作為國家三大基本藥物生產(chǎn)企業(yè)之一,其基礎(chǔ)管理有相當(dāng)高的水平。長期以來,公司決策層一直對企業(yè)信息化工作非常重視。九十年代初,公司開始了信息化建設(shè)的步伐,引進(jìn)DEC小型機(jī)系統(tǒng)及ORACLE數(shù)據(jù)庫,開發(fā)了各部門的應(yīng)用系統(tǒng),對公司的發(fā)展起到了促進(jìn)作用,企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用水平一直處于地區(qū)和行業(yè)領(lǐng)先地位。
一、高速的發(fā)展,隱藏著危機(jī)
近年來,隨著新華制藥業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,特別是在香港和深圳上市后,企業(yè)外部經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了較大的變化,對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、迅速增長的客戶管理、產(chǎn)品的分類管理、原材料的庫存管理精度、產(chǎn)品和材料的質(zhì)量跟蹤等方面都提出了更高的要求。從企業(yè)內(nèi)部管理來看,原有系統(tǒng)局限于各業(yè)務(wù)部門,形成信息孤島,數(shù)據(jù)共享性差,數(shù)據(jù)重復(fù)維護(hù),系統(tǒng)效率低下,顯然不能滿足企業(yè)迅速發(fā)展的需要。
這些看似表面卻很普遍的問題都是由很多細(xì)節(jié)來支撐的。
首先,隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展,新華的業(yè)務(wù)系統(tǒng)趨于復(fù)雜化,對于不同的產(chǎn)品系列或不同的銷售區(qū)域,其業(yè)務(wù)處理呈現(xiàn)出個性化的趨勢,為適應(yīng)這些需要,新華成立了一系列子公司,處理不同的業(yè)務(wù)。這就要求具有不同業(yè)務(wù)處理功能的產(chǎn)品來適應(yīng)這些需求。
其次,從制藥公司最重要的銷售業(yè)務(wù)來看,由于新華制藥業(yè)務(wù)范圍較廣,產(chǎn)品種類多(品種多達(dá)170多個),客戶數(shù)量大(國內(nèi)藥廠、經(jīng)銷商、醫(yī)院等,以及大批國外客戶),使得新華制藥有多個營銷部門分別執(zhí)行相應(yīng)職能;不同營銷部門的客戶資料重復(fù)、客戶采購產(chǎn)品交叉,如何提高對客戶的反應(yīng)速度和客戶滿意度成為急需解決的問題。
第三,從物料管理的角度來看,要求有效控制藥品產(chǎn)成品和原料的有效期;能夠管理物料供應(yīng)商,建立統(tǒng)一、共享的供應(yīng)商信息資料庫,對物料合格供應(yīng)商進(jìn)行有效控制;提高庫存物料查詢的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,改變庫存信息的分散性和不完全性。
第四,對制藥企業(yè)來講,“質(zhì)量是企業(yè)的生命”具有更深層次的含義。注重質(zhì)量是新華制藥能在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大,并不斷開拓國際市場的根本原因。公司擁有通過GMP認(rèn)證,符合國際標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)車間,嚴(yán)格按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作的質(zhì)量管理體系,從而很自然的要求將化工原料、制劑原料、原料藥及制劑均納入統(tǒng)一管理的范疇,提高質(zhì)量控制效率。
第五,實(shí)行全過程的批次批號及序列號跟蹤。對于醫(yī)藥行業(yè)至關(guān)重要的批次批號管理,傳統(tǒng)的手工跟蹤方式全面已經(jīng)很難勝任。如何實(shí)現(xiàn)自動跟蹤、實(shí)時(shí)查詢(包括化工原料、制劑原料入庫、生產(chǎn)領(lǐng)料,原料藥、制劑的完工入庫、銷售出庫和銷售退回)等都成為亟待解決的問題。
