福州新捷揚(yáng)食品公司是臺灣新東陽集團(tuán)于九二年底投資于福州的一個專業(yè)生產(chǎn)食品的廠家,連續(xù)多年被評為省先進(jìn)企業(yè)、重點(diǎn)企業(yè)。中國加入WTO后,競爭日趨激烈,我們面臨的競爭環(huán)境發(fā)生了根本性變化,如顧客需求瞬息萬變、技術(shù)創(chuàng)新不斷加速、產(chǎn)品生命周期不斷縮短等。隨著客戶需求的提高及管理思維日新月異地發(fā)展,傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能完全滿足公司發(fā)展的需要。我們迫切需要開拓嶄新的管理視野,掌握實(shí)用的管理技巧,建立具有競爭力的信息化管理平臺,以促進(jìn)生產(chǎn)方式由主導(dǎo)型轉(zhuǎn)向市場主導(dǎo)型、經(jīng)營模式由粗放性經(jīng)營轉(zhuǎn)向成本控制性經(jīng)營、管理類型由部門管理轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)級協(xié)同商務(wù)。 1、首先暴露出來的是物流上的漏洞 二、ERP選型 2001年,我們下定決心建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng),引進(jìn)ERP加強(qiáng)企業(yè)資源管理,提升整個企業(yè)的管理水平,為此專門成立了ERP項目選型小組,并提出要求:ERP軟件必須是成熟的產(chǎn)品,包括對環(huán)境的適應(yīng)性、實(shí)踐的成熟度以及技術(shù)的成熟度;挑選最適合本企業(yè)管理模式的企業(yè)管理軟件;需要具有針對行業(yè)以及業(yè)務(wù)的解決方案;軟件供應(yīng)商在IT界需有良好的信譽(yù),該ERP產(chǎn)品需要有高水平的本地化技術(shù)支持;有較強(qiáng)的實(shí)施隊伍及項目實(shí)施經(jīng)驗(yàn);具有比較標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施流程;ERP廠商的售后服務(wù)質(zhì)量比較好;該ERP產(chǎn)品具有比較合理的價格。經(jīng)與國內(nèi)外眾多ERP軟件的評測與比較,新捷揚(yáng)公司最終把目光鎖定了金蝶。 (一)實(shí)現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化 對公司的原材料,半成品,產(chǎn)成品的出入庫成本進(jìn)行精確的計算,彌補(bǔ)之前手工情況下對成本計算不準(zhǔn)確、不及時的不足。 四、K/3系統(tǒng)的實(shí)施 系統(tǒng)實(shí)施是決定系統(tǒng)能否在企業(yè)中成功運(yùn)用的關(guān)鍵。新捷揚(yáng)公司領(lǐng)導(dǎo)對這個項目非常重視,為確保本次實(shí)施成功,新捷揚(yáng)與金蝶共同成立了項目實(shí)施小組。根據(jù)金蝶的金手指六步法,雙方對整個實(shí)施過程擬定了計劃。 五、K/3ERP應(yīng)用效果評析 (一)建立數(shù)據(jù)中心、數(shù)據(jù)高度共享
一、管理癥結(jié)
食品行業(yè)因?yàn)槠洚a(chǎn)品特征及市場要求,對存貨有著嚴(yán)格的批次及保質(zhì)期的管理,對庫存情況的及時性要求非常高,在原手工賬的情況下,企業(yè)負(fù)責(zé)人無法及時準(zhǔn)確的了解的庫存。另外,銷售部門也無法及時掌握企業(yè)庫存的變化,常常出現(xiàn)客戶拿著提貨單去指定倉庫提貨時提不到貨,而其他倉庫卻有較充裕的庫存。
2、物流上的漏洞影響了財務(wù)管理
業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門不能很好溝通,造成結(jié)算拖延、庫存與帳目不符等;先發(fā)貨后結(jié)算的情況下,無法判斷客戶的信用度以降低壞帳損失的風(fēng)險;財務(wù)對各購銷業(yè)務(wù)的發(fā)生情況無法做到有效監(jiān)控。
3、市場反饋信息系滯后于企業(yè)管理的需要
手工財務(wù)數(shù)據(jù)相互獨(dú)立,財務(wù)信息傳遞通過層層統(tǒng)計報表,常常出現(xiàn)數(shù)字不符、報表不詳?shù)那闆r,難以達(dá)到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性、相關(guān)性要求。集團(tuán)決策層、領(lǐng)導(dǎo)層很難及時地把握來自市場的準(zhǔn)確信息,也就無法快速對市場作出正確的決策和預(yù)測。
