作者:王磊 ERP系統(tǒng)不是一個單純的信息技術(shù)系統(tǒng),而是一個以信息系統(tǒng)為技術(shù)載體的管理體系。ERP所締造的是一個統(tǒng)一集成的企業(yè)管理數(shù)據(jù)平臺,以及基于此數(shù)據(jù)平臺的業(yè)務(wù)流程運(yùn)營體系。統(tǒng)一集成與分散割裂是對立的,ERP的統(tǒng)一集成實(shí)際是一種信息集權(quán)。憑借這樣的管理平臺,實(shí)際世界里的人財物權(quán)可以充分下放,但數(shù)字虛擬世界里的信息數(shù)據(jù)則變得高度集權(quán)。 而基于此數(shù)據(jù)平臺所建立的復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程體系也將不再陷入“一放就亂,一抓就死”的怪圈。因此,ERP這種先進(jìn)管理系統(tǒng)的本質(zhì)體現(xiàn)為管理信息的集成、管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化以及業(yè)務(wù)流程體系的不斷優(yōu)化。也就是說,要充分發(fā)揮ERP的價值,數(shù)據(jù)和流程是兩個至關(guān)重要的因素。 傳統(tǒng)的ERP實(shí)施,過度地強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)的重要性,有所謂“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的說法。但對于業(yè)務(wù)流程卻體現(xiàn)出了一種集體性的忽視。盡管幾乎所有的ERP實(shí)施項(xiàng)目都會高舉管理變革的大旗,但仔細(xì)分析就會發(fā)現(xiàn),這些所謂的管理變革幾乎都集中在兩個方面。一是通過數(shù)據(jù)共享提高操作效率;二是實(shí)現(xiàn)集中管控,比如從分散采購改到集中采購、二級計(jì)劃體系改到一級計(jì)劃體系、二級核算變成一級核算等等。似乎 ERP對于管理提升的效益就全在這兩個方面了。 但是,在實(shí)施ERP的同時,如果僅僅從上述兩點(diǎn)來關(guān)注管理的改進(jìn),那么就會導(dǎo)致系統(tǒng)和流程的脫節(jié),從而使得ERP系統(tǒng)實(shí)施對于企業(yè)管理提升的價值大打折扣。具體來說,可能產(chǎn)生的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面: 1. ERP實(shí)施以數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能為重點(diǎn),而非業(yè)務(wù)流程。 由于在ERP實(shí)施過程中沒有進(jìn)行詳細(xì)的流程梳理并建立相應(yīng)的流程管理機(jī)制,目前很多ERP實(shí)施更多關(guān)注系統(tǒng)功能與數(shù)據(jù),而與企業(yè)流程管理的結(jié)合較為薄弱。數(shù)據(jù)和功能固然都非常重要,但數(shù)據(jù)和功能畢竟都是為企業(yè)的業(yè)務(wù)流程服務(wù)的。 2. ERP系統(tǒng)從業(yè)務(wù)流程角度上的黑箱化。 ERP實(shí)施過程中所繪制的業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖與實(shí)際上線后系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程往往并不一致。這就好比在設(shè)計(jì)一間屋子時屋內(nèi)有兩間屋,但當(dāng)屋子造完住戶入住時卻突然發(fā)現(xiàn)只有一間屋了,更要命的是誰也講不出為什么。造成這種情況的原因是在ERP實(shí)施過程中并未建立業(yè)務(wù)流程管理的機(jī)制和平臺,因此根據(jù)業(yè)務(wù)藍(lán)圖進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)時,如果發(fā)現(xiàn)需要對藍(lán)圖流程進(jìn)行修正,咨詢顧問往往會直接修改系統(tǒng),但并不會同步修正業(yè)務(wù)藍(lán)圖。另外,當(dāng)ERP系統(tǒng)上線后,企業(yè)的管理人員也會根據(jù)業(yè)務(wù)的變化來修改流程。這種修改也往往直接在系統(tǒng)中進(jìn)行,沒有人會去修改當(dāng)初的設(shè)計(jì)稿。久而久之,ERP中的真實(shí)流程就成了誰成講不清楚的黑箱了。 3. ERP系統(tǒng)從業(yè)務(wù)流程角度的黑箱化,將導(dǎo)致企業(yè)管理體系的內(nèi)在沖突。 目前企業(yè)從不同管理角度所引入的管理體系是多種多樣的。比如很多企業(yè)都建立了質(zhì)量管理體系、安全及環(huán)保管理體系、全面風(fēng)險管理體系、績效考核體系等等,所有這些管理體系均與業(yè)務(wù)流程密切相關(guān)。 