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        中小企業(yè)實(shí)施ERP怎樣做簡(jiǎn)單評(píng)估?

        瀏覽次數(shù):4272發(fā)布時(shí)間:2008-5-31

        作者:馮樹(shù)軍 來(lái)源:ctocio

          ERP上線后,仍然有很多工作要做,比如說(shuō)由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的調(diào)整需要業(yè)務(wù)流程做相應(yīng)的調(diào)整,各業(yè)務(wù)部門(mén)將會(huì)提出更高的業(yè)務(wù)管理需求,這些貌似簡(jiǎn)單的事做起來(lái)仍然充滿挑戰(zhàn)。因此在磨合期,仍然要定期組織會(huì)議,整合來(lái)自不同部門(mén)和崗位的聲音,制訂改進(jìn)項(xiàng)目計(jì)劃,將系統(tǒng)功能的完善與實(shí)際管理需求不斷融合。

          當(dāng)ERP上線后,中小企業(yè)基本完成了實(shí)施ERP的第一步,那么它將會(huì)給中小企業(yè)帶來(lái)一些什么樣的價(jià)值呢?對(duì)價(jià)值的評(píng)價(jià)或許會(huì)有多種方法,看待ERP實(shí)施過(guò)程和預(yù)想結(jié)果也會(huì)從不同的角度著眼。然而有一點(diǎn)是不可否認(rèn)的:ERP是實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展、促進(jìn)工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)轉(zhuǎn)變的重要手段,實(shí)施ERP已經(jīng)不是一個(gè)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題,而是關(guān)系到社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期國(guó)家生存發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題,企業(yè)信息化和ERP的發(fā)展將決定在信息時(shí)代一個(gè)國(guó)家和地區(qū)的地位和今后發(fā)展的命運(yùn),企業(yè)是ERP應(yīng)用的主體,企業(yè)信息化建設(shè)是ERP發(fā)展的基礎(chǔ),ERP是企業(yè)信息化中的重點(diǎn)。企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)的基本單元,其信息化應(yīng)用水平是國(guó)家信息化建設(shè)的關(guān)鍵,也是企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力,與國(guó)際接軌的重要途徑。

          企業(yè)遺留問(wèn)題得以解決

          ERP實(shí)施完成后,企業(yè)獲得了豐富的業(yè)務(wù)操作流程和實(shí)施數(shù)據(jù),并且有了非常方便地應(yīng)用這些數(shù)據(jù)的實(shí)施方法和實(shí)施工具。在手工管理狀態(tài)下,也有著豐富的業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù),只不過(guò)這時(shí)的業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)分散在成百上千種單據(jù)之中,管理較好的企業(yè)也只不過(guò)多有幾本數(shù)據(jù)臺(tái)賬。這些數(shù)據(jù)日積月累,即便規(guī)模不大的企業(yè),一年的單據(jù)量也很容易達(dá)到百萬(wàn)這個(gè)數(shù)量級(jí)以上。此時(shí),很難對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的處理,更不容易獲得想要的信息。所以相當(dāng)多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人只能依據(jù)難懂的財(cái)務(wù)報(bào)表來(lái)掌握企業(yè)的運(yùn)作情況,而企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表本身又有著前述的局限性。

          ERP的實(shí)施將徹底改變這種狀況,完全彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人得以從多個(gè)角度全面掌握企業(yè)情況,并且由于對(duì)情況掌握的及時(shí)性,甚至在計(jì)劃期當(dāng)中都隨時(shí)可以對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)操作進(jìn)行調(diào)整。

          對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)操作進(jìn)行的調(diào)整,是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)狀況監(jiān)控的結(jié)果。ERP提供的數(shù)據(jù)組織方式,是按照一定的邏輯進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的,這種邏輯將保證數(shù)據(jù)的出處是惟一的,而使用的部門(mén)則是多個(gè)部門(mén)共用同一個(gè)數(shù)據(jù),這就是所謂的數(shù)據(jù)共享,這種方式使得企業(yè)CIO們不僅僅能夠?qū)崟r(shí)了解本部門(mén)的運(yùn)作情況,而且也能很方便地知道其他部門(mén)的運(yùn)作情況,只要有相關(guān)的數(shù)據(jù)權(quán)限就行。