4、難以實(shí)現(xiàn)成本管理
面對多變的市場環(huán)境,如何及時滿足用戶的多品種需求,進(jìn)行科學(xué)合理的成本預(yù)測、成本分析及成本控制,及時、準(zhǔn)確地為企業(yè)管理者提供經(jīng)營決策信息,顯的至關(guān)重要。而傳統(tǒng)的成本核算方法及核算工具只是粗放地進(jìn)行成本核算及成本管理,很難滿足公司管理的需要。
新捷揚(yáng)公司資金流、物流和信息流相脫節(jié),造成銷售成本不斷上升,更導(dǎo)致產(chǎn)品銷售信息難以及時掌握、對市場相應(yīng)速度落后,影響公司的整體銷售能力。
三、K/3ERP項目的目標(biāo)
信息孤島問題阻礙了新捷揚(yáng)的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化是我們進(jìn)行信息化建設(shè)的初衷。從硬件和軟件上保證財務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同,在加強(qiáng)對企業(yè)資金流管理的同時,加強(qiáng)物流控制,達(dá)到真正有效的經(jīng)營運(yùn)作監(jiān)控。
(二)嚴(yán)格庫存管理
庫存是連接企業(yè)內(nèi)外的樞紐,而且?guī)齑嬲加觅Y金情況直接關(guān)系到企業(yè)資金周轉(zhuǎn)問題。根據(jù)產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、材料定額和制造部門的生產(chǎn)計劃,科學(xué)進(jìn)行材料采購;材料的收、發(fā)遵循嚴(yán)格的控制程序,在保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的同時,盡量減少庫存成本。
。ㄈ﹥(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程
結(jié)合計算機(jī)環(huán)境下企業(yè)管理模式的新要求,綜合考慮公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和企業(yè)軟、硬件條件,設(shè)計最優(yōu)業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)"信息集成、過程集成、功能集成",實(shí)現(xiàn)"一張原始憑證(銷貨發(fā)票、購貨發(fā)票、入庫單、領(lǐng)料單等)一次錄入,業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計核算、會計核算全部自動完成";實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的科學(xué)嚴(yán)格控制;真正提升企業(yè)的核心競爭力,滿足企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展需要,應(yīng)對競爭激烈的市場環(huán)境。
。ㄋ模┘訌(qiáng)企業(yè)外部以及內(nèi)部往來款的控制
借助核算項目管理和往來管理,加強(qiáng)對現(xiàn)金收支的管理,節(jié)省成本費(fèi)用支出。對每一筆的往來款進(jìn)行賬齡分析,對每一筆資金的來源和使用情況進(jìn)行分析,減少不必要的開支;進(jìn)行個人往來管理,利用個人往來將每筆支出所引發(fā)的資金管理責(zé)任落實(shí)到人。
。ㄎ澹┘訌(qiáng)物料成本核算和管理
1、實(shí)施小組經(jīng)過分析研究決定采用分步實(shí)施的方法,實(shí)施順序依次為:財務(wù)管理模塊,包括:總賬,報表,工資,固定資產(chǎn),現(xiàn)金管理,財務(wù)分析;物流管理及應(yīng)收應(yīng)付管理模塊;成本管理模塊。
2、在金蝶"金手指六步實(shí)施法"的指導(dǎo)下,新捷揚(yáng)公司的信息化建設(shè)在一個有序的環(huán)境下順利實(shí)施完畢。
項目組織:為了保障項目的順利實(shí)施,新捷揚(yáng)公司總負(fù)責(zé)人出任項目領(lǐng)導(dǎo)小組組長,以保證該項目的人力和時間資源。在財務(wù)部選出對業(yè)務(wù)熟悉、對電腦操作熟練的人員作為項目經(jīng)理,不定時對項目進(jìn)行督導(dǎo),在整個項目組織階段,雙方配合默契,為項目順利進(jìn)行打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。