第六,財(cái)務(wù)管理方面。其問題表現(xiàn)在財(cái)務(wù)信息的滯后,即財(cái)務(wù)報(bào)表的及時(shí)性差,往往需較長的時(shí)間財(cái)務(wù)報(bào)表才可使用。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的重疊,大量數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)部門處理后,不能為財(cái)務(wù)部門所用,必須重復(fù)維護(hù),造成工作的重復(fù),而且錯誤率高;其次是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對管理決策的支持不夠,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營過程及結(jié)果的綜合反映,對企業(yè)經(jīng)營決策有很大的支持作用,但實(shí)際應(yīng)用效果不佳。
二、迅速的決策,正確的選擇
針對企業(yè)存在的這些問題,新華制藥的決策者們也日益感覺到了來自內(nèi)部管理的壓力。公司決策層一再研究,決定加大對企業(yè)信息化的投入,增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)管理中所起的作用,提升企業(yè)整體管理能力。對此,大家并沒有異議。但是在系統(tǒng)選型方面,決策層存在兩種不同的觀點(diǎn):一種認(rèn)為公司已經(jīng)在原有的自行開發(fā)的系統(tǒng)上投入了很大的人力物力,不應(yīng)該輕易舍棄;而另一種觀點(diǎn)認(rèn)為,企業(yè)自行開發(fā)的系統(tǒng)雖然符合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作情況,但隨著企業(yè)的發(fā)展,更新和維護(hù)這樣一套系統(tǒng)的成本越來越高,而這套系統(tǒng)本身的流程也不見得科學(xué)合理,往往是簡單的把手工過程搬到電腦上,沒有實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的科學(xué)重組。
市場不等人,再也不能這樣爭論下去了。新華制藥決策層最終確定了整個企業(yè)實(shí)施商品化的ERP系統(tǒng)。
接下來最重要的工作就是軟件選型,國內(nèi)外多家著名的軟件廠商參加了競標(biāo)。最終,經(jīng)過多輪的競爭,新華制藥選中了金蝶公司的“K/3系統(tǒng)”ERP軟件。用新華人的話說,他們之所以鐘情K/3系統(tǒng),是因?yàn)椋?BR> 相信金蝶公司的實(shí)力。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng),不是一天兩天的事情,期間的投資也不小,最終成功與否,很大程度上在于軟件廠商的實(shí)施能力和軟件系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展能力。人們很難相信一家十幾個人的小公司能夠給客戶提供ERP的實(shí)施服務(wù)。
軟件系統(tǒng)的親和性和后續(xù)發(fā)展能力。如前所述,讓企業(yè)一下扔掉自己開發(fā)的系統(tǒng),不光可惜、也有點(diǎn)不現(xiàn)實(shí)。所以,正在實(shí)施的ERP系統(tǒng)必須要有較好的親和性, 可以保證原有系統(tǒng)和現(xiàn)有系統(tǒng)的平滑過渡。后續(xù)發(fā)展能力更是毋庸置疑的,隨著企業(yè)的發(fā)展,軟件功能的增強(qiáng)是必然趨勢。而金蝶的K/3系統(tǒng)在國內(nèi)率先采用了三層結(jié)構(gòu)技術(shù)、大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、組件技術(shù),再加上遍布全國的十萬客戶的管理實(shí)踐,無疑將K/3系統(tǒng)早就成中國一流的ERP軟件系統(tǒng)。
三、初步的成功,更好的未來
經(jīng)過一年的實(shí)施,新華制藥對K/3系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)入持續(xù)提高的新階段。通過在系統(tǒng)的繼續(xù)運(yùn)行過程中,不斷優(yōu)化流程、加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)精度、擴(kuò)大系統(tǒng)應(yīng)用范圍,將系統(tǒng)應(yīng)用提高到新的水平,成為企業(yè)管理邁上新臺階的一個開始。
