ERP很像企業(yè)的一身“行頭”:領(lǐng)導(dǎo)喜歡實(shí)用又賞心悅目,業(yè)務(wù)人員強(qiáng)調(diào)舒服、自在,信息技術(shù)人員愿意它“跟得上趟”,最好多些“時(shí)尚”元素……不同的角度有著不同的期望。成功的ERP,往往是被企業(yè)多方面“認(rèn)可”。然而,要形成比較一致的“審視標(biāo)準(zhǔn)”,不同的企業(yè)有著不同的過(guò)程。 武漢紅人服飾有限公司(簡(jiǎn)稱“紅人”),是武漢紅人集團(tuán)下屬的一家集中、高檔女式時(shí)裝設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售于一體的大型中外合資服裝企業(yè)。經(jīng)過(guò)10年的發(fā)展,年生產(chǎn)能力已達(dá)100萬(wàn)件套,每年銷售額達(dá)到1.5億元,直接回款達(dá)一億元。紅人在多年的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)服裝過(guò)程中,也在為自己找尋著一套“IT裝”,這個(gè)過(guò)程在紅人信息主管彭厚學(xué)的眼中,盡管不復(fù)雜,也不能說(shuō)平淡。 從800元開始 正如眾多企業(yè)的管理信息化都是從財(cái)務(wù)管理入手的一樣,紅人也不例外。信息主管彭厚學(xué)談到,紅人在1998年花了800多元購(gòu)買了一套管理軟件,主要進(jìn)行財(cái)務(wù)和簡(jiǎn)單的庫(kù)存管理,銷售網(wǎng)點(diǎn)的銷售帳務(wù)信息,通過(guò)電話或傳真報(bào)到總部。這套系統(tǒng)很快伴隨紅人在全國(guó)的銷售網(wǎng)點(diǎn)迅速的增長(zhǎng)、會(huì)計(jì)無(wú)法應(yīng)付每天昏天黑地接收和人工統(tǒng)計(jì)各地的信息而“退役”。 1999年,紅人決定更換一套系統(tǒng)。當(dāng)時(shí)比較流行網(wǎng)絡(luò)版技術(shù),就花2000多元買了一套。然而這套“網(wǎng)絡(luò)版”并沒有像紅人預(yù)先設(shè)想的那樣使自己的管理提升“一截”,加之企業(yè)數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)太快,“網(wǎng)絡(luò)版”不久就被某軟件公司的服裝版進(jìn)銷存軟件代替。 為了購(gòu)買“服裝版”,信息中心做了3萬(wàn)元的預(yù)算!3萬(wàn)元,一套軟件這么貴?” 在紅人老總唐冠頤當(dāng)時(shí)的意識(shí)里,幾千塊錢的軟件已經(jīng)應(yīng)該很不錯(cuò)了,何必用上萬(wàn)元的血汗錢換回幾張盤?似乎購(gòu)買新的系統(tǒng)就要擱淺了,但人的認(rèn)識(shí)有時(shí)也是容易轉(zhuǎn)變的,重要的是在關(guān)鍵的時(shí)候能夠有人“推一把”。彭厚學(xué)覺得,以“第三方”推動(dòng)效果不錯(cuò)。紅人的“第三方”就是被老總唐冠頤多年聘作顧問的一所著名高校的教授。 發(fā)展中的隱憂 “服裝版”系統(tǒng)讓紅人進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到了管理軟件的作用,也對(duì)管理軟件有了新的要求。到2001年,紅人營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)已在全國(guó)13個(gè)省會(huì)、城市設(shè)有分公司,并擁有100多家加盟客戶和經(jīng)銷商、200多個(gè)分銷點(diǎn)。良好的企業(yè)業(yè)績(jī)之下,老總唐冠頤還是有不少隱憂。 比如對(duì)銷售價(jià)格的管理,服裝行業(yè)的銷售季節(jié)性強(qiáng),又常受到市場(chǎng)需求、時(shí)尚因素等方面的影響,不同的服裝常常會(huì)進(jìn)行價(jià)格調(diào)整,這時(shí)會(huì)出現(xiàn)這樣的問題:由于信息傳遞不暢等原因,十幾家分公司及幾百家加盟店價(jià)格調(diào)整不同步;有的分公司或加盟店明知已調(diào)價(jià),但為了其局部利益,拒絕執(zhí)行或歪曲執(zhí)行調(diào)價(jià)政策,甚至將價(jià)格調(diào)整之前的銷售量充到降價(jià)之后,換取調(diào)價(jià)前后的差價(jià)利潤(rùn)等;價(jià)格頻繁調(diào)整,給審計(jì)工作特別是基于手工方式的審計(jì)工作帶來(lái)了相當(dāng)大的難度……雖然這些問題也是困擾著服裝生產(chǎn)企業(yè)的“通病”,然而生產(chǎn)規(guī)模越大,“病痛”傷害越深。