系統(tǒng)培訓(xùn):在系統(tǒng)培訓(xùn)階段,金蝶公司制定了一整套切實(shí)可行的培訓(xùn)方案:A、由系統(tǒng)實(shí)施部對難操作模塊自行編制了一套培訓(xùn)操作手冊,以淺顯的語言、直觀的圖形使學(xué)員一目了然;B、培訓(xùn)完成后發(fā)統(tǒng)一的練習(xí)題進(jìn)行練習(xí);C、定時進(jìn)行調(diào)查,若培訓(xùn)工作存在問題,再申請進(jìn)行復(fù)訓(xùn),以促進(jìn)相關(guān)人員應(yīng)用技能持續(xù)提高。經(jīng)過這一系列的充分準(zhǔn)備,順利完成了培訓(xùn)工作。
系統(tǒng)定義:雙方進(jìn)行了深入的交流,從對會計科目的設(shè)置、輔助核算的定義,到各類報表的設(shè)置、各種業(yè)務(wù)流程的制定與改善等都作為細(xì)致深入的分析和改進(jìn),從而優(yōu)化了整體處理流程。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:由于該系統(tǒng)涉及到整個企業(yè)信息化建設(shè)的多個方面,在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段對數(shù)據(jù)的一致性、全面性、準(zhǔn)確性要求就顯得格外重要,歷經(jīng)兩個多月的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作,新捷揚(yáng)公司從物料編碼、科目設(shè)置、供應(yīng)商、客戶到固定資產(chǎn)卡片等都進(jìn)行了細(xì)致科學(xué)的整理、歸檔,形成了一套完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)試運(yùn)行:在系統(tǒng)初始階段,由財務(wù)科和生管科統(tǒng)一制定規(guī)則,避免了各部門意見難以統(tǒng)一的麻煩。經(jīng)過近一個多月的試運(yùn)行,各類報表基本完成。
系統(tǒng)切換:經(jīng)過兩個月的試運(yùn)行后,項目經(jīng)理、部分業(yè)務(wù)骨干和金蝶公司相關(guān)實(shí)施人員組成了一個專門的系統(tǒng)驗(yàn)收小組,對K/3系統(tǒng)進(jìn)行了全面驗(yàn)收,同時對各相關(guān)人員提出了建議和意見,確保系統(tǒng)更好地運(yùn)行。
財務(wù)管理各子模塊,物流管理各子模塊的數(shù)據(jù)在K3系統(tǒng)的基礎(chǔ)資料中高度共享,并形成數(shù)據(jù)中心,集中維護(hù),非常利于數(shù)據(jù)的綜合利用。
(二)實(shí)現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理
財務(wù)部由憑證到帳頁完全由計算機(jī)來完成,所有業(yè)務(wù)人員,財務(wù)核算分別可按部門、專項、往來、個人、臺帳進(jìn)行一種或多種交叉核算。各財務(wù)人員在業(yè)務(wù)上真正做到了協(xié)同合作。報表管理及固定資產(chǎn)系統(tǒng)管理和核算以及同帳務(wù)系統(tǒng)連接也不需要進(jìn)行手工處理,月未可直接生成帳務(wù)憑證。真正達(dá)到及進(jìn)時、高效。
。ㄈ┕⿷(yīng)、倉庫、銷售部門業(yè)務(wù)連貫
一張單據(jù)走遍各個部門,領(lǐng)料、發(fā)貨有條不紊,庫存占用得到了有效的控制。對于每天收、發(fā)、存情況清晰明了。尤其對于銷售系統(tǒng)來說,不僅將管理到每個地區(qū),而且對每一個業(yè)務(wù)員的收款、發(fā)貨情況通過不同形式的多張表查詢了出來,真正做到了帳帳相符。
(四)準(zhǔn)確的物料成本核算
對企業(yè)的各種物料成本的進(jìn)行精確的成本核算,對每一張銷售出庫單的成本計算的清清楚楚,為公司的成本控制提供了堅實(shí)的基礎(chǔ)。
(五)實(shí)施K/3后,企業(yè)員工工作效率得到了提高
樹立了全員質(zhì)量管理的理念,培養(yǎng)了一批真正的復(fù)合型人才,為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定了人才基礎(chǔ),企業(yè)開始由職能性管理轉(zhuǎn)化為流程性管理,企業(yè)的監(jiān)控機(jī)制變的更加健全,團(tuán)隊協(xié)作精神明顯增強(qiáng),決策判斷更加準(zhǔn)確,并提升了整個團(tuán)隊的信心和拼搏精神。