而在ERP中所運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程一般占到企業(yè)所有業(yè)務(wù)流程的60%至70%,也就是說ERP中的業(yè)務(wù)流程幾乎于所有的管理體系都有關(guān)聯(lián)。因此,ERP中業(yè)務(wù)流程的黑箱化將會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)各管理體系間的沖突。 比如,有一家企業(yè)在ERP系統(tǒng)上線后,忽然發(fā)現(xiàn)自已可能將無法通過下個月 ISO 9000的外部年審,原因是ERP的實(shí)施改變了業(yè)務(wù)流程,但并未修正ISO9000的程序文件。由于程序文件與現(xiàn)實(shí)流程的不一致違背了ISO9000的原則,因此將導(dǎo)致年度外審的失敗。那么,ERP中的流程究竟是怎樣的呢?絕大部分人員只能講一個大概,但講不清楚全部細(xì)節(jié)! 怎么辦?只能重新組織人員,對ERP系統(tǒng)一步一步進(jìn)行測試,重新繪制出準(zhǔn)確的流程,然后在基于這些流程修改ISO程序文件。 再舉一個例子。一家企業(yè)試圖建立全面風(fēng)險管理體制,因此花巨資邀請咨詢公司來進(jìn)行風(fēng)險識別并建立風(fēng)險管控體系。為了對ERP中的流程建立風(fēng)險管控體系,這家咨詢公司起初以ERP實(shí)施過程中的業(yè)務(wù)藍(lán)圖為依據(jù)進(jìn)行風(fēng)險識別,但企業(yè)內(nèi)控人員嘗試進(jìn)行風(fēng)險點(diǎn)檢查時,突然發(fā)現(xiàn)ERP中的流程根本不是原先藍(lán)圖中所描繪的樣子。因此,所有的風(fēng)險識別工作和風(fēng)險管控體系的建立必須重新來過。 總之,由于沒有建立一套完整的業(yè)務(wù)流程管控體系,將會導(dǎo)致ERP內(nèi)所運(yùn)行的各種流程與企業(yè)內(nèi)部的其它管理體系發(fā)生沖突。 4. 企業(yè)管理體系的內(nèi)在沖突,將導(dǎo)致企業(yè)執(zhí)行力的下降 企業(yè)實(shí)際運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該只有一套。比如,對于供應(yīng)商評審流程來說,不可能基于ERP系統(tǒng)有一套流程,基于ISO9000又有另外一套流程,基于全面風(fēng)險管理體系又產(chǎn)生第三套供應(yīng)商評審流程。如果引入一套管理體系就產(chǎn)生一套獨(dú)立的流程,那么對于實(shí)際的工作人員來說,他們究竟應(yīng)該以哪套流程作為工作標(biāo)準(zhǔn)呢? 現(xiàn)實(shí)情況是,業(yè)務(wù)人員都以ERP中的流程為標(biāo)準(zhǔn),而ERP中的流程往往又沒有完整和清晰的描述,只有ERP的操作手冊較為詳細(xì)。最后,ERP中的操作標(biāo)準(zhǔn)便成為事實(shí)上的工作標(biāo)準(zhǔn)。如此一來,全然沒有了流程管理的思想,更不會考慮什么ISO9000和風(fēng)險管理。這種情況在企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng)后是普遍存在的。試想一下,這種情況下企業(yè)花巨資建立的所謂ERP管理體系、ISO管理體系、風(fēng)險管理體系又如何能被有效地執(zhí)行呢? 造成上述問題的原因就是因?yàn)槟壳捌髽I(yè)的ERP實(shí)施僅僅關(guān)注于數(shù)據(jù)和作業(yè)的步驟即系統(tǒng)的具體功能,而忽視了企業(yè)管理運(yùn)作的主體即業(yè)務(wù)流程。企業(yè)搞信息化的目的是要采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。而現(xiàn)代化的管理是體現(xiàn)在現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)流程中的。大家都說ERP系統(tǒng)中蘊(yùn)含了先進(jìn)的管理理念,這個理念絕對不只是信息共享和集中管控,這些理念是滲透在業(yè)務(wù)流程體系中的。 所以,對于企業(yè)來說在實(shí)施信息化系統(tǒng)時應(yīng)同步建立信息化的流程管理平臺。如果上了信息化系統(tǒng)后,企業(yè)的管理人員仍然只能通過報表來進(jìn)行管理,那么這樣的信息化管理是不能算作成功的。因?yàn)閳蟊眢w現(xiàn)的是管理的結(jié)果,但并不能實(shí)現(xiàn)過程的管理。也就是說,當(dāng)報表出來后,好壞已定,只能等下次再努力了。這就好比產(chǎn)品的質(zhì)量,當(dāng)進(jìn)行最終檢驗(yàn)時,優(yōu)劣其實(shí)早已決定。 所以,對于企業(yè)的管理也應(yīng)關(guān)注過程的管理,過程正確結(jié)果自然正確。而所謂的“過程”就是業(yè)務(wù)流程。所以,我們建設(shè)信息化的管理體系其本質(zhì)就是要建設(shè)信息化的業(yè)務(wù)流程管理體系,管住了流程就等于管住了企業(yè),管好了流程就等于管好了企業(yè),優(yōu)化了流程就等于優(yōu)化了企業(yè)的管理。