這些失控現(xiàn)象給企業(yè)帶來(lái)的無(wú)形損失有時(shí)難以估計(jì)。 其次,到2001年,紅人的服裝品種已達(dá)數(shù)萬(wàn)種,而眾多的產(chǎn)品在某地銷售網(wǎng)點(diǎn)的銷售情況至少需要3-7天的時(shí)間才能反饋上來(lái)。市場(chǎng)信息的延遲直接影響產(chǎn)品的生產(chǎn),畢竟從獲取市場(chǎng)反饋到下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃、組織生產(chǎn)需要一定的周期。無(wú)法及時(shí)獲得市場(chǎng)信息,其結(jié)果要么是盲目生產(chǎn)造成產(chǎn)品庫(kù)存大增,要么是產(chǎn)品供不應(yīng)求,影響與加盟伙伴的合作。 銷售管理的困境也與庫(kù)存管理的危機(jī)緊密相連。由于銷售管理薄弱,一款產(chǎn)品鋪到全國(guó)各地的銷售網(wǎng)點(diǎn)之后,就不再容易弄清楚其到底銷售了多少、庫(kù)存有多少。這時(shí)如果有的地區(qū)該款產(chǎn)品銷售情況極好,需要補(bǔ)貨,會(huì)因不知道哪些地區(qū)有庫(kù)存可以調(diào)撥而重新排產(chǎn),可是不久之后,很可能其他地區(qū)發(fā)生退貨,最終使這款產(chǎn)品大量塞在倉(cāng)庫(kù)中。 此外,對(duì)于生產(chǎn)庫(kù)存來(lái)說(shuō),因?yàn)橐豢町a(chǎn)品有時(shí)需要不同的面料、數(shù)十種的輔料,由于沒有建立起信息庫(kù),倉(cāng)庫(kù)中有什么面料、什么輔料、有多少一直不太清楚,銷售部門追加生產(chǎn)定單時(shí),常常查不到庫(kù)存中該面料的情況而趕快采購(gòu),結(jié)果生產(chǎn)完成之后,發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)中原來(lái)還有不少。 生產(chǎn)規(guī)模的增大,使這種混亂的局面加劇。老總唐冠頤認(rèn)為,強(qiáng)大的信息技術(shù)應(yīng)該有能力幫她“分憂解難”。信息技術(shù)部門告訴老總,紅人的信息系統(tǒng)實(shí)際僅為一庫(kù)存統(tǒng)計(jì)軟件,其現(xiàn)有功能不能做到真正的銷售控制、庫(kù)存管理。而且財(cái)務(wù)管理模塊流程混亂,查詢復(fù)雜,連最基本的往來(lái)明細(xì)帳都無(wú)法提供,財(cái)務(wù)管理混亂是更大的隱患。 “知道自己需要什么” 系統(tǒng)選擇中的彎路,沒有使紅人放棄信息化,而是加深了對(duì)信息技術(shù)的理解和渴求。在顧問的努力、老總唐冠頤的支持下,紅人痛下決心,選擇一套“經(jīng)得起用”的管理系統(tǒng)! 紅人在2001年12月特別召開了由顧問主持、各部門經(jīng)理參加的交流會(huì)。彭厚學(xué)清楚地記得自己當(dāng)時(shí)一口氣說(shuō)了兩個(gè)多小時(shí),當(dāng)回答完各方面的問題之后,已是晚上7點(diǎn)多鐘了。彭厚學(xué)說(shuō)他除了講明企業(yè)要想加強(qiáng)管理而現(xiàn)有的軟件難再支撐之外,還從信息中心的角度闡述了業(yè)務(wù)需求軟件的緊迫性,并且通過(guò)介紹軟件市場(chǎng)的情況,包括軟件本身的費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用等,說(shuō)明為何要投入上百萬(wàn)元的資金。同時(shí),他態(tài)度堅(jiān)定地表示,為了保證不像前面的軟件一樣,肯定要找大型軟件公司來(lái)做這個(gè)事情。 紅人系統(tǒng)建設(shè)的立項(xiàng)報(bào)告,在2002年元月由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn),2002年2月成立項(xiàng)目小組,2002年2月~4月全公司各部門開始進(jìn)行深度需求分析。老總唐冠頤說(shuō)“雖然軟件還沒有買,但你們要清楚究竟需要什么! 而信息部也認(rèn)為,“前幾次引進(jìn)系統(tǒng)失敗了,主要是調(diào)研得不深刻,此次一定要大規(guī)模地了解員工的需求、客戶的需求”。