          ERP帶來(lái)的管理方式將最大的改變企業(yè)部門(mén)間溝通。此時(shí)溝通變得更簡(jiǎn)單了,這是ERP能夠提高工作效率的最根本的原因。例如前述的銷(xiāo)售收入的分解查詢(xún)問(wèn)題,在ERP里僅僅是一個(gè)對(duì)銷(xiāo)售訂單統(tǒng)計(jì)分析的功能。庫(kù)存對(duì)采購(gòu)的指導(dǎo),只要使用可用量這個(gè)概念,不管有多少種庫(kù)存品,一樣會(huì)為采購(gòu)提供可用量查詢(xún),指導(dǎo)采購(gòu)作業(yè)。

          企業(yè)上ERP真正的困難并不是技術(shù),因?yàn)榧夹g(shù)已能夠很好地滿足企業(yè)實(shí)施ERP的需要。但一個(gè)企業(yè)的ERP應(yīng)用,并不是簡(jiǎn)單的ERP技術(shù)的設(shè)計(jì)實(shí)施,它涉及到了更加寬泛深厚的企業(yè)組織管理與溝通的層面。如何溝通,溝通到什么程度,是決定ERP工程是否成功的關(guān)鍵。

          就上述而言,上了ERP以后,需要從組織機(jī)構(gòu)、工作流程、人員管理、責(zé)任分工、權(quán)力分配、績(jī)效考核甚至員工技能方面,都要進(jìn)行配套地調(diào)整。這種配套是IT硬件設(shè)施在企業(yè)中的軟性導(dǎo)入,用來(lái)適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用對(duì)企業(yè)自身提出的要求,特別是溝通順暢的要求。但這個(gè)企業(yè)忽視了這點(diǎn),只看到了ERP應(yīng)用的潛在效果,因此才會(huì)出現(xiàn)新技術(shù)應(yīng)用的尷尬局面。

          上馬ERP后,解決企業(yè)面臨問(wèn)題的另一個(gè)重要方面,就是提供了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持,系統(tǒng)完整的應(yīng)收應(yīng)付管理,使得銷(xiāo)售主管和采購(gòu)主管能夠胸有成竹地面對(duì)供應(yīng)商和客戶(hù),這將會(huì)大大提高企業(yè)的信譽(yù)。存貨核算功能對(duì)庫(kù)存資產(chǎn)的精確核算,為倉(cāng)庫(kù)主管消除了后顧之憂,使其能將更多的精力放在如何合理利用有限的資源,管好庫(kù)存資產(chǎn)的問(wèn)題上。

          ERP環(huán)境中財(cái)務(wù)管理是集成信息的財(cái)務(wù)管理,具有數(shù)據(jù)集成、計(jì)算簡(jiǎn)捷、處理信息方法多元、存儲(chǔ)方式電子化等特點(diǎn),對(duì)企業(yè)的成本控制、往來(lái)賬管理、快捷編制財(cái)務(wù)報(bào)表等十分有益。

          毫無(wú)疑問(wèn),ERP可使得管理者掌控企業(yè)的能力得到加強(qiáng)。管理者對(duì)企業(yè)的掌控將不再是僅僅依靠財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的回顧,而是在計(jì)劃期內(nèi)隨時(shí)都可以了解經(jīng)營(yíng)狀況,并且根據(jù)情況可以對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)做出調(diào)整。只要他們?cè)敢,幾乎是在任何時(shí)候都可以了解到經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)客戶(hù)、每一個(gè)供應(yīng)商、每一張訂單、每一項(xiàng)應(yīng)收應(yīng)付貨款、每一種物料的可用量等,在需要知道時(shí)都可以了然于胸。

          為了達(dá)到ERP項(xiàng)目的高質(zhì)量,ERP實(shí)施規(guī)定了高層管理者必須介入項(xiàng)目的具體層次和具體時(shí)間,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理介入項(xiàng)目的時(shí)間也做了硬性規(guī)定。此外,可管理級(jí)的ERP實(shí)施非常重視項(xiàng)目小組間的協(xié)調(diào),對(duì)于小組間協(xié)調(diào)的工作也進(jìn)行了定量化,對(duì)于項(xiàng)目例會(huì)制度也進(jìn)行了定量化,對(duì)于跨部門(mén)的實(shí)施小組中的工作也有計(jì)量,跨部門(mén)的工作包括信息部門(mén)派到管理部門(mén)的人數(shù)和工作量以及管理部門(mén)支持信息部門(mén)的人數(shù)和加班工作量;最后,對(duì)項(xiàng)目偏離計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)的情況有書(shū)面評(píng)價(jià)和記錄,并且有高級(jí)經(jīng)理進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

          對(duì)企業(yè)效益所產(chǎn)生的作用

          實(shí)施ERP究竟有什么好處呢?很多客戶(hù)往往把ERP當(dāng)成了企業(yè)管理的"靈丹妙藥",結(jié)果各執(zhí)己見(jiàn),不能從根本上理解實(shí)施ERP的好處。

