)用戶說清楚,各個模塊的作用以及各個模塊之間相互關(guān)聯(lián)的地方,要讓用戶根據(jù)自己企業(yè)的情況,確認(rèn)哪些模塊是需要的、哪些模塊是不需要的。我們公司,在這方面做的更進(jìn)一步。只要你最后不用這個模塊,我們可以讓你調(diào)換其他模塊,甚至退款、只收取一些手續(xù)費(fèi)用。如此的話,就可以讓企業(yè)用戶放下心中的負(fù)擔(dān),大膽的選擇模塊。其實(shí),對于實(shí)施企業(yè)來說,同時實(shí)施多個模塊跟少實(shí)施一個模塊的成本差不多。因?yàn)楹芏鄬?shí)施顧問,都是按天來進(jìn)行收費(fèi)的。所以,實(shí)施模塊多的話,成本差不多,但是,總的利潤卻少去了。所以,如此做的話,對那些對自己產(chǎn)品有信心的實(shí)施顧問或者實(shí)施服務(wù)提供商來說,是個雙贏的局面。 其次,在項(xiàng)目實(shí)施的過程中,如果用戶一定要堅(jiān)持使用其他模塊時,實(shí)施企業(yè)以利潤為出發(fā)點(diǎn),當(dāng)然也不會拒絕。我在碰到這種情況時,說時候,也是非常樂意的。但是,其會打亂我以前的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃,會導(dǎo)致項(xiàng)目時間的延長,該怎么辦呢?我一般都會建議用戶,先不要打斷以前的實(shí)施計(jì)劃。添加的新的項(xiàng)目,我們防在第二階段實(shí)施。如此電話,就可以使得我們第一階段的計(jì)劃不受影響。只需要調(diào)整后續(xù)的實(shí)施計(jì)劃就可以了。 但是,對于一些比較有關(guān)聯(lián)的模塊,如財務(wù)模塊等等。這些模塊可能是其他模塊實(shí)施好壞的鏡子時,我們可以考慮放在第一階段實(shí)施。而且,這些模塊事實(shí)的話,只是工作量的增加而已,對前期的工作不會造成多少的干擾。此時,我們可以考慮把這些模塊跟先階段的實(shí)施工作結(jié)合起來。不過,這就要跟客戶一起先調(diào)整實(shí)施計(jì)劃。不然的話,原先的實(shí)施計(jì)劃就沒有多少的可執(zhí)行性了。 二、 用戶對原有需求的不斷調(diào)整。 隨著用戶使用系統(tǒng)的深入,對系統(tǒng)越來越了解。所以,在項(xiàng)目的實(shí)施過程當(dāng)中,他們可能以為原先的流程是準(zhǔn)確的,但是到了項(xiàng)目即將上線的那一刻,會覺得原先的流程有很多多余的地方或者有很多不合理的地方,又要進(jìn)行更改。如此,就增加了項(xiàng)目的工作量。若只是更改系統(tǒng)的配置就可以實(shí)現(xiàn)的話,問題也不大。麻煩的是需要通過二次開發(fā)進(jìn)行更改時,那時間就會拖的比較長了。同時,對項(xiàng)目周期的影響也就比較大。 所以,為了防止用戶在項(xiàng)目即將上線的時候,更改過多的需求,我們應(yīng)該在項(xiàng)目實(shí)施前期,就作好相關(guān)的工作,打號預(yù)防針。 一是在業(yè)務(wù)流程重組的時候,不用空空而談。有些人業(yè)務(wù)流程重組的時候,喜歡對著企業(yè)的業(yè)務(wù)流程或者我們提供的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程,在那邊照本宣科的讀。而從來不考慮,如此做的話,在ERP系統(tǒng)中是否行的通,或者,中間一些步驟,如審核的步驟是否需要,系統(tǒng)能否幫我們來完成。我個人的建議是,在業(yè)務(wù)流程重組的時候,即不能脫離用戶的實(shí)際作業(yè),也不能脫離ERP系統(tǒng)。而應(yīng)該結(jié)合ERP系統(tǒng),一個流程重組完以后,就在ERP系統(tǒng)中跑一遍?纯词欠裼卸嘤嗟膭幼,是否有需要改善的地方。如此的話,雖然比較花費(fèi)時間,但是,這可以有效的避免后期需求的變更。因?yàn)橥ㄟ^這套工序,用戶可能對手工流程與信息化作業(yè)流程的差異已經(jīng)有了一定的了解。如此的話,在ERP上線之前,用戶確認(rèn)的需求與流程的話,可以說是相對穩(wěn)定的,不會在項(xiàng)目即將上線的時刻,再節(jié)外生枝。 二是我們顧問在對企業(yè)進(jìn)行需求調(diào)研或者流程重組以及企業(yè)其他的項(xiàng)目實(shí)施過程當(dāng)中,不能說用戶想怎么樣就怎么樣。準(zhǔn)確的做法,我認(rèn)為應(yīng)該是當(dāng)用戶提出合理需求時,那是最好;當(dāng)用戶提出的需求不合理時,如把原先的手工作業(yè)思想沿襲到ERP作業(yè)中去的時候,我沒要跟用戶說明白,為什么原先的手工作業(yè)流程不能應(yīng)用到ERP系統(tǒng)的作業(yè)流程中去。在有必要的時候,通過系統(tǒng)的演示,讓用戶明白,如此做,對于ERP系統(tǒng)來說是不合理的或者是多此一舉的。其實(shí),這么做的目的只有一個,就是在項(xiàng)目上線之前,用戶的需求盡量都要確定下來,不要有什么改變。因?yàn)橛袝r候用戶可能只是一句話,但是,對于我們來說,要進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)整甚至是二次開發(fā),工作量是非常龐大的。所以,為了最后項(xiàng)目順利上線的需要,我們在前期,還是需要花一定的時間,跟用戶確認(rèn)需求與流程。 三是在可能的情況下,不要因?yàn)橐幌露伍_發(fā)的需求而影響項(xiàng)目的周期。有時候,到了項(xiàng)目該上線的時刻了,可能有些二次開發(fā)的需求還沒有完成。但是,項(xiàng)目上線的時機(jī)已經(jīng)具備了。這個時候,我們沒有必要因?yàn)榫植康男枨蠖绊懙搅隧?xiàng)目的上線時機(jī)。我們可以下把項(xiàng)目上上去,等到新的二次開發(fā)完成之后,在進(jìn)行升級更新。雖然此時,升級更新會比較麻煩,因?yàn)殛P(guān)系到原有的數(shù)據(jù)。但是,個人認(rèn)為,這點(diǎn)麻煩還是值得的。畢竟項(xiàng)目若延期的話,對于用戶的積極性會有很大的打擊。很可能因?yàn)檫@個延遲,而導(dǎo)致我們ERP項(xiàng)目第二期工作不能得到員工的鼎立支持。這個后果我個人認(rèn)為,比系統(tǒng)的更新升級帶來的麻煩更加嚴(yán)重。 ERP系統(tǒng)是以需求驅(qū)動的,需求的頻繁變更肯定會給項(xiàng)目的實(shí)施帶來巨大的影響。所以,要保證項(xiàng)目按時上線,那我們實(shí)施顧問就要跟企業(yè)用戶一起,努力保證企業(yè)用戶需求的穩(wěn)定性,不要隨意變更。即使有時候在迫不得已的情況下,需要變更的話,也要采取積極有效的措施,把這個變更對于項(xiàng)目上線的影響減到最少。要通過一切有效的手段,保障需求在系統(tǒng)模擬運(yùn)行之前就一一確立下來。