當(dāng)時(shí)全公司各部門的業(yè)務(wù)主管30余人,要求每人每周從自身工作情況出發(fā),對(duì)系統(tǒng)提出20條需求及詳細(xì)說(shuō)明,連續(xù)寫了三個(gè)月。彭厚學(xué)他們最后組織整理出的需求信息達(dá)到1000多條,被分成物流、信息流、資金流三大類,又結(jié)合企業(yè)的各種報(bào)表和形勢(shì)分析,整理出最后的需求報(bào)告。 在此期間,紅人由財(cái)務(wù)、銷售、信息等部門共同組織了軟件選型,對(duì)前來(lái)競(jìng)標(biāo)的國(guó)內(nèi)十幾家大型軟件廠商嚴(yán)格篩選,認(rèn)真比較,最終選中了金蝶K3服裝版軟件。紅人在金蝶的支持之下,對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行分析,明確實(shí)施的信息系統(tǒng)如何在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)對(duì)核心業(yè)務(wù)的支持(包括系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)考慮以及對(duì)資金流、信息流、物流如何控制,以及系統(tǒng)所采用的技術(shù)、結(jié)構(gòu)、平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)等),確定了關(guān)鍵問題,即企業(yè)的核心業(yè)務(wù)是分銷管理,因分銷點(diǎn)增至300多個(gè),管理不善很容易出現(xiàn)各自為政的局面。所以應(yīng)該從企業(yè)的分銷管理入手。從2002年6月份起,紅人開始了系統(tǒng)的試用。 “白白浪費(fèi)了3個(gè)月” 盡管表面上看,各方對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)比較充分,各部門提出需求也比較積極,真正開始應(yīng)用系統(tǒng)了,問題也來(lái)了。比如原來(lái)是手工統(tǒng)計(jì),現(xiàn)在要進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作,因信息采集量大,信息錄入工作較以前復(fù)雜,原有的應(yīng)用模式改變了,各個(gè)部門的抵觸情緒開始積聚起來(lái),系統(tǒng)的應(yīng)用竟因各部門的抵觸而擱置起來(lái)。“他們總覺得這個(gè)軟件跟原來(lái)自己想的不大一樣,應(yīng)該是特別好用,像傻瓜相機(jī)一按就完了,沒想到這么復(fù)雜(當(dāng)時(shí)還沒有進(jìn)入到二次開發(fā))!,這讓彭厚學(xué)現(xiàn)在想起來(lái)還很感慨,“當(dāng)時(shí)對(duì)情況估計(jì)不足,信息部的權(quán)力也有限,沒有做好更充分的組織準(zhǔn)備,白白浪費(fèi)了3個(gè)月的時(shí)間!” 就在這時(shí),出來(lái)一個(gè)聲音,“誰(shuí)不用系統(tǒng)就開除誰(shuí)!”老總唐冠頤站了出來(lái),并且親自制定相關(guān)考核制度,啟用激勵(lì)機(jī)制。信息部也借此進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度,理順標(biāo)準(zhǔn)化操作流程。并在后續(xù)的二次開發(fā)中,更加重視員工的應(yīng)用體驗(yàn)。 “看”到了什么? 系統(tǒng)實(shí)施后,信息的觸角延伸至終端自營(yíng)、客戶的銷售網(wǎng)點(diǎn),只要有業(yè)務(wù)發(fā)生,總部立即可見;以前需2-3小時(shí)完成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,現(xiàn)在2-3分鐘就可統(tǒng)計(jì)出來(lái)。特別開發(fā)的萬(wàn)能報(bào)表也使老總唐冠頤有了更便利的感覺--“市場(chǎng)在眼前變化了”。據(jù)了解,紅人正考慮在財(cái)務(wù)、分銷管理系統(tǒng)之外進(jìn)一步實(shí)施生產(chǎn)管理系統(tǒng),建立一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)。紅人終于找到了一套自己滿意的“IT裝”。