          一個(gè)朋友的企業(yè)剛剛上線ERP,我問(wèn)他:"你覺(jué)得實(shí)施ERP后給企業(yè)最大的收獲是什么?",他當(dāng)時(shí)只說(shuō)了幾個(gè)字"查詢(xún)、報(bào)警、指揮",現(xiàn)在他要查什么經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù),非常方便、準(zhǔn)確和快捷,過(guò)去需要一兩天知道的數(shù)據(jù)現(xiàn)在一兩分鐘即可,數(shù)據(jù)有了,決策就快了也更準(zhǔn)了。

          從他的角度來(lái)看,實(shí)施ERP,實(shí)施信息化,更多的是可以提升企業(yè)的規(guī)范化管理水平。沒(méi)有系統(tǒng),你會(huì)發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理非常混亂,單據(jù)滿天飛,有了系統(tǒng),大家在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上統(tǒng)一操作,按照統(tǒng)一的流程規(guī)范化管理,效率自然大幅度提升。

          實(shí)施ERP之前一般不能直接計(jì)算出投資ERP給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。在以往ERP應(yīng)用的文獻(xiàn)中,許多資料在談到ERP的實(shí)施效益時(shí),都會(huì)列舉出一些數(shù)字。如降低庫(kù)存25%、交貨周期縮短30%、資金利潤(rùn)率提高10%等等一些所謂的硬指標(biāo)。

          當(dāng)然,并不能認(rèn)為這樣的說(shuō)法有什么錯(cuò)誤,但確實(shí)會(huì)感到有些證據(jù)不足,因?yàn)檫@些硬指標(biāo)的改變是多種經(jīng)營(yíng)因素造成的,在這些因素中,不可排除實(shí)施ERP 這個(gè)提升管理的重要因素,但如果將這些硬指標(biāo)的變化全部歸結(jié)于ERP的應(yīng)用肯定是非常牽強(qiáng)的。反之,并不能肯定不實(shí)施ERP的企業(yè)就不會(huì)有這些指標(biāo)朝著好的方面發(fā)展。

          ERP始終只是一種管理工具,要使用這種新的工具,肯定要改變一些以往的操作習(xí)慣和工作方法。猶如今天的通訊工具從電話座機(jī)到傳真再到手機(jī)和EMAIL一樣。這是通訊工具不斷推陳出新的結(jié)果,用戶(hù)也將不斷改變這些習(xí)慣的過(guò)程。不使用手機(jī)和EMAIL肯定是落伍的,但不是使用了這些就什么問(wèn)題都解決了。使用是一回事,用得好是另一回事,用來(lái)賺錢(qián)能否如你所愿差異就更大了。管理工具好了,管理企業(yè)相對(duì)容易了,但能否讓企業(yè)真正減少費(fèi)用,提高利潤(rùn),或許更多的還是經(jīng)營(yíng)層面的問(wèn)題,這應(yīng)該是實(shí)話實(shí)說(shuō)。

          需要實(shí)話實(shí)說(shuō)的另外一個(gè)方面是,企業(yè)運(yùn)用了ERP,就實(shí)現(xiàn)了相對(duì)的精細(xì)管理,天天都可以算細(xì)賬。實(shí)施完ERP后,庫(kù)存會(huì)降低多少?采購(gòu)準(zhǔn)確率會(huì)提高多少?停工待料會(huì)降低多少等等。

          我們的企業(yè)在實(shí)施ERP之前都會(huì)問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題,實(shí)施ERP給企業(yè)帶來(lái)什么好處,何不先問(wèn)一下自己,目前企業(yè)有哪些管理障礙,哪些可以通過(guò)信息化解決的,哪些不是信息化解決的范疇?只有這樣才能給自己定下合情合理的目標(biāo),后期的實(shí)施過(guò)程也不會(huì)好高騖遠(yuǎn),引發(fā)無(wú)謂的煩惱。ERP其實(shí)就是一套工具,先進(jìn)的企業(yè)需要,落后的企業(yè)更是需要!