與此同時(shí),結(jié)合K/3系統(tǒng)的運(yùn)行狀況,新華又將目光投到了更遠(yuǎn)處,他們已開始著手企業(yè)電子商務(wù)應(yīng)用。近年來,新華業(yè)務(wù)的國際化程度不斷提高,2000年出口額更達(dá)近5000萬美元。原材料的進(jìn)口如果通過網(wǎng)上采購可大幅度降低成本,目前國外醫(yī)藥企業(yè)都大規(guī)模應(yīng)用電子商務(wù),通過INTERNET下達(dá)訂單,實(shí)施企業(yè)電子商務(wù)將大大擴(kuò)展企業(yè)的銷售市場。
這一切都證明了新華制藥當(dāng)初選擇實(shí)施商品化的ERP系統(tǒng)是完全正確的,這在提高企業(yè)管理水平的同時(shí)又降低了管理費(fèi)用。
成功的經(jīng)驗(yàn):
1、堅(jiān)決杜絕不適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)使用方法ERP的正常運(yùn)行已經(jīng)為企業(yè)采集了不少的信息,當(dāng)人們在某個部門需要數(shù)據(jù)的時(shí)候從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接提取就行了,這需要整個ERP系統(tǒng)各個模塊之間的信息要高度共享。而不象有人所誤解那樣:“計(jì)算機(jī)只能制表或出報(bào)告”。如果那樣的話,就成了新的信息技術(shù)輔助舊的信息統(tǒng)計(jì)工作了。
2、K/3系統(tǒng)成為統(tǒng)計(jì)工作和信息管理的主要方式舊的管理統(tǒng)計(jì)工作主要做信息的采集、匯總、統(tǒng)計(jì)與傳遞,而這些工作都由ERP取代了,
故新的職能定位或新的管理規(guī)則必須健全,才不至于使得手工統(tǒng)計(jì)工作占據(jù)企業(yè)信息管理的重要位置。
3、新的業(yè)務(wù)流程漸成氣候
K/3系統(tǒng)根據(jù)物流、資金流設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的,而企業(yè)舊的業(yè)務(wù)流程往往是按專業(yè)部門設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的,人們也往往習(xí)慣按專業(yè)職能處理信息。所以在信息化之初,就建立信息采集、信息共享方面的整體管理規(guī)則,才不至于使ERP系統(tǒng)長期得不到切換。
4、業(yè)務(wù)流程動態(tài)重組取得成功
隨著信息技術(shù)應(yīng)用的推進(jìn),或者需求的改變新的需求自然隨之產(chǎn)生,業(yè)務(wù)流程也將引起相應(yīng)的變化,ERP業(yè)務(wù)流程也應(yīng)做新的調(diào)整。此時(shí),金蝶并沒有因?yàn)閷?shí)施工作的結(jié)束而置之不理,而是不遺余力的幫助新華制藥,步入動態(tài)重組的正軌。
四、案例啟示
最后不難體會到這個案例給我們的啟示:
1、新華制藥本來的管理基礎(chǔ)就比較扎實(shí),這也是其實(shí)施企業(yè)管理系統(tǒng)成功的一個重要因素。而中國目前大多數(shù)企業(yè)的基礎(chǔ)管理都比較薄弱,這是一個不爭的實(shí)事。所以,可以這樣說:幾乎每個企業(yè)都需要一套“ERP”系統(tǒng),至于系統(tǒng)的規(guī)模大小、系統(tǒng)功能等特性則完全是由企業(yè)的實(shí)際情況所決定的。
2、一定要記住一套軟件系統(tǒng)只是一個“軟件”,千萬不要把它看成是醫(yī)治百病的良藥,真正醫(yī)治企業(yè)病痛的是軟件所帶來的管理思想,依此企業(yè)所進(jìn)行的業(yè)務(wù)重組而產(chǎn)生的效益。所以,軟件公司對整個系統(tǒng)的實(shí)施能力以及后期對企業(yè)管理的指導(dǎo),就成為ERP系統(tǒng)成功與否的關(guān)鍵。這就是企業(yè)在選擇一個什么樣的“ERP”系統(tǒng)時(shí)的主要著眼點(diǎn)。
3、根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀,選擇適合自己的系統(tǒng)。但是企業(yè)必定會不斷的向前發(fā)展的,所以也就要求軟件供應(yīng)商有能力提供各個層次的軟件系統(tǒng),來滿足不同企業(yè)或者時(shí)同一個企業(yè)的不同時(shí)期的需求。這就是一套ERP系統(tǒng),經(jīng)過企業(yè)的長期運(yùn)作后,最終達(dá)到應(yīng)有效益的根本保證。