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        淺析企業(yè)ERP系統(tǒng)需求調(diào)研須做好的三件事

        瀏覽次數(shù):4521發(fā)布時(shí)間:2007-12-7

         

          如今,越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識(shí)到,需求調(diào)研是企業(yè)在ERP系統(tǒng)選型以及實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)所必須經(jīng)過的一個(gè)過程。作為系統(tǒng)實(shí)施開題性的工作,也可以說需求調(diào)研是ERP系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施過程中最基礎(chǔ)、最重要的工作,調(diào)研的好壞將直接影響到ERP系統(tǒng)實(shí)施乃至應(yīng)用的效果。

          從ERP系統(tǒng)需求調(diào)研的工作內(nèi)容來看,一般可以分解為以下三件事。

          第一件事,就是業(yè)務(wù)流程整理工作。

          首先是跨部門的業(yè)務(wù)流程。所謂跨部門的業(yè)務(wù)流程是指需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)工作的流程,比如一張采購(gòu)訂單的處理流程包括:其他部門提出采購(gòu)需求,采購(gòu)部門通過尋找供應(yīng)商、詢價(jià)后下達(dá)采購(gòu)訂單,供應(yīng)商交貨,質(zhì)量部門驗(yàn)收,倉庫收貨入倉。整理跨部門業(yè)務(wù)流程的宗旨是要讓業(yè)務(wù)流程有一個(gè)全局的觀念,從全局入手容易辨別整個(gè)流程中的關(guān)鍵問題所在。

          其次是部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程。這里是指部門內(nèi)部業(yè)務(wù)的處理流程,有時(shí)也可能會(huì)牽涉到少量的跨部門流程。比如:采購(gòu)訂單金額為3000元以下時(shí),采購(gòu)科長(zhǎng)即可審核;當(dāng)采購(gòu)金額在1萬元以下時(shí),需要采購(gòu)經(jīng)理審核;而采購(gòu)金額達(dá)到1萬元以上時(shí),需要提交總經(jīng)理批核等。各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部流程的處理是對(duì)總流程的補(bǔ)充和完善,通過將流程細(xì)化能從中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程的問題。一般企業(yè)ERP系統(tǒng)所涉及的業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)問題往往不是出現(xiàn)在宏觀的流程結(jié)構(gòu)上,而是體現(xiàn)在對(duì)細(xì)節(jié)的處理上。任何一個(gè)流程都不要忽略。比如,由于企業(yè)自身的問題造成設(shè)備需要修理,這時(shí)在返修的業(yè)務(wù)流程中可能會(huì)出現(xiàn)對(duì)相關(guān)費(fèi)用支出的處理,這樣的流程也都要考慮。

          再次是調(diào)研討論之后對(duì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化建議。在內(nèi)部顧問整理出企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程并將之細(xì)化和歸類后,就可以對(duì)企業(yè)目前的業(yè)務(wù)流程中的主要問題進(jìn)行分析與討論,并提出相應(yīng)的合理建議。

          最后,整理業(yè)務(wù)流程階段的基本原則包括:全面無遺漏,要細(xì)致、具體,還要特別注意特殊與異常流程的調(diào)研與整理。

          第二件事,就是原始數(shù)據(jù)單據(jù)整理工作。

          一般認(rèn)為,整理單據(jù)和業(yè)務(wù)流程的工作可以同時(shí)做,也可以分步來做。但實(shí)際中,考慮到數(shù)據(jù)單據(jù)可以依照完整的企業(yè)業(yè)務(wù)流程來整理,可以將原始數(shù)據(jù)、單據(jù)整理工作放在業(yè)務(wù)流程整理工作之后進(jìn)行。

          整理企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)單據(jù)的工作包括:原始數(shù)據(jù)與單據(jù)收集、歸類、重要性分析。整理出的數(shù)據(jù)與單據(jù)可以采用列表分析的形式來歸納其重要性。比如,形成“單據(jù)名稱、操作人員、業(yè)務(wù)內(nèi)容、處理時(shí)間、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、頻率”這樣的表格。在此過程中需要注意以下問題:

          首先是單據(jù)所涉及的部門和人員。數(shù)據(jù)與單據(jù)是結(jié)合業(yè)務(wù)流程的,如同對(duì)流程的處理。要注意單據(jù)中所涉及到的人員是否在實(shí)施ERP之后還需要涉及到,流程是否需要精簡(jiǎn)以提高效率等問題。

          其次是單據(jù)所涉及的工作內(nèi)容。在手工管理的時(shí)候很多單據(jù)的作用是輔助性的,或者說是可以合并的。通過對(duì)這些單據(jù)的整理可以降低單據(jù)的編寫工作,從根本上降低勞動(dòng)強(qiáng)度。當(dāng)然,有些報(bào)表也可以改為查詢,用戶直接在ERP系統(tǒng)中查詢就好了,不需要打印出來再給相關(guān)人員簽核。

          再次是數(shù)據(jù)與單據(jù)使用的頻率。數(shù)據(jù)單據(jù)的使用頻率往往和單據(jù)的重要性相關(guān)聯(lián),常見的是日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)。其余臨時(shí)性的單據(jù)則可以在清理整頓之列。通過對(duì)使用頻率的統(tǒng)計(jì),可以很容易地發(fā)現(xiàn)多余的報(bào)表。

          最后是數(shù)據(jù)與單據(jù)所涉及的內(nèi)容。單據(jù)都會(huì)涉及到數(shù)據(jù),哪些數(shù)據(jù)是必須填寫的項(xiàng)目,哪些是可以選擇的項(xiàng)目,哪些是關(guān)鍵數(shù)據(jù),都需要在報(bào)表中一一列出。對(duì)單據(jù)內(nèi)容的分析和整理是為了優(yōu)化報(bào)表結(jié)構(gòu),大部分的報(bào)表可以集中到少數(shù)的報(bào)表中來,省卻重復(fù)查詢的麻煩。

          第三件事,就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作。

          可以說,整個(gè)需求調(diào)研工作的目標(biāo)之一就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程之前,首先,負(fù)責(zé)人需要明白流程優(yōu)化的目標(biāo),盡可能量化。比如,采購(gòu)計(jì)劃的下達(dá)時(shí)間縮短2個(gè)小時(shí),倉庫暫收到貨物入庫的時(shí)間縮短50%等等。其次,優(yōu)化的過程中要充分考慮業(yè)務(wù)流程涉及到的部門和人員的意見,并盡量爭(zhēng)取他們的配合。對(duì)于提交的優(yōu)化報(bào)告,應(yīng)該分析可能會(huì)遇到的問題及所建議的解決方法。

        來源:中國(guó)計(jì)算機(jī)報(bào)