          使管理工作走上規(guī)范化道路

          ERP的應(yīng)用可以有效地促進(jìn)現(xiàn)有企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化,適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)要求,它的導(dǎo)入,已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。

          建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想於一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。

          ERP在企業(yè)實(shí)施后,實(shí)際上是迫使企業(yè)各項(xiàng)管理工作走上了規(guī)范化的道路。在上ERP之前,難免會(huì)有一部分人認(rèn)為:企業(yè)的管理太不規(guī)范,不適合上ERP,因?yàn)镋RP要求的是規(guī)范化的管理。這種認(rèn)識(shí)確實(shí)有他的道理,ERP是采用電腦技術(shù)來(lái)做為數(shù)據(jù)載體的,電腦只能識(shí)別代碼,如果管理不規(guī)范,許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不健全,確實(shí)沒(méi)有辦法用電腦來(lái)管理數(shù)據(jù)。然而,這種認(rèn)識(shí)只是從靜態(tài)的角度來(lái)看問(wèn)題。如果從動(dòng)態(tài)的、變化的角度來(lái)看:正是由于企業(yè)管理的不規(guī)范,才需要通過(guò)實(shí)施ERP來(lái)規(guī)范企業(yè)的管理運(yùn)作。

          首先,數(shù)據(jù)的規(guī)范化是通過(guò)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的,標(biāo)準(zhǔn)化工作是企業(yè)在實(shí)施ERP之前的一項(xiàng)必不可少的工作。本來(lái)這項(xiàng)工作是任何企業(yè),不管上與不上ERP都應(yīng)該進(jìn)行的企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作。但是,如果沒(méi)有ERP系統(tǒng),這項(xiàng)工作做得再好,恐怕也很難在實(shí)際工作中完全貫徹下去,因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)范了數(shù)據(jù)之后,如果還在手工管理狀態(tài),那么必然會(huì)增加手工的工作量。因?yàn)槊恳粡垎螕?jù)都會(huì)要求填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)的代碼,可以想象如果一個(gè)倉(cāng)庫(kù)每天有幾百項(xiàng)出入庫(kù)業(yè)務(wù),假如每項(xiàng)業(yè)務(wù)又涉及到幾個(gè)物品編碼,這種工作量是很難承受的,而如果在標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)讓編碼盡量簡(jiǎn)單,則又起不到能反映物品特征的作用。

          所以企業(yè)管理教科書(shū)告訴企業(yè)管理者們應(yīng)該進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)化工作,幾乎在所有的企業(yè)中都難以貫徹下去。ERP則不同,它在運(yùn)作中幾乎都不需要操作者輸入編碼,絕大多數(shù)應(yīng)用中只需查找編碼、選擇編碼。而且由于有了標(biāo)準(zhǔn)編碼,也就不再需要輸入其他說(shuō)明性的文字內(nèi)容。如品名、規(guī)格、計(jì)量單位等等,這些都是隨編碼自動(dòng)引入的,這是根本性的差別。從這個(gè)意義上講,似乎標(biāo)準(zhǔn)化就是為ERP而誕生的。因此,企業(yè)的數(shù)據(jù)規(guī)范化只有通過(guò)實(shí)施ERP才能實(shí)現(xiàn)。

          其次,ERP上線,將使得銷(xiāo)售、采購(gòu)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方式規(guī)范化。在ERP系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)規(guī)范的結(jié)果是每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都是可以找到責(zé)任人的,且每一項(xiàng)數(shù)據(jù)只能有一個(gè)出處。這與管理上要求的責(zé)任制是非常符合的,這也是ERP規(guī)范企業(yè)管理流程的最好的證據(jù)。為此,企業(yè)各部門(mén)的人員將會(huì)有更加明確的職責(zé)分工,并且這種分工會(huì)比上ERP 之前要細(xì)的多。明確的崗位職責(zé)將使得企業(yè)對(duì)管理人員的配備更加合理。

          結(jié)論

          對(duì)于大中型企業(yè)來(lái)說(shuō),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代管理理念較熟,企業(yè)管理制度和企業(yè)運(yùn)行的管理機(jī)制較為健全,基礎(chǔ)設(shè)施完備,人員培訓(xùn)較為充分,所以大中型企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)遇到的阻力較小,而且容易克服。相對(duì)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō),企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)遇到的阻力會(huì)很大,從而極有可能使得ERP項(xiàng)目收不到預(yù)想的效果,而且還有可能使得項(xiàng)目半途而廢。這樣中小型企業(yè)不但不能從實(shí)施ERP項(xiàng)目中獲得收益,反而會(huì)使ERP項(xiàng)目成為企業(yè)的包袱、無(wú)底洞。

          中小型企業(yè)是否因?yàn)槿绱硕荒苌螮RP項(xiàng)目呢?我認(rèn)為中小型企業(yè)不僅能上,而且還要大力鼓勵(lì)企業(yè)來(lái)上ERP項(xiàng)目。